Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и права. С 1 января 2021 года в Украине действует переход на электронный формат, однако бумажная версия остаётся обязательной до 31 декабря 2020 года. Вопрос о том, могут ли работодатели требовать от сотрудников трудовые книжки, актуален как для новых, так и для уже существующих работников. Ниже разберём законодательные основы, права и обязанности сторон, а также особенности перехода на электронную трудовую книжку.

Законодательные основы

Основу регулирования трудовой книжки составляет статья 66 Трудового кодекса РФ и Порядок 11‑1 ПФУ. Важные нормативные акты:

• Постановление правления ПФУ от 12 марта 2021 г. № 11‑1, пункт 5, об обязательном сканировании всех страниц трудовой книжки.
• Постановление Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н, регламентирующее выдачу трудовой книжки при увольнении.
• Постановление правления ПФУ от 12 марта 2021 г. № 11‑1, пункт 4, о формате представления информации в электронном виде.

Требования к работодателю

• Обязательство вести трудовую книжку для всех сотрудников, работающих у него более 5 дней.
• Внесение записей в соответствии с пунктом 5 Порядка 11‑1, включая страницы с записью после 10 июня 2021 г.
• Сканирование всех заполненных страниц и передача копий в Пенсионный фонд Украины (ПФУ) либо работнику, если трудовая книжка хранится у него.
• Печать на первой странице и вкладыш при выдаче трудовой книжки при увольнении (пункт 1 абзаца 35 и пункт 4 абзаца 41 Правил).

Права работника

• Обязанность предъявлять трудовую книжку при приёме на работу.
• Право на возврат оригинала после оформления всех необходимых кадровых процедур (исключая саму трудовую книжку).
• Право требовать внесения записей, если работодатель не делает этого своевременно.
• Право на получение копии трудовой книжки в электронном виде в соответствии с ПФУ.

Переход на электронную трудовую книжку

С 1 января 2021 года в Украине действует только электронный формат трудовой книжки. Однако бумажная версия остаётся обязательной до 31 декабря 2020 года. ПФУ установил, что:

• Если предприятие решило с 1 января 2026 года начать оцифровку трудовых книжек, необходимо сканировать все страницы, в которые внесены записи, включая страницы с записями после 10 июня 2021 г.
• Сканирование может осуществлять как работодатель, так и работник, если трудовая книжка хранится у него.
• Формат представления информации в электронном виде определяеться ПФУ (пункт 4 Порядка 11‑1).

Когда и почему работодатели могут требовать трудовую книжку

• При приёме на работу – подтверждение стажа и квалификации.
• При проверке стажа и начислении пенсии – подтверждение прав на пенсионные выплаты.
• При оформлении льгот и страховых выплат – подтверждение прав на социальные выплаты.
• При проверке соответствия требованиям законодательства – подтверждение законности трудовых отношений.

Обязанности работодателя при выдаче трудовой книжки

При увольнении работодатель обязан:

• Проставить печать на первой странице трудовой книжки.
• Вставить вкладыш в трудовую книжку.
• Возвратить оригинал трудовой книжки работнику после завершения всех кадровых процедур.
• Соблюдать сроки и порядок, установленные приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.

Проблемы и риски

• Неправильное внесение записей может привести к конфликтам и штрафам.
• Нарушение сроков возврата оригинала может нарушить права работника.
• Неправильный формат сканирования может сделать копию недействительной.
• Нарушение конфиденциальности данных при передаче в ПФУ.

Работодатели действительно могут требовать от сотрудников трудовые книжки, но только в рамках действующего законодательства. Переход на электронный формат упрощает процесс, однако требует соблюдения строгих правил сканирования и передачи данных. Работники сохраняют право на сохранность и возврат оригинала, а также на получение копии в электронном виде. Соблюдение всех норм поможет избежать конфликтов и обеспечит законность трудовых отношений.