Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В Украине с 10 июня 2021 года действует электронный аналог (ЭТК), а с 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки потеряют обязательный статус. Ниже — пошаговое руководство, как правильно оформить и вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку.

Содержание статьи

1. Оформление бумажной трудовой книжки
2. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
3. Как получить квалифицированную электронную подпись
4. Подача сведений в Пенсионный фонд Украины
5. Преимущества и особенности ЭТК
6. Часто задаваемые вопросы

Оформление бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка оформляется работодателем при приёме на работу, если сотрудник отработал более 5 дней. Основные требования:

• ьный лист заполняется должностным лицом, ответственным за выдачу книжки (обычно специалист отдела кадров). На нём ставится подпись ответственного лица и печать предприятия (или отдела кадров). Печать не должна закрывать подписи.
• Записи вносятся ручкой чёрного, синего или фиолетового цвета. Другие цвета не допускаются.
• Каждая запись содержит:
  • дата приёма на работу;
  • название организации, её код ЕГРПОУ;
  • должность (по штатному расписанию);
  • причина увольнения (если запись делается при увольнении).
• Общий стаж работы указывается суммарно (лет, месяцев, дней) без уточнения конкретных периодов и мест работы. После этого стаж подтверждается надлежаще оформленными документами (трудовые договоры, приказы, справки).
• Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника отдельной строкой основным работодателем (п. 2.14 Инструкции 58). Для внутреннего совместителя запись делается аналогично, если работник пожелает её отразить.
• После внесения записи booklet выдаётся сотруднику на руки.

Важно: если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, при переходе на новую работу необходимо внести запись о предыдущем месте работы в соответствии с вышеописанным порядком.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 10 июня 2021 года в Украине функционирует электронная трудовая книжка, доступная через веб‑портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Основные положения:

• ЭТК является цифровым аналогом бумажной книжки и содержит всю информацию о трудовом пути: места работы, должности, периоды занятости, причины увольнения.
• Все записи подтверждаются квалифицированной электронной подписью (КЭП) работника или работодателя, что исключает подделки.
• Согласно пункту 6 Порядка 1084, сведения о трудовой деятельности представляются в ПФУ через веб‑портал электронных услуг в виде скан‑копий предусмотренных законодательством документов с наложением КЭП.
• До 10 июня 2026 года необходимо оцифровать уже существующие бумажные трудовые книжки (перенести данные в ЭТК). После этой даты учёт трудового стажа будет осуществляться исключительно в электронном формате.

Процедура оцифровки:

1. Сделать качественное сканирование всех страниц бумажной трудовой книжки (включая ьный лист и все записи).
2. Наложить на каждую скан‑копию квалифицированную электронную подпись (можно сделать через личный кабинет на портале ПФУ или в обслуживающем банке).
3. Авторизоваться на портале электронных услуг ПФУ (через БанкID, Дия.Подпись, мобильный оператор или иной способ).
4. В разделе «Комунікації з ПФУ → Запис на прийом» выбрать отделение, дату и время для подачи документов (можно также отправить скан‑копии напрямую через личный кабинет без посещения отделения).
5. Загрузить подготовленные файлы, подтвердить отправку и дождаться уведомления о принятии.

После успешной загрузки данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку работника, доступную в его личном кабинете.

Как получить квалифицированную электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) необходима для подтверждения подлинности документов, подаваемых в ПФУ. Получить её можно бесплатно:

• В КНЕДП ИСД ГНС (Кабинет народного депутата Украины – Информационно‑справочный департамент Государственной налоговой службы).
• В большинстве обслуживающих банков (ПриватБанк, Ощадбанк, Монобанк и др.) – обычно достаточно иметь активный счёт и пройти идентификацию.
• Через мобильных операторов, предоставляющих услугу «Дия.Подпись».

После получения КЭП её необходимо установить на носитель (USB‑токен, смарт‑карта) и настроить в соответствии с инструкцией поставщика.

Подача сведений в Пенсионный фонд Украины

Для передачи сведений о трудовой деятельности в ПФУ нужно:

1. Подготовить скан‑копии всех требуемых документов (трудовая книжка, трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки о стаже).
2. Наложить на каждую скан‑копию свою КЭП (или КЭП работодателя, если он выступает в качестве страхователя).
3. Войти в личный кабинет на portal.pfu.gov.ua.
4. Выбрать раздел «Подача документов → Сведения о трудовой деятельности».
5. Загрузить файлы, указать тип документа (например, «Скан‑копия трудовой книжки») и подтвердить отправку.
6. Получить электронное подтверждение принятия (обычно приходит в виде уведомления в личном кабинете и на электронную почту).

При необходимости можно подать документы через работодателя: он загружает скан‑копии в свой кабинет и указывает, что они относятся к конкретному сотруднику.

Преимущества и особенности электронной трудовой книжки

• Доступность – вы можете посмотреть свою ЭТК в любое время из любого места с доступом к интернету.
• Безопасность – риск потери, повреждения или подделки документа сводится к нулю благодаря электронной подписи и хранению на защищённых серверах ПФУ.
• Упрощение оформления пенсии и соцвыплат – все данные уже находятся в единой системе, что ускоряет процесс назначения выплат.
• Автоматизация – в будущем планируется использовать ЭТК для автоматического расчёта страхового стажа и назначения пенсий без участия заявителя.
• Экономия времени и ресурсов – не нужно хранить бумажные архивы, тратить время на поиск справок.

Несмотря на преимущества, важно помнить о сроках: до 10 июня 2026 года необходимо завершить оцифровку всех бумажных трудовых книжек. После этой даты бумажные документы потеряют обязательный статус, а все расчёты будут вестись исключительно на основе ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку, если я уже имею электронную?

После 10 июня 2026 года бумажная книжка не требуется. До этой даты можно вести оба варианта, но электронная считается основной.

Можно ли вносить записи в ЭТК самостоятельно?

Да. Работник может загрузить скан‑копии документов с своей КЭП через личный кабинет ПФУ. Работодатель также может делать это от своего имени.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету ПФУ?

Необходимо восстановить доступ через службу поддержки портала (по телефону или онлайн‑чату), предоставив документы, подтверждающие личность (паспорт, ИНН).

Нужно ли заверять скан‑копии нотариально?

Нет. Достаточно наложить квалифицированную электронную подпись. Нотариальное заверение не требуется.

Как быть с записями о работе по совместительству?

Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника отдельной строкой основным работодателем (п. 2.14 Инструкции 58). Для внутреннего совместителя порядок аналогичен.

Соблюдая вышеописанные требования, вы сможете корректно оформить и вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку в Украине, избежать проблем при назначении пенсии и социальных выплат, а также воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата.