Одним из ключевых моментов при увольнении сотрудника является правильная и своевременная выдача ему трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности). Нарушение этого правила влечет за собой серьезные правовые последствия для работодателя. В данной статье подробно разберем, в какой срок и в какое время дня необходимо выдать документ, а также что грозит за задержку.

Основное правило: последний рабочий день

Согласно части 7 статьи 50 Трудового кодекса РФ, установлено прямое и недвусмысленное правило:

Это означает, что документ должен быть физически передан сотруднику до окончания его рабочего дня, обычно в момент оформления всех остальных документов об увольнении (приказ, расчетный листок, справка и т.д.).

Что считается «днем увольнения»?

«Днем увольнения» является последний день, когда работник фактически выполнял свои трудовые обязанности. Это не дата подписания приказа, а именно день, когда сотрудник пришел на работу в последний раз.

Пример: Если сотрудник работает до 31 мая включительно, а 1 июня он уже не выходит, то 31 мая и есть его «последний рабочий день» и «день увольнения». Трудовую книжку ему необходимо выдать 31 мая.

Последствия нарушения срока выдачи

Если работодатель не выдал трудовую книжку в последний рабочий день, это считается грубым нарушением. В этом случае:

1. Днем увольнения (датой прекращения трудового договора) будет считаться не фактический последний день работы, а день фактической выдачи трудовой книжки (п. 4 Постановления Пленума ВС РФ № 2 от ).
2. За весь период задержки (от последнего рабочего дня до даты фактической выдачи) работодатель обязан выплачивать сотруднику средний заработок в порядке, установленном для случаев невыдачи трудовой книжки.
3. Кроме того, на работодателя может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Нюансы и исключения

Заявление работника о выдаче

Отдельного письменного заявления от сотрудника на выдачу трудовой книжки при увольнении не требуется. Работодатель обязан выдать документ по своей инициативе. Однако, если сотрудник увольняется и не забирает книжку в последний день (например, уезжает в отпуск), он может написать заявление о выдаче позже. В этом случае работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ч. 7 ст. 50 ТК РФ).

Увольнение по собственному желанию с отработкой

Если сотрудник увольняется по собственному желанию, но по согласованию с работодателем отрабатывает не весь двухнедельный срок, а только часть, то «последним рабочим днем» будет тот день, когда он фактически прекращает работу; Книжку нужно выдать именно в этот день.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2025 года все больше граждан работают с электронными трудовыми книжками. В этом случае:

• Работодатель обязан в последний рабочий день внести запись об увольнении в ЭТК через СЗВ-ТД.
• Физический бланк (если он был) также выдается в последний день, если сотрудник на него имеет право (например, если у него уже есть бумажная книжка с записями).
• Если сотрудник работает только с ЭТК, то факт внесения записи в электронный реестр считается исполнением обязанности по выдаче.

Практические рекомендации для работодателя

1. Заранее подготовьте трудовую книжку (или сведения) к последнему рабочему дню сотрудника. Проверьте, все ли записи внесены корректно, нет ли исправлений.
2. Включите выдачи книжки в стандартный чек-лист процедуры увольнения. Лучше сделать это в кадровом приказе или локальном акте.
3. Оформите акт о выдаче (или расписку) на руки сотруднику, где он подтвердит получение документа. Это защитит от возможных споров.
4. Если сотрудник в последний день отсутствует (болеет, в отпуске), немедленно направьте ему книжку заказным письмом с уведомлением или иным способом, подтверждающим факт и дату отправки. Дата получения (или дата, когда письмо было возвращено) может считаться днем выдачи.
5. Не затягивайте с исправлением ошибок. Если в книжке допущена ошибка, ее нужно исправить в день увольнения, с обязательной пометкой «Исправление верно» и подписями.

Краткий итог (вывод)

Соблюдение этого простого, но критически важного правила избавляет организацию от судебных исков, штрафов и репутационных потерь. Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника, и ее своевременная выдача — прямая обязанность и ответственность работодателя.