Одним из ключевых кадровых документов в любой организации является трудовая книжка (ТК)․ Ситуация усложняется, когда компания имеет обособленные подразделения — филиалы․ Возникает множество вопросов: кто является работодателем, где хранить документы, как правильно указывать филиал в записях․ Данная статья дает исчерпывающие ответы на основе действующего законодательства РФ․

Кто является работодателем для сотрудника филиала?

Главный принцип: филиал не является юридическим лицом․ Поэтому работодателем по отношению к сотруднику, работающему в филиале, всегда является головная организация․

• В трудовом договоре указываются реквизиты головной организации․
• В приказе о приеме на работу работодателем также фиксируется головное предприятие․
• В самой трудовой книжке (в графе 3 «Сведения о работе») в качестве работодателя записывается полное наименование головной организации․

Важная деталь: поскольку фактическим местом работы является филиал, эта информация обязательно должна быть отражена в трудовой книжке․ Указывается в той же графе 3 после наименования организации․

Где должны храниться трудовые книжки сотрудников филиала?

Законодательство (Постановление Правительства № 225, Приказ Минтруда № 320н) не устанавливает единого жесткого правила․ Место хранения определяется внутренними правилами организации и зависит от системы кадрового учета․ Есть два основных варианта:

Централизованное хранение (в головном офисе)

• Все трудовые книжки всех сотрудников, включая работников филиалов, хранятся в кадровой службе головного офиса․
• Записи о приеме, увольнении, переводах вносятся централизованно․
• Плюсы: единый контроль, минимизация рисков потери, стандартизация процесса․
• Минусы: неудобство для филиала при оперативном предоставлении документов, необходимость их передачи по акту․

Децентрализованное хранение (в филиале)

• Трудовые книжки хранятся непосредственно в том филиале, где работает сотрудник․
• Обязательное условие: на руководителя филиала или ответственного кадровика филиала должна быть оформлена должностная инструкция или доверенность, передающая полномочия по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек․
• В этом случае в филиале заводится своя «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей»․
• При передаче ТК из головного офиса в филиал (или наоборот) оформляется акт приема-передачи․ В книге учета головного офиса делается соответствующая отметка․
• Плюсы: оперативность, удобство для местного руководства и сотрудников․
• Минусы: требуется четкое разграничение зон ответственности, риск несоблюдения единых стандартов․

Как правильно оформить запись о работе в филиале?

В графе 3 «Сведения о работе» трудовой книжки запись должна содержать:

1. Наименование работодателя: Полное наименование головной организации (например, ООО «Вектор»)․
2. Структурное подразделение (филиал): Указывается наименование филиала и его местоположение (город)․ Например: «Филиал «Северный» в г․ Архангельске» или просто «Филиал в г․ Архангельске»․
3. Должность: Конкретная должность сотрудника․
4. Дата и основание: Дата приема/увольнения/перевода и номер приказа (распоряжения) головной организации․

Пример записи:
«ООО «Вектор»․ Филиал «Южный» в г․ Ростове-на-Дону․ Инженер․ Принят на работу с по приказу № 45-к от ․»

Особенности при увольнении сотрудника филиала

Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК) обязана быть выдана сотруднику в день увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․

• Если ТК хранится в филиале, то выдает ее руководитель филиала или уполномоченное им лицо․
• Если ТК хранится в головном офисе, то филиал должен обеспечить ее своевременную передачу в головной офис или, по согласованию, передать сотруднику напрямую с оформлением акта․
• Если сотрудник отказывается получать ТК лично, работодатель вправе отправить ее по почте за свой счет (по аналогии с ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и филиалы

С 1 января 2020 года ведение ТК в электронном виде является равнозначным бумажному․

• Соглашение о переходе на ЭТК заключается между головной организацией (работодателем) и работником․
• Все записи о работе в филиале вносятся в единую электронную базу, доступную сотруднику через портал Госуслуг или СФР․
• При децентрализованном учете кадровик филиала вносит данные в общую систему, если ему переданы соответствующие права доступа․
• Физическая бумажная книжка при наличии ЭТК не ведется, если иное не пожелает работник․

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: В трудовой книжке в графе 3 указано только «Филиал «Северный» без упоминания головной организации․
  Решение: Всегда начинать запись с наименования юридического лица — головной организации․
• Ошибка: Запись о приеме на работу в филиал подписывает только руководитель филиала, без указания, что он действует по доверенности от головной организации․
  Решение: В доверенности или приказе головной организации должны быть четко прописаны полномочия руководителя филиала на подписание кадровых документов и записей в ТК․
• Ошибка: При переводе сотрудника из одного филиала в другой запись в ТК не отражает изменение структурного подразделения․
  Решение: При переводе в другой филиал (даже в том же городе) делать новую запись с указанием нового филиала и даты перевода․
• Ошибка: Отсутствие акта при передаче трудовых книжек между головным офисом и филиалом․
  Решение: Оформлять акт по форме, утвержденной в организации, для документального подтверждения смены места хранения․

Краткий итог и рекомендации

1. Работодатель — всегда головная организация․ Это неоспоримый факт․
2. Филиал указывается как структурное подразделение в графе 3 трудовой книжки․
3. Место хранения определяет работодатель (головная организация) в своих локальных актах (Положение о кадровом учете, Приказ)․ Можно выбрать любой вариант (централизованный или децентрализованный), но выбор должен быть закреплен документально․
4. При децентрализованном учете полномочия филиала должны быть оформлены должностной инструкцией или доверенностью от головной организации․
5. Все записи в ТК (прием, перевод, увольнение) производятся от имени головной организации и подписываются уполномоченным лицом (директором или по доверенности)․
6. Переход на ЭТК решает многие проблемы с передачей документов между филиалами и головным офисом, но требует единой IT-инфраструктуры и политики доступа․

Соблюдение этих правил позволит избежать кадровых споров, претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечит четкий, законный учет трудовой деятельности сотрудников в любом обособленном подразделении․