Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она подтверждает:

• Места работы и должности;
• Периоды трудовой деятельности;
• Награды и поощрения;
• Основания для увольнения.

Это документ строгой отчётности, который хранится у работодателя и выдаётся работнику при увольнении. С 2026 года параллельно с бумажными трудовыми книжками ведётся электронная версия (ЭТК), но бумажный вариант сохраняет свою юридическую силу.

Сроки хранения трудовой книжки

Хранение у работодателя

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), работодатель обязан хранить трудовые книжки:

• В течение всего периода работы сотрудника — с момента приёма на работу до увольнения;
• После увольнения работника — не менее 50 лет;
• В случае ликвидации организации — передача трудовых книжек в архив по месту регистрации организации или правопреемнику.

⚠️ Важно! Если организация ликвидирована и правопреемник не назначен, трудовые книжки передаются в государственный архив по месту регистрации организации.

Хранение у работника

После увольнения работник получает трудовую книжку на руки. Срок её хранения у работника не ограничен — она должна храниться бессрочно, так как может понадобиться при:

• Оформлении пенсии;
• Устройстве на новую работу;
• Получении льгот и компенсаций;
• Решении спорных вопросов с бывшими работодателями.

Срок хранения дубликатов

Если оригинал трудовой книжки утерян, работодатель обязан выдать дубликат. Дубликат хранится:

• У работодателя — в течение всего периода работы сотрудника;
• После увольнения — не менее 50 лет;
• В архиве — если организация ликвидирована.

Что делать, если работодатель не выдаёт трудовую книжку

Задержка выдачи трудовой книжки, это нарушение трудового законодательства. Работник вправе:

1. Направить работодателю письменное требование о выдаче трудовой книжки;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда;
3. Подать иск в суд о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Пример: В 2025 году гражданин обратился в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки. Суд удовлетворил иск, так как задержка выдачи документа признана незаконной.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2026 года

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает:

• Все данные о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в системе ПФР;
• Работодатели обязаны предоставлять сведения в ПФР в электронном формате;
• Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК при необходимости;
• Бумажные трудовые книжки сохраняют силу, но их ведение становится необязательным.

Ответственность работодателя за нарушение сроков хранения

За нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административной — штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальной — возмещение ущерба работнику за задержку выдачи;
• Уголовной — в случае умышленного уничтожения или подделки документов.

Практические советы по хранению трудовой книжки

Для работодателя:

• Вести журнал учёта трудовых книжек;
• Хранить документы в сейфах или металлических шкафах;
• Своевременно передавать сведения в ПФР (с 2026 года);
• Выдавать трудовую книжку в день увольнения или не позднее 3 рабочих дней после обращения работника.

Для работника:

• Получать трудовую книжку при увольнении и проверять правильность внесённых записей;
• Хранить документ в надёжном месте (например, в сейфе или у нотариуса);
• При утере — немедленно обратиться к работодателю за дубликатом;
• С 2026 года следить за состоянием своей электронной трудовой книжки в личном кабинете ПФР.

Часто задаваемые вопросы

❓ Можно ли хранить трудовую книжку дома?

Да, после увольнения работник вправе хранить трудовую книжку у себя дома. Однако рекомендуется хранить её в надёжном месте, так как она может понадобиться при оформлении пенсии или устройстве на работу.

❓ Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан восстановить записи на основании имеющихся документов (приказов, трудовых договоров и т.д.).

❓ Можно ли оформить электронную трудовую книжку без бумажной?

С 2026 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки, но работник вправе потребовать бумажную версию, если она у него есть.

❓ Сколько времени даётся работодателю на выдачу трудовой книжки после увольнения?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения или не позднее 3 рабочих дней после обращения работника.

Трудовая книжка, это важнейший документ, который должен храниться как у работодателя (не менее 50 лет после увольнения), так и у работника (бессрочно). С 2026 года вводится обязательное ведение электронных трудовых книжек, но бумажные версии сохраняют свою юридическую силу.

Основные выводы:

• Работодатель хранит трудовую книжку не менее 50 лет после увольнения работника;
• Работник вправе хранить трудовую книжку бессрочно;
• Задержка выдачи трудовой книжки — нарушение закона, за которое работодатель может быть привлечён к ответственности;
• С 2026 года вводится обязательное ведение электронных трудовых книжек, но бумажные версии сохраняют силу.

Если у вас возникли вопросы по хранению или выдаче трудовой книжки, рекомендуем обратиться к юристу или в Государственную инспекцию труда.