Трудовая книжка советского образца (серия ЕТ с гербом СССР) до сих пор является юридически значимым документом для миллионов россиян. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и введение новых бланков с 2023 года‚ старые книжки‚ оформленные в СССР и на постсоветском пространстве‚ продолжают действовать. Их не нужно менять на новые‚ но заполнять их необходимо строго по правилам‚ установленным Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда № 320н.
Данное руководство поможет кадровикам‚ бухгалтерам и самим работникам правильно вести записи в старых бланках‚ избежать ошибок и юридических рисков.
Юридический статус трудовых книжек советского образца
Ключевой принцип: трудовая книжка советского образца не подлежит обязательному обмену. Это прямо подтверждается официальными позициями:
- Письмо Минтруда России от № 14-6/В-1049: документы старого образца (включая советские) продолжают действовать. Обменивать их на новые бланки не требуется.
- Особое регулирование касается территорий‚ присоединенных к РФ (Республика Крым‚ г. Севастополь). Трудовые книжки‚ оформленные до 2014 года на украинском образце 1993 года или советском‚ также не меняются‚ а продолжают вестись.
- Если работник предъявил книжку‚ выданную в другой стране СНГ (например‚ в Казахстане в 2009 году‚ серия ЕТ с гербом СССР)‚ ее также можно и нужно продолжать заполнять‚ если она соответствует базовым требованиям (наличие ьного листа‚ записей‚ штампов).
Когда и зачем используется вкладыш нового образца?
Советская трудовая книжка обычно имеет ограниченное количество страниц. Когда место для записей заканчивается‚ ее необходимо оформлять с помощью вкладыша.
Правила вшивания вкладыша
- Вкладыш заполняется по тем же правилам‚ что и основная книжка (Приказ Минтруда № 320н).
- Можно ли вшить вкладыш нового образца в старую советскую книжку? ДА‚ это разрешено и является стандартной практикой. Вкладыш нового образца (с 2023 года) вшивается в старую обложку. Это не считается заменой документа.
- Вкладыш должен быть пронумерован‚ скреплен подписью руководителя организации и печатью.
- На первом листе вкладыша делается запись: «Вклеен (вшит) вкладной лист (вкладыш) трудовой книжки № … серии … выданной … (наименование организации)». Указываются дата вшивания и подпись ответственного лица.
Что делать‚ если книжка советского образца закончилась?
- Получить от работника заявление о желании продолжить ведение записи в данной книжке с использованием вкладыша.
- Оформить вкладыш: заполнить ьный лист (если это первая запись в вкладыше) и все последующие записи о работе.
- Вшить вкладыш в основную книжку‚ оформить сопроводительную запись (см. выше).
- Передать книжку работнику для ознакомления.
Особенности заполнения при переходе на Электронную Трудовую Книжку (ЭТК)
С 2021 года работники вправе получить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. Однако это не отменяет ведения бумажной книжки‚ если она у работника уже есть.
Алгоритм действий при переходе на ЭТК для владельца советской книжки:
- Работник подает заявление о переходе на ЭТК (форма свободная‚ но с указанием реквизитов).
- Работодатель оформляет запись в бумажной книжке о том‚ что работник перешел на ведение сведений в форме ЭТК. Образец записи:
Перешел (перешла) на ведение сведений о трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки. Подпись: _________________ - После этого работодатель обязан передать работнику его бумажную трудовую книжку (советского образца) для хранения.
- Все последующие сведения о трудовой деятельности (прием‚ увольнение‚ вводные данные) работодатель вносит только в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в своей системе.
- Важно: При увольнении работника с ЭТК‚ в его бумажную книжку (советского образца) не вносятся новые записи. Вся информация содержится только в электронном виде. Однако при утере или порче ЭТК работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат сведений в бумажном виде (в виде выписки) и вшить его в имеющуюся книжку как вкладыш.
Пошаговая инструкция: как заполнить ьный лист и записи
ьный лист советской книжки
Обычно ьный лист уже заполнен (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность). Если он пустой или требует уточнения‚ заполняйте разборчиво‚ чернилами синего или черного цвета‚ без исправлений.
Запись о приеме на работу
Образец записи для советской книжки (до 1991 г. и позже‚ по старому образцу):
| Поле | Пример заполнения |
|---|---|
| № п/п | 1 |
| Дата записи | |
| Наименование организации (с указанием структурного подразделения) | ООО «Вектор»‚ Отдел маркетинга |
| Основание (приказ‚ договор) | Приказ № 45-к от |
| Запись о приеме на работу | Принят (на) на работу менеджером по продажам (по трудовому договору от ) |
| Подпись ответственного лица | _________________ / Иванов А.П. / |
| Штамп организации | [Штамп ООО «Вектор»] |
Запись об увольнении
Образец записи:
| Поле | Пример заполнения |
|---|---|
| № п/п | 2 |
| Дата записи | |
| Наименование организации | ООО «Вектор» |
| Основание | Приказ № 120-к от |
| Запись об увольнении | Уволен (на) с работы по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) |
| Подпись | _________________ / Петрова С.И. / |
| Штамп | [Штамп ООО «Вектор»] |
Частые вопросы и ответы
Нужно ли ставить печать на каждую запись?
Да. Каждая запись о приеме‚ переводе‚ увольнении должна быть заверена подписью ответственного лица (кадровика‚ руководителя) и печатью организации. В советское время часто ставили только подпись‚ но по современным правилам (Приказ № 320н) требуется и то‚ и другое для юридической силы.
Как быть с записями на украинском языке в книжках из Крыма?
Если книжка была оформлена до 2014 года на украинском языке‚ ее не нужно переводить и не нужно заменять. Записи вносятся на том языке‚ на котором она велась. При вшитии вкладыша нового образца (русский язык) это не создает конфликта.
Можно ли вносить записи в советскую книжку после перехода на ЭТК?
Нет. После оформления записи о переходе на ЭТК‚ все последующие сведения о трудовой деятельности работодатель вносит только в электронный документ. Бумажная книжка (советского образца) становится архивной копией‚ хранящейся у работника. Исключение — дубликат при утере ЭТК.
Как заполнять записи‚ если в советской книжке нет графы «Основание»?
В старых бланках графа «Основание» может отсутствовать. В этом случае номер и дату приказа (или договора) указывают в тексте самой записи после описания действия. Например: «Уволен по собственному желанию на основании приказа № 45-к от «.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и разъяснений контролирующих органов (Роструд‚ Минтруд) по состоянию на май 2026 года.