В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С 1 января 2020 года в большинстве организаций ведутся электронные трудовые книжки, однако бумажные экземпляры до сих пор используются у тех сотрудников, у которых они были оформлены до 2021 года. В этой статье собраны актуальные сроки и правила, которые нужно знать как работодателю, так и работнику.
Переход на электронные трудовые книжки
- С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки.
- Бумажные трудовые книжки сохраняются только у тех сотрудников, у которых они были оформлены до 2021 года.
- Для новых сотрудников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2026 года, бумажную трудовую книжку оформлять не нужно – все данные фиксируются в электронном виде.
Сроки оформления и заполнения
2.1 Приём на работу
Приём нового сотрудника в организацию – это первый шаг к оформлению трудовой книжки. Сроки, которые нужно соблюдать:
- До 7 дней со дня поступления сотрудника на работу – работодатель обязан оформить трудовую книжку.
- Если сотрудник работает более пяти дней, трудовая книжка ведется в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.
2.2 Заполнение трудовой книжки
После оформления документа работодатель имеет ограниченное время на внесение сведений о трудовой деятельности:
- 7 дней со дня поступления сотрудника – срок заполнения первой записи.
- При изменении условий труда (смена должности, места работы, заработной платы) запись в трудовой книжке должна быть внесена в течение три рабочих дня с момента изменения.
- При расторжении трудового договора выписка из трудовой книжки выдаётся в день увольнения.
2.3 Выдача трудовой книжки работнику
Работник имеет право получить трудовую книжку в любой момент. Сроки выдачи:
- Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче.
- При расторжении договора работник получает выписку в день увольнения.
Сроки хранения трудовых книжек
Сохранность трудовой книжки важна для работодателя и работника. Сроки хранения зависят от даты оформления:
- Если трудовая книжка оформлена до 1 января 2003 года – хранить её необходимо 75 лет.
- После 1 января 2003 года срок хранения составляет 50 лет.
- В электронном виде документ хранится в системе СФР до истечения срока действия, но при этом сохраняется в резервных копиях.
Срок действия документа
Трудовая книжка имеет ограниченный срок действия, который истекает 1 сентября 2027 года. После этого момента документ считаеться недействительным, но его данные сохраняются в системе для целей проверки.
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте, что все записи в трудовой книжке сделаны в срок – это поможет избежать штрафов и недоразумений.
- При переходе на электронный формат убедитесь, что все данные корректно перенесены и доступны в системе.
- Соблюдайте сроки хранения – это обязательное требование законодательства;
- Если у сотрудника есть награды, их сведения также должны быть внесены в трудовую книжку в течение три рабочих дня после получения.
Соблюдение сроков оформления, заполнения и хранения трудовой книжки – ключевой элемент правильного ведения кадровой документации. Переход на электронный формат упрощает процесс, но требует внимательности к деталям. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы сможете избежать штрафов, недоразумений и обеспечить надёжную защиту трудовой истории ваших сотрудников.