Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника. Именно в ней работодатель фиксирует информацию о приеме на работу, переводах, увольнениях и поощрениях; Несмотря на постепенное внедрение электронных трудовых книжек (ЕФС-1), бумажный формат остается актуальным для многих работников. В связи с этим у кадровиков и работодателей возникает множество вопросов по работе с этим документом. В своей практике Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) регулярно выпускает разъяснения и инструкции, помогающие избежать ошибок и штрафов.
Нормативная база: Инструкция по заполнению трудовых книжек
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, помимо Трудового кодекса РФ, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69. Этот документ устанавливает общие правила, однако на практике часто возникают нестандартные ситуации, требующие разъяснений от профильного ведомства — Роструда.
Разъяснения Роструда: что важно знать работодателю
Чиновники Роструда регулярно отвечают на вопросы работодателей через официальные каналы и письма. Ниже приведены ключевые моменты из последних инструкций и разъяснений ведомства.
Какие премии не нужно фиксировать в трудовой книжке
Одна из частых проблем — обязанность вносить записи о премиях. В письме Роструда от № ПГ/01311-6-1 чиновники подробно пояснили, какие именно поощрения разрешено не фиксировать в трудовых книжках персонала.
Согласно правилам, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях за труд (например, государственные награды, звания, грамоты, премии за особые достижения). Однако следующие выплаты не являются поощрениями за труд и не вписываются в трудовую книжку:
- Производственные премии, которые являются частью системы оплаты труда и выплачиваются регулярно за выполнение производственных показателей (KPI, план продаж и т.д.).
- Премии, предусмотренные трудовым договором или локальными нормативными актами организации как обязательная часть заработной платы.
Вносить нужно только разовые премии, связанные с особыми заслугами сотрудника (например, «За рационализаторское предложение» или «За вклад в развитие компании»), если это прописано в приказе.
Оформление на работу иностранных граждан
В инструкциях Роструда часто поднимается вопрос трудоустройства иностранных граждан. Например, распространенная ситуация: в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан, а бумажной трудовой книжки у него нет;
Ведомство разъясняет порядок действий:
- Если иностранный гражданин впервые устраивается на работу в РФ, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (бумажную).
- Если у работника есть трудовая книжка образца СССР, она продолжает действовать и не требует обмена.
- Если иностранный сотрудник предоставил трудовую книжку иностранного государства, работодатель не вправе вносить в нее записи. В этом случае по просьбе работника ему оформляется новая российская трудовая книжка.
Хранение трудовых книжек
Роструд уделяет особое внимание правильному хранению бланков строгой отчетности и заполненных трудовых книжек. Инструкция предписывает:
- Хранить трудовые книжки и их вкладыши в несгораемых сейфах или металлических шкафах.
- Вести строгую приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- При увольнении сотрудника выдавать трудовую книжку в день увольнения. В случае задержки работодатель несет материальную ответственность.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить стаж для пенсии или социальных выплат. Если документ утерян, испорчен или пришел в негодность по вине работника, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан оказать содействие в восстановлении записей. Если утрата произошла по вине работодателя, он обязан восстановить документ за свой счет, а работник имеет право требовать компенсацию за каждый день задержки.
Особые случаи и защита прав работников
Роструд также акцентирует внимание на защите прав уязвимых категорий работников. Например, если срок действия трудового договора закончился, а сотрудница беременна, расторгнуть его по инициативе работодателя нельзя. Работодатель обязан продлить договор до окончания беременности, а в случае рождения ребенка — до окончания отпуска по беременности и родам.
Что касается будущего бумажных трудовых книжек, то глава Роструда Юрий Герций ранее выступал против их полной отмены в России, подчеркивая, что переход на электронный формат должен быть плавным и добровольным, чтобы не лишить граждан права выбора.
Должностные инструкции и взаимодействие
Работа с трудовыми книжками часто оформляется отдельным документом в рамках должностной инструкции кадровика. В ней прописываются особенности взаимодействия между отделом кадров, бухгалтерией и руководством. Рабочая инструкция представляет собой пошаговое руководство, объясняющее работнику, как правильно выполнить свои обязанности и предписания, включая алгоритм внесения записей, исправления ошибок и выдачи документа на руки.
Соблюдение инструкций Роструда по работе с трудовыми книжками — это не просто требование закона, но и гарантия того, что при проверке или в случае судебного спора работодатель сможет доказать свою правоту. Игнорирование правил заполнения, хранения или учета бланков строгой отчетности может привести к серьезным штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому кадровым специалистам необходимо регулярно отслеживать актуальные письма и разъяснения Роструда, чтобы своевременно вносить коррективы в свою работу.