Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Для руководителя (директора‚ генерального директора‚ президента и т.п.) её ведение имеет свои особенности‚ связанные с тем‚ что он одновременно является и работником‚ и лицом‚ ответственным за кадровый учет в организации. Ниже представлен подробный руководство по правильному ведению‚ хранению и оформлению трудовой книжки руководителя‚ основанное на действующем законодательстве и актуальных разъяснениях органов труда и Пенсионного фонда РФ.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 66.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• ФЗ «О страховых пенсиях» – требования к передаче сведений в ПФР (СФР).
• Постановление Правительства РФ № 225 от «О переходе на электронные трудовые книжки» (с изменениями на 2025‑2026 гг.).

Согласно пункту 40 Приказа Минтруда № 320н‚ книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ заверены подписью руководителя организации и печатью (либо опломбированы). С 2026 года требование о сургучной печати и пломбировании отменено‚ но подпись руководителя остаётся обязательной.

Кто отвечает за ведение трудовой книжки руководителя?

В обычных организациях ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на отдел кадров либо на уполномоченное лицо (кадровик‚ специалист по кадрам). Однако когда речь идёт о руководителе‑учредителе или единственном учредителе организации‚ ситуация иная:

1. Если руководитель является одновременно работником организации‚ запись в его трудовой книжке делает уполномоченное лицо кадровой службы (например‚ главный бухгалтер или кадровик).
2. Руководитель не может сам ставить подпись в своей трудовой книжке при приёме на работу или увольнении‚ поскольку это противоречит принципу независимости оформления документов.
3. Исключение составляют случаи‚ когда руководитель является индивидуальным предпринимателем (ИП) и не имеет отдельного кадрового подразделения – тогда запись может сделать сам ИП‚ но только в качестве работодателя‚ а не как работник.

Таким образом‚ для большинства компаний оптимальным решением является передача функции ведения трудовой книжки руководителя заместителю директора по кадровым вопросам или внешнему аутсорсинг‑провайдеру.

Порядок заполнения трудовой книжки руководителя

Внесение записи о приёме на работу

• В графе «Дата приёма» указывается день‚ месяц и год поступления на должность.
• В графе «Наименование организации» – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
• В графе «Должность» – точное наименование позиции (например‚ «Генеральный директор»).
• В графе «Основание» – номер и дата приказа о приёме на работу (например‚ «Приказ № 45 от »).
• Подпись уполномоченного лица кадровой службы и печать организации ставятся внизу страницы.

Внесение записи о переводе‚ изменении условий работы

Если руководитель меняет структурное подразделение‚ получает новую должность или изменяется размер оклада‚ в трудовой книжке делается запись о переводе:

• Дата перевода.
• Наименование организации (не меняется).
• Новая должность.
• Основание – приказ о переводе.
• Подпись ответственного за кадры и печать.

Внесение записи об увольнении

• Дата увольнения (день‚ месяц‚ год).
• Наименование организации.
• Должность‚ которую занимал руководитель на момент увольнения.
• Основание – приказ об увольнении (например‚ «По собственному желанию»‚ «По соглашению сторон» и т.д.).
• Подпись уполномоченного лица кадровой службы и печать.

Важно: если руководитель уволен по инициативе работодателя‚ в трудовой книжке должно быть указано соответствующее основание (например‚ «Сокращение штата»‚ «Несоответствие занимаемой должности»).

Хранение и учёт трудовых книжек руководителя

Согласно пункту 42 Приказа Минтруда № 320н‚ бланки трудовых книжек и вкладышей в них храняться в организации как документы строгой отчетности. Для этого необходимо:

• Вести Приходно‑расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.
• Вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Обе книги должны быть пронумерованы‚ прошнурованы‚ заверены подписью руководителя организации и печатью (либо опломбированы).
• Бланки выдаются ответственному за ведение трудовых книжек по его письменному заявлению.

С 2026 года требование о сургучной печати и пломбировании отменено‚ но подпись руководителя остаётся обязательной.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) для руководителя

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Руководитель может выбрать ЭТК вместо бумажной в любой момент‚ подав соответствующее заявление.

Алгоритм перехода на ЭТК

1. Работник (руководитель) подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку в отдел кадров.
2. В бумажной трудовой книжке делается запись о выборе электронной формы ведения (ссылка на заявление‚ дата‚ подпись сотрудника и руководителя).
3. Сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК (подтверждают факт выбора).
4. Бумажная книжка выдаётся сотруднику на руки.
5. Дальнейшее ведение трудовых сведений осуществляется в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СФР.

Особенности для руководителя‑учредителя

Если руководитель является единственным учредителем организации‚ он подаёт заявление о выборе ЭТК в общеустановленном порядке (через отдел кадров или напрямую в СФР). После получения подтверждения от СФР все последующие сведения о трудовой деятельности передаются в электронном виде.

Важно: если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд России (СФР) за определённый период‚ этот период не будет учтён в трудовой стаж‚ что может повлиять на размер будущей пенсии.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение требований по ведению‚ хранению и оформлению трудовых книжек влечёт административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Штраф для организации от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• При повторных нарушениях – увеличение штрафов и возможная дисквалификация должностного лица.

Поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит кадровой документации и своевременно обновлять бланки и учётные книги в соответствии с актуальными приказами Минтруда.

Практические рекомендации и образцы

Образец записи о приёме на работу (бумажная ТК)

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «Альфа‑Тех»
Должность: Генеральный директор
Основание: Приказ № 102 от 
Подпись уполномоченного лица: _____________________
Печать организации: [круглая печать]

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт № 45 06 123456‚ выдан ОВД г. Москвы ‚
работаю в должности Генерального директора ООО «Бета‑Консалтинг» с ‚
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид.

Подпись: _____________________

После получения заявления кадровая служба делает соответствующую запись в бумажной ТК и выдаёт её сотруднику.

Checklist для ответственного за ведение ТК руководителя

• Проверить наличие актуального бланка трудовой книжки и вкладыша.
• Убедиться‚ что книги учёта движения и приходно‑расходная книга пронумерованы‚ прошнурованы и подписаны руководителем.
• Внести запись о приёме/переводе/увольнении в течение трёх рабочих дней с даты события;
• Поставить подпись уполномоченного лица кадровой службы и печать организации.
• При переходе на ЭТК – оформить заявление‚ сделать запись в бумажной ТК и получить подтверждение от СФР.
• Хранить бланки и документы строгой отчетности в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.

Ведение трудовой книжки руководителя требует соблюдения тех же норм‚ что и для обычных сотрудников‚ но имеет свои нюансы‚ связанные с двойной ролью руководителя как работника и как лица‚ ответственного за кадровый учёт. Ключевые моменты:

• Записи в ТК руководителя делает уполномоченное лицо кадровой службы‚ а не он сам.
• Обязательно соблюдать порядок нумерации‚ прошнуровывания и подписи руководителя в книгах учёта.
• С 2026 года отменено требование о сургучной печати и пломбировании‚ но подпись руководителя остаётся обязательной.
• Электронная трудовая книжка доступна для руководителя в любой момент; переход оформляется заявлением и записью в бумажной ТК.
• Нарушение правил ведения ТК влечёт административные штрафы‚ поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит и обучение кадрового персонала.

Соблюдение данных требований обеспечит законность кадровой документации‚ защитит интересы как организации‚ так и её руководителя‚ и гарантирует корректный учёт трудового стажа для будущего начисления пенсии.