Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ продолжает играть важную роль в кадровом документообороте. Важно понимать, что на территории Российской Федерации применяются исключительно трудовые книжки российского образца. Использование трудовых книжек образца СССР (выданных до распада Советского Союза) допускается только в том случае, если они не были заменены на новые, а вот выдавать или заводить их сейчас категорически нельзя.
В этой статье мы подробно разберем, какие виды трудовых книжек российского образца существуют, чем они отличаются и как не ошибиться при их оформлении.
Эволюция трудовых книжек РФ
За время существования современной России формат трудовых книжек менялся дважды. Связано это было с изменением законодательства, появлением новых видов защиты от подделок и сменой валюты. Сегодня выделяют два основных российских образца:
- Трудовая книжка образца 1998 года (введена в действие в 2003 году);
- Трудовая книжка образца 2003 года (серия ТК и ее модификации);
- Электронная трудовая книжка (с 2020 года — цифровой аналог).
Трудовая книжка образца 1998 года
Постановлением Правительства РФ от № 225 были утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша в нее. Однако документ, разработанный в 1998 году, начал массово применяться именно в 2003-м.
Особенности:
- Имеет серию ТК.
- Обложка выполнена из плотной бумаги с водяными знаками.
- Содержит 44 страницы.
- На обложке нет герба Российской Федерации (в отличие от более поздних версий).
В настоящее время бланки этой серии уже не производятся и не выдаются при первичном трудоустройстве, однако они сохраняют свою юридическую силу и активно встречаются у работников со стажем.
Трудовая книжка образца 2003 года (актуальная)
Это самая современная версия бумажной трудовой книжки. Бланки печатаются объединением «Гознак» и имеют несколько степеней защиты. С течением времени и появлением новых технологий защиты, выпускались разные серии этого образца.
Основные отличия и характеристики:
- Наличие герба Российской Федерации на обложке.
- Обложка изготовлена из износостойкого пластика или качественной кожзаменителя (в зависимости от серии).
- Наличие защитных волокон в бумаге (свечения в УФ-лучах), водяных знаков в виде букв «ТК».
- Объем, 46 страниц.
Серии трудовых книжек образца 2003 года:
Гознак выпускал несколько серий, которые визуально и по материалу немного отличались:
- Серия ТК — самый первый выпуск 2003 года. Обложка бумажная (темно-серая), без герба РФ. Быстро изнашивалась.
- Серия ТК-I — выпускалась с 2004 года. Появился герб РФ, обложка стала тканевой (винилискожа).
- Серия ТК-II — выпуск с 2005 года. Улучшена защита, изменен оттенок обложки.
- Серия ТК-III — выпуск с 2006 года. Усилены защитные нити в бумаге.
- Серия ТК-IV, выпуск с 2007 года. Самая распространенная и узнаваемая серия. Обложка серого цвета с четким гербом, качественная бумага с защитными волокнами.
- Серия ТК-V — выпуск с 2021 года. Новейший бланк с обновленным дизайном обложки (серый цвет с фиолетовым отливом) и самыми современными элементами защиты от подделок (включая ИК-метки).
Вкладыш в трудовую книжку
Если в трудовой книжке российского образца (любой серии) заканчиваются свободные страницы (например, раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»), заводить новую книжку нельзя. В этом случае оформляется Вкладыш в трудовую книжку.
Вкладыши также имеют свои серии (ВТ, ВТ-I, ВТ-II и т.д.), соответствующие серии основной книжки, и выдаются строго российского образца. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш в трудовую книжку серия ___ No ___».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Это не отдельный бумажный бланк, а цифровой формат данных, который хранится в базе Социального фонда России (СФР).
Важные нюансы ЭТК:
- Работники, которые до конца 2020 года подали заявление о сохранении бумажной книжки, продолжают вести ее в привычном виде (параллельно данные дублируются в ЭТК).
- Те, кто выбрал электронный формат, получили бумажную книжку на руки с соответствующей записью, и работодатель больше не вносит в нее записи.
- Для лиц, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заводится вообще, их стаж ведется только в электронном виде.
Трудовые книжки образца СССР: можно ли использовать?
Часто возникает вопрос: является ли трудовая книжка советского образца (выданная в РСФСР до 1991 года) документом российского образца?
Строго говоря, нет. Однако, согласно российскому законодательству, трудовые книжки, оформленные на территории СССР и не содержащие записей о выдаче вкладыша или новой книжки российского образца, считаются действующими. Работодатель обязан принимать их и продолжать ведение записей в них. Заменять их принудительно на бланки РФ не нужно, если только работник сам не изъявит такого желания или не потребуется выдача вкладыша (вкладыш выдается только российского образца).
Как отличить подлинную трудовую книжку от поддельной?
Поскольку трудовые книжки российского образца являются документами строгой отчетности, они обладают рядом защитных признаков:
- Водяные знаки: на просвет на каждом листе должны быть видны буквы «ТК» (для серии ТК-IV и V).
- Защитные волокна: в бумаге вплетены цветные (красные, зеленые) шелковые волокна, которые светятся в ультрафиолете.
- ИК-защита: в новых бланках (серия ТК-V) есть скрытые изображения, видимые только в инфракрасном свете.
- Качество шрифта и печати: бланки печатаются в типографии Гознака, шрифт четкий, без размывов и опечаток.
- Номер бланка: печатается краской в верхней части первой страницы и на сетке разворота.
Где купить бланк трудовой книжки?
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них не продаются в обычных канцелярских магазинах. Это документы строгой отчетности. Работодатель приобретает их у официальных распространителей Гознака. Работник не обязан сам покупать бланк — при первичном трудоустройстве работодатель обязан выдать его бесплатно (согласно ст. 65 ТК РФ). Если работник испортил бланк или потерял, он возмещает работодателю стоимость нового документа.