Дата актуализации: 14:48:30 ().

Трудовая книжка (или её электронный аналог – ЭТК) подтверждает трудовую деятельность и стаж работника. С 2020 года в России ведение трудовых книжек перешло в электронный формат, однако бумажные варианты всё ещё допустимы при согласии сторон. Для сотрудника‑совместителя порядок оформления имеет свои нюансы, которые важно учитывать, чтобы избежать штрафов и недоразумений с Пенсионным фондом РФ (ПФР).

Кто считается совместителем?

Совместитель – это работник, который одновременно трудоустроен у двух и более работодателей по разным трудовым договорам (или по одному основному и одному дополнительному). При этом:

• основное место работы – организация, где сотрудник работает по основному трудовому договору;
• совмещение – дополнительная работа по совместительству (внутреннее или внешнее).

Нужен ли отдельный трудовой книжка совместителю?

Согласно ст. 66 ТК РФ:

1. Если у сотрудника уже есть основное место работы и там ведётся трудовая книжка (бумажная или электронная), дополнительная трудовая книжка не открывается. Записи о работе по совместительству вносятся в основную книжку.
2. Если у сотрудника нет основного места работы (например, он работает только по нескольким внешним совместительствам или является самозанятым), трудовая книжка открывается у первого работодателя, с которым заключён трудовой договор.

Таким образом, решение о необходимости заведения новой книжки зависит от наличия у совместителя основного места работы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) vs бумажная

Электронная трудовая книжка

• Ведётся в информационной системе ПФР через личный кабинет на портале Госуслуги или через СФР (Социальный фонд России).
• Обязательна для всех работодателей с 2020 года (ст. 66.1 ТК РФ).
• Записи вносятся работодателем в электронном виде; сотрудник может просматривать свою ЭТК в личном кабинете.
• Преимущества: минимизация риска утери, мгновенный доступ к данным, автоматическая передача сведений в ПФР.

Бумажная трудовая книжка

• Может использоваться только при взаимном согласии работника и работодателя (письменное согласие).
• Ведётся в соответствии с формой ТД‑2 (вкладыш) и ТД‑1 (сам документ).
• Требует хранения в отделе кадров и выдачи сотруднику при увольнении.

На практике большинство компаний перешли на ЭТК, поэтому далее рассматриваем процесс оформления именно в электронном виде.

Как завести трудовую книжку совместителю (ЭТК)

Шаг 1. Определить необходимость открытия книжки

Спросите у сотрудника, есть ли у него основное место работы с уже ведётся трудовая книжка. Если ответ «да» – переходите к шагу 4 (внесение записи). Если «нет» – продолжайте.

Шаг 2. Получить согласие на ведение электронной трудовой книжки

Получите письменное согласие сотрудника на ведение ЭТК (можно оформить как отдельное приложение к трудовому договору или как отдельное заявление).

Шаг 3. Подготовить и направить сведения в ПФР

Для открытия ЭТК необходимо передать в ПФР следующие сведения:

• ФИО сотрудника;
• Дата и место рождения;
• СНИЛС;
• Информация о начале трудовой деятельности (дата приёма, должность, подразделение, основание – трудовой договор).

Сведения передаются через:

1. Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги (раздел «Социальное обеспечение» → «Трудовая деятельность»);
2. Или через систему СФР (если ваша организация использует её для отчётности).

После приёма сведений ПФР формирует электронную трудовую книжку и присваивает ей уникальный номер.

Шаг 4. Внести запись о работе по совместительству

Запись в ЭТК делается работодателем в течение пяти рабочих дней с момента приёма на работу или с момента изменения условий труда (в данном случае – оформления совместительства). Запись включает:

• Дата приёма на работу по совместительству;
• Наименование организации, где выполняется работа;
• Должность (или вид работы);
• Основание – номер и дата трудового договора о совместительстве;
• При необходимости – условие о совместительстве (внутреннее/внешнее).

Запись формируется автоматически в системе после заполнения соответствующей формы (обычно – «Приём на работу» с указанием вида занятости «Совместительство»).

Шаг 5. Информировать сотрудника

После внесения записи предоставьте сотруднику доступ к его ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (или выдайте выписку из ЭТК на бумажном носителе по запросу).

Особенности оформления при внешнем совместительстве

Если сотрудник работает у вас по внешнему совместительству (т.е. его основное место работы находится в другой организации), то:

• Вы не открываете новую трудовую книжку, если у него уже есть основная;
• Вы просто вносите запись о работе по совместительству в его существующую ЭТК (или бумажную книжку);
• При увольнении с внешнего совместительства делаете запись об увольнении.

Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, отказ от ведения электронной трудовой книжки возможен только при взаимном согласии сторон и при условии, что сотрудник продолжает вести бумажную трудовую книжку. В этом случае:

1. Получите письменное согласие на ведение бумажной книжки;
2. Ведёте книжку в форме ТД‑1 и вкладыш ТД‑2;
3. При увольнении выдаёте сотруднику книжку на руки.

Отказ от ЭТК без согласия работодателя считается нарушением и может повлечь штрафы от ПФР.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

Нарушение правил ведения (несвоевременное внесение записей, отсутствие согласия на ЭТК, выдача недостоверных сведений) влечёт:

• Предупреждение или штраф для должностного лица (от 1 000 до 5 000 руб.);
• Штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб.);
• При повторных нарушениях – увеличение штрафов и возможное приостановление деятельности.

Полезные ссылки и ресурсы

• Портал Госуслуги – раздел «Трудовая деятельность»: https://www.gosuslugi.ru/pgu/ru
• Информация ПФР о электронных трудовых книжках: https://www.pfrf.ru
• Трудовой кодекс РФ, ст. 66‑66.1 (доступно на сайте consultant.ru)
• Образец заявления о согласии на ведение ЭТК (можно скачать на сайте Минтруда).

Оформление трудовой книжки для совместителя не отличается от стандартной процедуры, однако требует внимательного отношения к вопросу наличия основного места работы и выбора формата ведения (ЭТК или бумажный вариант). Следуя представленному пошаговому алгоритму, вы обеспечите корректное ведение трудовых записей, избежите штрафов и предоставите сотруднику доступ к актуальной информации о его трудовом стаже.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отдел кадров или непосредственно в ПФР за консультацией.