Дата написания: 23 мая 2026 г. (по информации из сети: 15:20:13).
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако законодательство допускает ситуации, когда запись в неё не вносится или вносится с определёнными ограничениями. Ниже рассмотрены основные случаи, правовые основания и практические рекомендации для работодателей и сотрудников.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 22, ст. 282‑283);
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» (регулирует ведение электронных трудовых книжек);
- Постановления Минтруда и Роструда о порядке заполнения трудовых книжек;
- Разъяснения КонсультантПлюс и ГАРАНТ.РУ (2024‑2026 гг.).
Основные ситуации, когда запись не делается
Работа менее пяти рабочих дней
Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ, запись о приёме на работу вносится после того, как сотрудник отработал минимум пять дней. Если трудовой договор расторгнут до истечения этого срока, запись не делается.
Срочный трудовой договор с переизбранием на прежнюю должность
Для педагогических работников (профессорско‑преподавательский состав) не требуется вносить запись, если:
- работник переизбран на должность, которую ранее занимал по срочному трудовому договору;
- новый трудовой договор с ним не заключался (т.е. фактически продолжается прежнее трудовое отношение).
Это положение подтверждено готовым решением КонсультантПлюс (2026 г.).
Совместители
Если работник является совместителем и трудовая книжка ведётся у основного работодателя, запись о совместительстве не вносится, даже если сотрудник об этом попросит. Это следует из ч. 3, 5 ст. 66 и ст. 282‑283 ТК РФ.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 г. работодатель обязан заводить бумажную трудовую книжку только по требованию сотрудника. Если работник не настаивает на бумажном варианте, запись делается в ЭТК, а в бумажном виде – отсутствует.
Мобилизованные работники
Вопрос о необходимости внесения записи о приостановлении/возобновлении трудового договора мобилизованного сотрудника пока остаётся дискуссионным:
- Некоторые специалисты Роструда считают, что запись не требуется, так как трудовой договор merely приостановлен;
- Другие настаивают на внесении соответствующей отметки (см. новости ГАРАНТ.РУ, 2026).
Рекомендуется следовать внутренним локальным актам организации и, при сомнениям, консультироваться с юристом.
Отсутствие записи о предыдущем месте работы
Если в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении с предыдущего места, работодатель не обязан восполнять этот пробел при приёме на новую работу. Однако отсутствие таких данных может повлечь вопросы при проверке Пенсионного фонда или при оформлении пособий.
Последствия неправильного ведения трудовых книжек
Нарушение порядка внесения записей может повлечь:
- административную ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб.);
- дисциплинарную ответственность (выговор, замечание);
- в некоторых случаях – гражданско‑правовые исковые требования работника (например, возмещение ущерба из‑за невозможности подтвердить стаж).
Особенно рискованно ситуация, когда работник заявляет, что не получал трудовую книжку, а запись о её выдаче отсутствует в журнале учёта. Это может привести к трудовым спорам и репутационным потерям.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверять срок работы перед внесением записи. Если сотрудник отработал менее пяти дней – запись не делается, но фиксируйте факт приёма и увольнения во внутренних документах (приказ, акт).
- Учитывать особенности категорий работников. Для педагогов‑преподавателей, совместителей и мобилизованных сотрудников уточняйте локальные нормативные акты и разъяснения Роструда.
- Соблюдать пятидневный срок. Запись о приёме, переводе, квалификации, награждении и увольнении вносится не позднее пяти рабочих дней после издания соответствующего приказа (распоряжения). Запись об увольнении – в день увольнения.
- Не использовать штамп вместо подписи. Штамп наименования организации не заменяет собственноручную подпись ответственного лица и расшифровки.
- Вести электронную трудовую книжку по умолчанию. Если сотрудник не требует бумажный вариант, фиксируйте всё в ЭТК; бумажную книжку заводите только по письменному требованию.
- Хранить журнал учёта выдачи трудовых книжек. Запись о получении книжки сотрудником (дата, подпись, расшифровка) обязательна – она защищает работодателя от претензий о неполучении документа.
- При сомнениях консультироваться. В спорных ситуациях (например, мобилизация) используйте готовые решения КонсультантПлюс, ГАРАНТ.РУ или обращайтесь к корпоративному юристу.
Запись в трудовую книжку не требуется в следующих случаях:
- работник отработал менее пяти дней;
- педагогический работник переизбран на прежнюю должность по срочному договору без нового контракта;
- совместитель (при ведении книжки у основного работодателя);
- отсутствие требования сотрудника о бумажной трудовой книжке (ведётся ЭТК);
- некоторые вопросы, связанные с мобилизацией, пока остаются дискуссионными.
Соблюдение установленного порядка ведения трудовых книжек не только защищает работодателя от штрафов и споров, но и обеспечивает прозрачность трудовой деятельности сотрудников, что особенно важно в условиях растущего использования электронных трудовых книжек и изменений в законодательстве.
Автор статьи: ваш помощник.