Одним из важнейших документов при трудоустройстве является трудовая книжка. Для работника, который впервые в жизни устраивается на работу, вопрос о том, когда и как она будет оформлена, особенно актуален. В этой статье подробно разберем, какие сроки установлены законом, что нужно делать работодателю и самому сотруднику, а также как изменится ситуация с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Ключевое правило: сроки по Трудовому кодексу РФ
Основной нормой, регулирующей этот вопрос, является статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно ей:
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку (в бумажном или электронном виде) и внести в нее первую запись о приеме на работу не позднее трех рабочих дней со дня приема работника на работу.
- Если работник уже имеет трудовую книжку (например, из предыдущего места работы), то новая запись вносится в ту же книжку.
- Если работник принят на работу впервые и у него нет трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить и выдать сотруднику в установленный трехдневный срок.
Важно: Три дня — это максимальный срок. На практике оформление часто происходит в день приема на работу или на следующий день.
Что входит в «оформление» трудовой книжки?
Процесс состоит из двух основных этапов:
- Изготовление/получение бланка. Работодатель (или уполномоченное им лицо) должен иметь на руках чистый бланк трудовой книжки установленного образца. Для организаций это может быть централизованное получение или заказ у типографий.
- Внесение первой записи. В раздел I «Сведения о работнике» вносятся:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата рождения.
- Сведения об образовании (если есть).
- В раздел II «Трудовая деятельность» делается первая запись: дата приема на работу, наименование организации, должность, основание приема (трудовой договор, приказ).
После внесения записей трудовая книжка подписывается директором (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации. Затем она выдается работнику под расписку.
Особенности для работника, принятого впервые
Если человек устраивается на первую в жизни работу:
- У него отсутствует трудовая книжка. Работодатель должен его об этом предупредить и организовать ее изготовление.
- Стоимость бланка и изготовления обычно несет работодатель.
- Работник должен предоставить работодателю необходимые данные для заполнения (паспортные данные, данные об образовании) и расписаться в получении готовой книжки.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): что меняется?
С 1 января 2021 года в России начал действовать механизм электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Как это влияет на сроки оформления для впервые принятого?
- Если работник не против ЭТК: Трудовая деятельность будет фиксироваться в электронном виде. Бумажная трудовая книжка не выдается. Сведения о приеме на работу вносятся в ЭТК в те же 3 рабочих дня. Работник может в любой момент получить распечатанную выписку из ЭТК.
- Если работник требует бумажную книжку: Работодатель обязан выдать ему бумажный бланк и оформить его в течение тех же 3 рабочих дней. При этом сведения также будут внесены в электронную систему (если работодатель ведет ЭТК).
- До 2026 года работодатель может вести учет как в бумажном, так и в электронном виде (по согласованию с работником). После 2026 года ведение ЭТК станет обязательным для всех, но право на бумажный экземпляр сохранится.
Что делать, если срок нарушен?
Если работодатель не оформил трудовую книжку (или не внес запись) в течение 3 рабочих дней, это является административным правонарушением.
- По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (включая правила оформления трудовых книжек) на должностных лиц накладывается штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- На юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.
Работнику в такой ситуации следует:
- Написать заявление на имя директора с требованием оформить трудовую книжку.
- При отсутствии реакции, обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав.
Практические шаги для работодателя
Чтобы соблюсти сроки и избежать штрафов, рекомендуется следующий алгоритм:
- В день приема на работу: Получить от нового сотрудника паспорт, документы об образовании, военный билет (если есть), СНИЛС, ИНН.
- В течение 1-2 дней: Заполнить бланк трудовой книжки (или подготовить электронную запись).
- В течение 3 рабочих дней: Подписать, заверить печатью и выдать книжку работнику под расписку. Если ведется ЭТК — направить работнику уведомление о создании его электронной трудовой книжки.
- Обязательно: Сохранить копию приказа о приеме на работу и расписку работника о получении трудовой книжки (или об ознакомлении с данными в ЭТК).
Срок оформления трудовой книжки для работника, принятого впервые, — не позднее 3 рабочих дней с даты приема на работу.
Работодатель обязан изготовить и выдать бумажный бланк, если сотрудник не согласен на электронную книжку.
С 1 января 2026 года электронные трудовые книжки станут обязательным стандартом для всех работодателей, но право на бумажный экземпляр сохранится.
Нарушение сроков влечет административную ответственность для работодателя.
Работнику, чьи права нарушены, следует обращаться в ГИТ или суд.
Запомните: Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. Своевременное и правильное ее оформление — это обязанность работодателя и ваше право как работника.