Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Когда речь заходит о руководителе бюджетного учреждения (директоре, заведующем, главном враче и т.д.), процесс ведения этого документа обретает ряд специфических нюансов. Это связано с особым статусом руководителя, сложной процедурой его назначения и увольнения, а также с масштабным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), который актуален в 2026 году.
Специфика статуса руководителя
Руководитель бюджетного учреждения — это наемный работник, но в то же время он выступает единоличным исполнительным органом. Его трудовые отношения регулируются не только Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), но и специальными федеральными законами (например, ФЗ № 79-ФЗ для государственных учреждений) и уставом самого учреждения. Это напрямую влияет на то, кто делает записи в его трудовой книжке и как они формулируются.
Кто вносит записи в трудовую книжку руководителя?
Один из самых частых вопросов на практике: если директор — главное лицо в организации, то кто ставит подпись под записями в его документах?
- При приеме на работу: Запись о назначении руководителя вносит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в учреждении. Как правило, это специалист отдела кадров. Подпись на ьном листе (если книжка оформляется впервые) также ставит ответственное лицо, после чего обязательно ставится печать организации (или кадровой службы).
- При увольнении: Запись об увольнении также вносится кадровиком, а вот подпись под приказом об увольнении и в самой трудовой книжке может ставить разные лица. Часто это делает председатель учредительного органа (например, представитель министерства или департамента), либо сам увольняющийся директор, если иное не прописано во внутренних нормативных актах.
Особенности формулировок увольнения
Для руководителей бюджетных учреждений применимы как общие основания увольнения (по собственному желанию, соглашению сторон), так и специальные. Например, п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ — увольнение в связи с принятием уполномоченным органом решения о прекращении трудового договора. В этом случае в формулировке записи об увольнении обязательно должен быть указан этот уполномоченный орган (например, «Уволен по пункту 2 части 1 статьи 278 ТК РФ в связи с принятием решения Министерством здравоохранения РФ»).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году
С 1 января 2020 года в России введен новый формат — электронная трудовая книжка. К 2026 году этот процесс имеет четкие правила, о которых руководителям и кадровикам бюджетных учреждений необходимо помнить.
Бумажная или электронная: право выбора
Согласно ст. 66 и 66.1 ТК РФ, работники имеют право выбора способа ведения трудовой книжки. Однако здесь есть важные градации:
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант им уже не заводится.
- Для остальных работников (включая действующих руководителей) сохраняется право выбора: вести трудовую книжку в бумажном виде, в электронном или в обоих одновременно.
Что представляет собой ЭТК?
Электронная трудовая книжка, это не физический носитель, а сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Это официальный документ, содержащий информацию о:
- Трудовом стаже;
- Заработной плате;
- Социальных выплатах.
Главное преимущество ЭТК, защита от утраты. Руководитель или рядовой сотрудник может не беспокоиться о том, что документ потеряется, сгорит или будет испорчен по вине работодателя или вследствие форс-мажора.
Обязанности работодателя: отчетность в СФР
Независимо от того, в каком формате ведется трудовая книжка руководителя (бумажном или электронном), бюджетное учреждение обязано подавать сведения о его деятельности в СФР.
На всех лиц, работающих по трудовым договорам (и руководитель не исключение), подаются Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Работодатели обязаны отчитываться по каждому сотруднику, своевременно отражая:
- Прием на работу;
- Переводы;
- Увольнение;
- Прекращение трудового договора об исполнении обязанностей по замещаемой должности.
При увольнении руководителя учреждение обязано:
- Издать приказ об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ);
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку (если она ведется);
- Подать соответствующие сведения в СФР по форме ЕФС-1.
Резюме
Ведение трудовой книжки руководителя бюджетного учреждения требует повышенного внимания к юридическим формулировкам и соблюдению процедуры, так как решения часто принимаются на уровне учредителя. В 2026 году параллельно с бумажным документом уверенно функционирует электронная трудовая книжка, которая для новых сотрудников стала единственным форматом. Самое главное для кадровой службы учреждения — своевременно и корректно подавать данные в СФР, обеспечивая сохранность и достоверность информации о трудовом пути руководителя.