Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ Правильный учет и хранение этих документов регулируются рядом нормативных актов РФ․ В статье подробно рассматриваются сроки хранения трудовых книжек, различия между бумажными и электронными вариантами, а также практические рекомендации для работодателей․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей»․
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также порядка выдачи их дубликатов»․
• Перечень типовых управленческих архивных документов (пункт 449) приказа Росархива от № 236․
• Закон «Об электронных трудовых книжках» (введён в действие с 2020 г․) – допускает электронный аналог, но не отменяет бумажный вариант․

Все эти акты требуют от работодателя вести книгу учёта трудовых книжек и обеспечивать их сохранность в соответствующих условиях (сейф, специальное помещение, архив)․

Общие сроки хранения

Сроки хранения различаются в зависимости от того, получена ли книжка работником при увольнении, а также от даты завершения делопроизводства в организации․

1. Если трудовая книжка (или её дубликат) выдана работнику при увольнении – оригинал находится у работника, а в организации сохраняется только запись в книге учёта․ Срок хранения записи – 75 лет (для документов, завершивших делопроизводство до ) и 50 лет (для документов, завершивших делопроизводство после )․
2. Если книжка не была получена работником (например, работник отказался, утеряна, не пришёл за документом) – оригинал хранится в отделе кадров отдельно от остальных документов в течение 2 лет․ По истечении этого срока книжка передаётся в архив организации․
3. Дубликаты трудовых книжек (выдаваемые по заявлению работника) также подпадают под пункт 2 – их хранение в кадровом отделе не более 2 лет, после чего они переходят в архив․

Архивные сроки

После передачи в архив трудовые книжки и связанные с ними документы (вкладыши, книги учёта) хранятся согласно перечню типовых управленческих архивных документов:

• Трудовые книжки, не полученные работниками, – 50 лет (если делопроизводство завершено после ) или 75 лет (если завершено до )․
• Книга учёта движения трудовых книжек и её вкладыши – 75 лет независимо от даты завершения делопроизводства․
• Документы, подтверждающие факт выдачи (приказы, заявления) – 3 года (по требованиям бухгалтерского и налогового учёта)․

По истечении указанных сроков архивные документы могут быть уничтожены в соответствии с установленными процедурами (утверждённый план утилизации архивных материалов)․

Электронные трудовые книжки

С 2020 года в России действует система Электронной трудовой книжки (ЭТК)․ При этом:

• Работник может выбрать бумажный или электронный вариант․ Если выбран электронный, бумажный документ не выдаётся․
• Электронные записи хранятся в системе Гарант и доступны работодателю и работнику через личный кабинет․
• Сроки хранения электронных записей соответствуют тем же нормативным требованиям, что и для бумажных документов (75/50 лет), однако техническое хранение в системе гарантировано до 2035 года, после чего предусмотрена миграция данных․
• Работодатель обязан вести книгу учёта электронных трудовых книжек в том же виде, что и для бумажных, и хранить её в архиве в течение указанных сроков․

Обязанности работодателя

Для соблюдения требований законодательства организация должна:

1. Назначить ответственного за учёт и хранение трудовых книжек (приказом работодателя)․
2. Вести книгу учёта движения трудовых книжек (бумажную или электронную) и хранить её в архиве минимум 75 лет․
3. Обеспечить физическую сохранность бумажных книжек: хранить их в сейфе или специально оборудованном помещении, защищённом от влаги, огня и несанкционированного доступа․
4. Своевременно передавать невостребованные книжки в архив (не более 2 лет в кадровом отделе)․
5. Контролировать сроки хранения архивных документов и проводить их утилизацию в соответствии с планом архивного уничтожения․
6. При переходе на электронный формат обеспечить согласие работника и корректную миграцию данных в систему «Гарант»․

Практические рекомендации

• Регулярный аудит․ Проводите проверку наличия и состояния трудовых книжек раз в полугодие․ Убедитесь, что все записи в книге учёта соответствуют реальному положению дел․
• Электронный реестр․ Внедрите внутреннюю электронную базу данных, синхронизированную с системой «Гарант», чтобы быстро находить нужные документы․
• Контроль сроков․ Используйте программные напоминания о приближающихся датах передачи книжек в архив (через 2 года) и о сроках архивного хранения (50/75 лет)․
• Обучение персонала․ Проводите инструктажи для сотрудников кадровой службы о правилах обращения с трудовыми книжками и требованиями к их хранению․
• Документирование отказов․ Если работник отказывается принимать трудовую книжку, оформляйте письменный отказ и фиксируйте его в книге учёта – это будет основанием для дальнейшего архивного хранения․

Сроки хранения трудовых книжек в организации зависят от нескольких факторов:

Соблюдение этих сроков и правильная организация хранения позволяют избежать материальной, дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности․

Контактная информация для уточнения вопросов

Если у вас возникли вопросы по учёту и хранению трудовых книжек, рекомендуется обратиться к:

• Отделу кадров вашей организации (ответственный за трудовые книжки)․
• Росархиву России – https://rosarch․gov․ru․
• Министерству труда и социальной защиты РФ – https://mintrud․gov;ru․

Помните, что правильный учет трудовых книжек – это не только соблюдение закона, но и гарантия прав работников․