Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в России. В ней фиксируются все сведения о трудовом стаже, должностях, отработанных днях, а также сведения о начислениях и удержаниях. В связи с этим крайне важно, чтобы компания правильно организовала работу с трудовыми книжками — от закупки чистых бланков до выдачи и хранения. Ниже представлен подробный сценарий работы с трудовой книжкой, а также обзор перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — официальный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу. В ней фиксируются:

• Дата приёма и увольнения;
• Должность и место работы;
• Сведения о стаже и отработанных днях;
• Сведения о начислениях и удержаниях (если применимо);
• Сведения о повышении квалификации и обучении.

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является обязательным документом для всех работников, кроме некоторых категорий (например, военнослужащих, учителей, студентов, работающих в рамках стажировок).

Зачем нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка выполняет несколько ключевых функций:

1. Подтверждение стажа – важный фактор при расчёте пенсионных прав, отпускных и других выплат.
2. Проверка квалификации – работодатели и государственные органы могут быстро проверить, соответствует ли работник требованиям к должности.
3. Юридическая защита – документ служит доказательством трудовых отношений в случае споров.
4. Управление кадровыми данными – упрощает ведение кадровой документации и соблюдение законодательства.

Как правильно организовать работу с трудовыми книжками?

Ниже приведён пошаговый сценарий, который поможет компании обеспечить надёжную работу с трудовыми книжками.

Закупка и хранение бланков

• Приобрести чистые бланки в соответствии с ГОСТ 8.417-2013.
• Хранить бланки в закрытом, защищённом от влаги и прямого солнечного света месте (например, в шкафу с фиксированным доступом).
• Вести реестр закупленных бланков с датами и количеством.

Приём на работу

1. Собрать у нового сотрудника копии документов, подтверждающих личность и квалификацию.
2. Заполнить первую запись в трудовой книжке: дата приёма, должность, место работы, стаж (если есть).
3. Подписать запись и поставить печать работодателя.
4. Сдать копию трудовой книжки сотруднику.

Изменения в трудовых отношениях

• При смене должности, места работы или изменения условий труда оформлять дополнительные записи в трудовой книжке.
• Все изменения должны быть подписаны сотрудником, работодателем и, при необходимости, свидетелем.

Увольнение

1. Заполнить запись об увольнении с датой увольнения и причинами (если применимо).
2. Подписать запись и поставить печать.
3. Сдать копию трудовой книжки сотруднику и сохранить оригинал в архиве компании.

Архивирование и хранение

• Оригиналы трудовых книжек хранить в кадровом архиве с ограниченным доступом.
• Создавать цифровую копию (скан) каждой записи для внутреннего учета.
• Периодически проверять целостность документов и обновлять их при необходимости.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 г. в России начался переход на электронные трудовые книжки. В рамках новой системы все сведения о трудовой деятельности сотрудников ведутся в электронном виде, а бумажные трудовые книжки становятся «пустыми» бланками, которые можно использовать только для подписи.

Что изменилось?

• Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в системе ЭТК.
• Сотрудники могут получать электронный сертификат о стаже, который можно использовать при трудоустройстве в других компаниях.
• Печатные записи в трудовой книжке теперь не обязательны, но могут оставаться для юридической надёжности.

Как перейти на ЭТК?

1. Регистрация компании в системе «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуг.
2. Ввод данных о сотрудниках: ФИО, дата рождения, номер паспорта, дата приёма и увольнения.
3. Подтверждение изменений в системе: смена должности, повышение квалификации, увольнение.
4. Периодический обновление данных через портал или API.

Преимущества ЭТК

• Уменьшение бумажной работы и затрат на печать.
• Сокращение времени на проверку стажа и квалификации.
• Повышение прозрачности и надёжности данных.
• Сокращение риска потери или повреждения трудовых книжек.

Сценарий работы в компании: пример

Ниже приведён типичный сценарий работы с трудовой книжкой в компании среднего размера (100–200 сотрудников).

Приём нового сотрудника

1. HR получает заявку на приём и заполняет форму «Приём на работу».
2. HR проверяет наличие чистого бланка и выдаёт его сотруднику.
3. Сотрудник подписывает первую запись, а HR ставит печать.
4. HR сохраняет скан первой записи в системе кадрового учета.

Перевод сотрудника в другую должность

• HR создаёт запись о смене должности в трудовой книжке.
• Сотрудник подписывает, HR ставит печать.
• HR обновляет данные в системе ЭТК.

Увольнение сотрудника

1. HR заполняет запись об увольнении и подписывает.
2. HR сохраняет скан в системе кадрового учета.
3. HR обновляет статус сотрудника в системе ЭТК.
4. Сотруднику выдаётся копия трудовой книжки с подписью;

Практические рекомендации

• Обучайте персонал правилам работы с трудовыми книжками и ЭТК.
• Создайте чёткую политику хранения бумажных и электронных копий.
• Периодически проводите контрольные проверки на соответствие требованиям законодательства.
• Внедрите автоматизированную систему для обновления данных в ЭТК (например, через API).
• Обеспечьте резервное копирование всех электронных данных.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать только бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Да, но в большинстве случаев работодатели обязаны вести данные в системе ЭТК. Бумажные книжки остаются в качестве подтверждения, но их использование ограничено.

Что делать, если сотрудник потерял свою трудовую книжку?

Сотрудник может обратиться в кадровый отдел с заявлением о восстановлении. В случае потери в системе ЭТК данные остаются доступными.

Как быстро получить электронный сертификат о стаже?

После обновления данных в системе ЭТК сертификат можно получить в течение 24 часов через портал Госуслуг.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Однако переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает процесс управления кадровыми данными, повышает их надёжность и снижает затраты. Компании, которые правильно организуют работу с трудовыми книжками и своевременно внедряют ЭТК, получают конкурентное преимущество в управлении персоналом и соблюдении законодательства.