Трудовая книжка руководителя организации (генерального директора, директора, исполнительного директора и т.д.) является особым документом, так как её владелец одновременно является и работником, и лицом, ответственным за кадровую работу в компании. Это создаёт ряд специфических нюансов в её оформлении, хранении и учёте. Данная статья подробно разбирает все ключевые аспекты.

Общий статус и основное правило

Руководитель организации, как и любой другой сотрудник, входит в штатную численность. Следовательно, общее правило остаётся неизменным: ведение документов по личному составу, включая трудовую книжку, должно осуществлятся в самой организации.

Кто заполняет и подписывает?

Здесь возникает ключевой парадокс: руководитель является субъектом записи, но не может быть её составителем и подписантом в своей книжке.

• По общему правилу: Записи в трудовую книжку вносит специально уполномоченное лицо (начальник отдела кадров, кадровик), назначаемое приказом руководителя.
• Исключительная ситуация: Если в организации отсутствует иной подходящий персонал (например, в очень малом предприятии), то технически запись может внести сам руководитель. Однако эта практика нежелательна и может вызвать вопросы при проверке, так как нарушает принцип разделения функций.
• Кто подписывает? Запись в книжке руководителя подписывается не он сам, а уполномоченное лицо отдела кадров (или иное лицо, назначенное приказом). Подпись руководителя в графе «Подпись работника» в его же книжке будет некорректной.

Особенности оформления записи о назначении на должность

Назначение руководителя на должность оформляется особым образом. Простого приказа о приёме на работу (по ТК РФ) недостаточно.

Два ключевых документа

1. Приказ (распоряжение) о вступлении в должность. Это основной документ. Он издается на основании решения уполномоченного органа (общее собрание участников ООО, совет директоров АО и т.д.). В приказе указывается, с какой даты руководитель имеет право действовать от имени организации.
2. Запись в трудовую книжку. На основании вышеуказанного приказа вносится стандартная запись о приёме на работу.

Образец записи (на примере назначения генеральным директором ООО)

Графа 1 (Дата записи):
Графа 2 (Запись): Назначен генеральным директором
Графа 3 (Номер и дата приказа): Приказ № 45-к от
Графа 4 (Основание): На основании протокола общего собрания участников ООО «Пример» № 12 от
Графа 5 (Подпись работника): (не заполняется)
Графа 6 (Подпись уполномоченного лица): /Иванова А.П./ (начальник отдела кадров)

Важно: В графе 4 (Основание) можно сослаться как на решение уполномоченного органа (протокол), так и на сам приказ о вступлении в должность. Главное — точное указание реквизитов.

Хранение и учёт трудовой книжки руководителя

Учёт всех трудовых книжек, включая книжку руководителя, ведётся в отделе кадров. С 2026 года действуют строгие требования к организации этого учёта:

• Все листы в книжках (и вкладышах) должны быть пронумерованы.
• Сама книга и приходно-расходная книга по учёту бланков должны быть прошнурованы.
• Они должны быть заверены подписью руководителя организации (того, кто сейчас возглавляет компанию) и печатью организации (если она используется).

Ответственность за организацию этого процесса, своевременное и правильное заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек несёт руководитель организации. Он же назначает (приказом) конкретного исполнителя (кадровика), который будет выполнять эту работу.

Переход на другую должность (в той же или другой организации)

Если руководитель переходит на другую руководящую должность в той же организации, оформляется стандартный перевод (приказ о переводе + запись в книжку).

Если руководитель увольняется и принимает аналогичную должность в другой организации, то:

1. По месту прежней работы вносится запись об увольнении (на основании его заявления и приказа об увольнении).
2. По месту новой работы вносится запись о приёме на работу (на основании приказа о вступлении в должность).

В обоих случаях запись вносит уполномоченное лицо новой организации, имея на руках оригинал трудовой книжки работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и руководитель

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. С этого момента все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

• Если у руководителя уже есть бумажная трудовая книжка (ТК), она остаётся у него на руках. Все новые записи (приёмы, увольнения, переводы) будут вноситься в неё работодателем (отдел кадров) на основании электронных документов.
• Если руководитель начинает работать впервые или его бумажная книжка утеряна, ему будет оформлена электронная трудовая книжка (ЭТК). Форма СТД-Р (сведения о работе) подписывается руководителем организации (нового работодателя).
• Важный нюанс: Даже при наличии ЭТК работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенную выписку из ЭТК на бумажном носителе (форма СТД-Р), которая имеет равную юридическую силу.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Руководитель сам подписывает запись о своём назначении в трудовой книжке.
  Решение: Запись всегда вносит и подписывает уполномоченный кадровик.
• Ошибка: В качестве основания для записи указывается только «Приказ о приёме на работу №… от…», без ссылки на решение уполномоченного органа (для топ-менеджеров).
  Решение: Всегда указывать полное основание: «На основании протокола/решения…».
• Ошибка: Трудовая книжка руководителя хранится у него лично в кабинете.
  Решение: Документ должен находиться в общем сейфе отдела кадров, вестись общий учёт.
• Ошибка: Отсутствие приказа о вступлении в должность.
  Решение: Этот приказ является обязательным документом для оформления записи о назначении руководителя.

Ведение трудовой книжки руководителя предприятия подчиняется общим правилам, но требует особого внимания к процедуре оформления его назначения. Ключевые принципы:

1. Хранение и ведение — в отделе кадров организации.
2. Заполнение и подпись — уполномоченным лицом, а не самим руководителем.
3. Основание для записи — приказ о вступлении в должность, изданный на основании решения уполномоченного органа.
4. Учёт — с соблюдением требований к нумерации, шнурованию и заверению.

Соблюдение этих правил исключит кадровые ошибки и риски при проверках, а также обеспечит юридическую чистоту трудового стажа самого руководителя.