Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудовую деятельность гражданина. Её ведение и оформление возлагается на специалиста по кадрам, который обеспечивает соблюдение требований трудового законодательства иaccurate хранение кадровой документации.
Общие сведения о трудовых книжках
Трудовая книжка (трудовая книжка работника) – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о:
- месте и периоде работы;
- занесённых должностях;
- выплатах и премировании;
- окружающих условиях труда;
- причинах увольнения.
Согласно Постановлению Совета Министров СССР от № 656 и Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, ведение такой книги обязательно для всех работников, включая временных и сезонных.
Кто отвечает за ведение?
Обычно этим занимается специалист по кадрам или отдел кадрового учёта. В организации может быть назначен один ответственный сотрудник, который:
- Ведёт книгу учёта движения трудовых книжек;
- Обеспечивает оформление и хранение бланков;
- Консультирует руководителей по вопросам кадрового учёта.
Как оформляется трудовая книжка
Процесс оформления включает несколько этапов, которые контролирует специалист по кадрам.
Получение бланка
Бланк трудовой книжки выдаётся в подразделение кадров или в территориальный отдел Минтруда. При необходимости можно использовать электронный вариант, но в большинстве регионов сохраняется бумажный формат.
Заполнение первой страницы
В первой части указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о месте жительства.
Запись о трудовой деятельности
Для каждой новой работы вносится запись, содержащая:
- Наименование организации и подразделения;
- Должность;
- Дата начала работы;
- Дата окончания (при увольнении);
- Основание увольнения (по соглашению сторон, по статье трудового кодекса и т.д.).
Требования к оформлению и содержанию
Согласно актуальному проекту ведомственного приказа, предлагается упростить некоторые процедуры:
- Удаление избыточных требований;
- Сокращение количества обязательных полей;
- Позволение использовать электронные подписи для подтверждения записей.
Важно помнить, что даже при упрощениях необходимо:
- Сохранять оригинальные подписи руководителя;
- Вести запись в хронологическом порядке;
- Сохранять копию каждой записи в архиве организации.
Практические рекомендации для специалиста по кадрам
Чтобы избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек, рекомендуеться:
- Регулярно проверять актуальность данных (обновлять сведения о местах работы, датах и должностях).
- Хранить оригиналы в защищённом месте, а копии – в электронном виде для быстрого доступа.
- Консультироваться с юридическим отделом при возникновении вопросов по увольнениюм или изменению условий труда.
- Обучать новых сотрудников правильному заполнению формы и требованиям к оформлению.
Последние изменения в законодательстве
В 2025 году Минтруд предложил проект приказа, который:
- Упрощает порядок выдачи и продления трудовых книжек;
- Позволяет заверять записи в книжке не только печатью, но и электронной подписью;
- Уменьшает количество обязательных полей, делая форму более лаконичной.
Эти изменения вступят в силу с 1 января 2026 года. Специалисты по кадрам должны подготовить персонал к новым требованиям и обновить внутренние регламенты.
Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий весь трудовой путь работника. Специалист по кадрам играет ключевую роль в его правильном оформлении, хранении и обновлении. Соблюдение требований законодательства, своевременное внесение изменений и использование новых технологических решений позволяют минимизировать риск ошибок и обеспечить прозрачность кадровых процессов.
Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться к официальным материалам Минтруда и консультироваться с юридическими специалистами.