Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие организации продолжают использовать бумажные бланки. Ниже представлен подробный гид по заполнению записей в трудовой книжке, включая образцы записей при приёме, переводе и увольнении, а также рекомендации по работе с электронной версией.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка содержит сведения о:

• месте работы (наименование организации, её ИНН);
• должности, профессии или специальности;
• дате приёма и увольнения;
• основаниях изменения трудового отношения (перевод, повышение, понижение и т.д.).

Эти данные используются для расчёта страхового стажа, назначения пенсии и подтверждения трудового опыта при приёме на новую работу.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Согласно информации из открытых источников:

• Переход на электронные трудовые книжки начался в 2020 году, когда работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде;
• В июле 2023 года Кабмин утвердил постановление о начале использования трудовых книжек нового образца;
• С 2023 года бумажные трудовые книжки оформляются только на новых бланках, утверждённых Минтруда;
• Электронная книжка ведётся в системе «Социальное страхование» (ФСС) и доступна работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Таким образом, сегодня coexist два формата: бумажный (на новых бланках) и электронный. Работодатель обязан вести оба вида, если сотрудник выбрал бумажный вариант, иначе достаточно только ЭТК.

Общие правила заполнения записи в трудовой книжке

1. Запись делается только чёрной или синей пастой, без исправлений. При необходимости исправить ошибку – зачёркиваем неправильный текст одной тонкой линией, сверху пишем правильный вариант и ставим подпись ответственного лица и дату.
2. Каждая запись занимает одну строку (или две, если требуется больше места).
3. В графе указываются:
• Дата (число, месяц, год) – когда произошло событие (приём, перевод, увольнение);
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке;
• Сведения о работодателе – полное наименование организации, её ИНН;
• Должность, профессия, специальность;
• Основание записи – номер и дата приказа (распоряжения) о приёме, переводе или увольнении;
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и расшифровка;
• Печать организации (если предусмотрена).

Образец записи при приёме на работу

№ записи: 1
Сведения о работодателе: ООО «ТехноСервис», ИНН 7712345678
Должность: Инженер-программист 1-й категории
Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу
Подпись: __________________ /Иванов И.И./
Печать: [печать организации]

В бумажной книжке запись оформляется в виде таблицы, где каждая из указанных строк помещается в соответствующую графу.

Образец записи при переводе на другую должность

№ записи: 2
Сведения о работодателе: ООО «ТехноСервис», ИНН 7712345678
Должность (перевод): Старший инженер-программист
Основание: Приказ № 12 от о переводе
Подпись: __________________ /Петрова А.С./
Печать: [печать организации]

При переводе внутри одной организации не требуется указывать дату увольнения – достаточно указать новую должность и основание перевода.

Образец записи при увольнении

№ записи: 3
Сведения о работодателе: ООО «ТехноСервис», ИНН 7712345678
Должность на момент увольнения: Старший инженер-программист
Основание: Приказ № 78 от об увольнении по собственному желанию
Подпись: __________________ /Сидоров В.В./
Печать: [печать организации]

Если увольнение происходит по инициативе работодателя (например, сокращение штата), в графе «Основание» указывается соответствующий пункт трудового кодекса и номер приказа.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка заполняется автоматически через систему кадрового учёта организации, которая передаёт данные в ФСС. Однако работник может самостоятельно проверить и, при необходимости, запросить внесение изменений.

Как заполняется ЭТК:

1. При приёме на работу кадровая служба создаёт запись в информационной системе, указывая те же реквизиты, что и в бумажной книжке (дата, должность, основание – приказ).
2. Система генерирует уникальный идентификационный номер записи (ЭТК‑ID).
3. После подтверждения записи работником в личном кабинете на портале «Госуслуги» запись считается действительной.
4. При переводе или увольнении аналогично вносится изменение, которое сразу отражается в ЭТК.

Когда заполнять ЭТК:

• В день события (приём, перевод, увольнение) – не позже следующего рабочего дня.
• Если работник выбрал бумажный вариант, ЭТК всё равно ведётся параллельно, но сотрудник получает выписку по запросу.

Как оформить увольнение в ЭТК:

1. Кадровик вносит запись об увольнении (дата, основание – приказ).
2. Система автоматически ставит статус «Уволен».
3. Работник получает уведомление и может скачать справку о трудовой деятельности из личного кабинета.

Важно: при утере или повреждении бумажной трудовой книжки работник может запросить выписку из ЭТК, которая имеет равную юридическую силу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли делать запись в трудовой книжке при совместительстве?

Ответ: Да. При приёме на работу по совместительству делается отдельная запись с указанием «Совместитель» в графе «Должность». Основание – приказ о приёме на работу по совместительству.

Вопрос: Как вносить запись, если трудовая книжка испорчена (залита, порвана)?

Ответ: Следует оформить дубликат трудовой книжки. В дубликате делается запись о выдаче дубликата (дата, номер, основание – приказ о выдаче дубликата). Все предыдущие записи переносятся из старой книжки в новую.

Вопрос: Нужно ли заверять запись печатью?

Ответ: Печать ставится только если она предусмотрена внутренними нормативными актами организации. В отсутствие печати достаточно подписи ответственного лица и расшифровки.

Вопрос: Можно ли исправить ошибку в трудовой книжке без дубликата?

Ответ: Исправление допускается только путём зачёркивания ошибочной записи одной тонкой линией, записи правильного варианта сверху и подписи с датой. Исправления корректирующей жидкостью или скотчем запрещены.

Вопрос: В чем разница между записью в бумажной и электронной трудовой книжке при увольнении?

Ответ: В бумажной книжке запись делается вручную, в ЭТК – автоматически через кадровую систему. Содержание записи (дата, должность, основание) идентично.

Правильное заполнение трудовой книжки – важная обязанность работодателя и гарантия защиты прав работника. Независимо от того, ведётся ли учёт в бумажном виде (на новых бланках с 2023 года) или в электронном формате, необходимо соблюдать единые правила: чётко указывать дату, должность, основание (приказ) и завершать запись подписью ответственного лица. При переходе на ЭТК процесс становится более прозрачным и менее подверженным механическим ошибкам, однако знание порядка заполнения бумажной книжки остаётся актуальным для многих организаций и сотрудников, особенно в регионах, где электронный документооборот пока не полностью внедрён.

Следуя представленным образцам и рекомендациям, вы сможете безошибочно оформить любые изменения в трудовой деятельности сотрудника и избежать споров при назначении пенсии или при приёме на новую работу.