Руководитель организации (генеральный директор, директор, президент и т.д.) — это не просто главное лицо компании, но и такой же работник, как и остальные сотрудники. Несмотря на особый статус и специфический порядок назначения (через общее собрание учредителей или совет директоров), руководитель состоит с организацией в трудовых отношениях. Следовательно, на него в полной мере распространяются правила ведения трудовой книжки, однако с рядом важных нюансов.
Общие положения: бумажная и электронная трудовая книжка
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. На сегодняшний день в России действуют два формата:
- Бумажная трудовая книжка, традиционный документ установленного образца. С 2023 года для них введены новые бланки. Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков по-прежнему нужно на бумажном носителе.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, существующий в базе Социального фонда России (СФР). С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам заполняют преимущественно электронные сведения. Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), бумажная ТК автоматически не оформляется — ведется только ЭТК.
Другие работники, включая руководителей, вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная (ст. 66, 66.1 ТК РФ). С помощью ЭТК россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в СФР, заказав выписки по новым формам СТД-Р и СТД-СФР, актуальным с начала текущего года.
Специфика трудовой книжки руководителя
Главное отличие руководителя от рядового сотрудника заключается в основании для приема на работу и увольнении. Если для обычного работника достаточно приказа руководителя, то для директора требуется решение собственников бизнеса.
Прием на работу
Генеральный директор ООО избирается на должность по решению общего собрания учредителей (или совета директоров). С руководителем, как правило, заключается срочный трудовой договор. Как это отражается в трудовой книжке?
- Графа 3 «Сведения о приеме…»: в качестве основания указывается не просто «Принят на должность директора», а делается ссылка на решение собственников. Например: «Избран на должность генерального директора по решению общего собрания учредителей (протокол №… от…)».
- Графа 4 «Наименование, дата и номер документа»: здесь указываются реквизиты протокола/решения учредителей, а также реквизиты приказа о вступлении в должность (если таковой издается).
Перевод и продление полномочий
Запись о переводе руководителя (например, на должность директора филиала или при изменении структуры) должна вноситься не позднее пяти рабочих дней на основании приказа (распоряжения) (часть 4 ст. 66 ТК РФ, пункты 4, 9 Порядка ведения).
Если полномочия руководителя продлеваются по истечении срока срочного трудового договора, это также оформляется решением учредителей и фиксируется в трудовой книжке как заключение нового трудового договора или как перевод/продление (в зависимости от формулировок).
Увольнение руководителя
Оформление документов при увольнении генерального директора также имеет свои особенности. Основанием для внесения записи в трудовую книжку выступает:
- Решение общего собрания учредителей (протокол) — при увольнении по собственному желанию (ст. 280 ТК РФ) или по решению собственника (п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ).
- Приказ об увольнении.
В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, а в графе 4 — реквизиты протокола собрания и приказа.
Кто вносит записи в трудовую книжку директора?
Здесь кроется главный кадровый парадокс: кто подписывает приказ о приеме на работу директора? Сам директор! Кто несет ответственность за ведение трудовых книжек? Также он.
На практике возможны два варианта:
- В компании есть кадровик: именно специалист по кадрам заполняет трудовую книжку руководителя, вносит записи о приеме, переводах и увольнении на основании протоколов и приказов, подписанных самим директором.
- В компании нет кадровой службы: руководитель вносит записи в свою трудовую книжку самостоятельно; Законодательство этого не запрещает. В графе 4, где указывается документ-основание, он ставит свою подпись как лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Передача сведений в СФР в 2026 году
Независимо от того, ведет руководитель бумажную трудовую книжку или отказался от нее в пользу электронной, работодатель обязан представлять сведения о его трудовой деятельности в Социальный фонд России.
На всех лиц, работающих по трудовым договорам (и руководители не исключение), в СФР подаются Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). В них отражаются:
- Прием на работу или перевод;
- Увольнение;
- Сведения о работодателе и наименовании должности.
Своевременная подача ЕФС-1 гарантирует, что электронная трудовая книжка руководителя будет актуальной, а его стаж для назначения пенсии или социальных выплат не потеряется.
Что делать, если трудовая книжка руководителя утеряна?
Трудовая книжка помогает подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если документ утерян, испорчен или пришел в негодность, работодатель обязан оформить дубликат. Для руководителя этот процесс выглядит стандартно:
- Руководитель (как работник) пишет заявление о выдаче дубликата.
- Лицо, ответственное за ведение ТК (сам директор или кадровик), запрашивает справки с предыдущих мест работы или из СФР (выписка по форме СТД-СФР).
- Оформляется дубликат, в который вносятся суммарные сведения об общем стаже, а затем — записи о работе у текущего работодателя.
Трудовая книжка руководителя организации — это документ, требующий особого внимания. Несмотря на цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще остается актуальным для многих сотрудников. Кадровым специалистам и самим руководителям крайне важно помнить, что главная особенность заполнения этого документа кроется в основаниях: записи производятся строго на основании решений собственников бизнеса (протоколов), а не только внутренних приказов организации. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту трудового стажа первого лица компании.