Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на глобальный переход на электронный формат, вопрос о сроках оформления и ведения трудовых книжек остается критически важным для работодателей․ Нарушение установленных сроков может привести к серьезным штрафам от трудовой инспекции․ В этой статье мы подробно разберем, в какие сроки должна быть оформлена трудовая книжка, каковы правила внесения записей и как изменилось законодательство с учетом внедрения ЭТК․

Общие правила: когда работодатель обязан начать ведение книжки

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него свыше 5 дней (при условии, что эта работа является для сотрудника основной)․ Это означает, что без оформления трудовой книжки нельзя официально трудоустроить человека на основную работу на срок больше 5 дней․

Срок оформления трудовой книжки при первичном трудоустройстве

Если сотрудник устраивается на работу впервые, закон отводит работодателю чуть больше времени на подготовку документа․ Оформление трудовой книжки в таком случае должно быть произведено не позднее недельного срока со дня приема на работу․

Важно отметить, что данное оформление происходит в присутствии самого работника․ Этот срок установлен Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Приказом Минтруда РФ от № 320н)․

Срок внесения записей в уже существующую трудовую книжку

Если работник принес вам свою бумажную трудовую книжку, записи о приеме на работу, переводах и увольнении также должны вноситься в установленные сроки:

• При приеме на работу: запись вносится не позднее недельного срока со дня фактического начала работы сотрудника․
• При увольнении: запись производится строго в день увольнения работника․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности и сроки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это важное нововведение, которое меняет подход к документообороту:

1. Первичное трудоустройство: Начиная с 2021 года, для лиц, впервые устраивающихся на работу, оформляется только электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Бумажный бланк им больше не выдается․ По сути, ЭТК — это не физический документ, а данные в базе СФР․ Работодатель сдает отчет ЕФС-1 по кадровым мероприятиям, а сотрудник при необходимости может получить выписку по формам СТД-Р или СТД-СФР․
2. Переход на ЭТК действующих работников: В соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ, работник имеет право подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Закон не устанавливает жестких требований к срокам подачи такого заявления и началу ведения книжки в электронном формате․ Однако для удобства ведения учета рекомендуется относить этот срок к началу соответствующего отчетного периода по согласованию с работником․

Важное напоминание для кадровиков

Если работник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку, обязательно напомните ему отразить в этом заявлении просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки․ Это позволит избежать путаницы и ответственности за хранение документа, который уже не будет вестись в бумажном виде․

Сроки выдачи трудовой книжки на руки

Помимо сроков оформления, законодательство строго регламентирует сроки выдачи документа работнику:

• При увольнении: трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в день прекращения трудового договора)․
• По заявлению работника (в период работы): для предоставления сведений о стаже в Социальный фонд России (СФР) или по иным причинам, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня обращения (подачи заявления) работника․ В этом случае работник обязан вернуть книжку работодателю также в течение трех рабочих дней после возвращения из органа, куда она была предоставлена․

Краткая шпаргалка для работодателя

Чтобы не запутаться в сроках, сохраните эти ключевые ориентиры:

• 5 дней — срок, до истечения которого необходимо начать вести трудовую книжку на нового сотрудника․
• 1 неделя (7 дней) — максимальный срок для оформления новой трудовой книжки или внесения записи о приеме на работу․
• 3 рабочих дня — срок выдачи трудовой книжки на руки по заявлению работника в период его работы, а также срок для отправки документа по заявлению уволенного сотрудника․
• День увольнения — срок внесения записи об увольнении и выдачи документа уволенному․

Соблюдение сроков оформления и выдачи трудовых книжек — прямая обязанность работодателя․ С завершением в 2026 году перехода на ЭТК бумажные бланки постепенно уходят в прошлое, однако для работников, сохранивших бумажный формат, правила остаются неизменными․ Главное, не забывать о недельном сроке при приеме на работу и трехдневном, при выдаче документа по заявлению сотрудника․