Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Вопрос о том, как быстро и в какие сроки работодатель обязан выдать трудовую книжку, часто возникает как у новых сотрудников, так и у тех, кто уже работает в компании. Ниже разберём актуальные правила, сроки оформления и особенности перехода на электронный формат.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработок, наличие и отсутствие отпусков, а также сведения о работодателе. Она обязательна для всех, кто проработал в организации более пяти дней.
Ключевые сведения, которые вносятся в трудовую книжку
- Дата приёма на работу
- Должность и место работы
- Дата увольнения (если применимо)
- Сведения о стаже и начисленных отпусках
- Печати и подписи работодателя
Сроки выдачи трудовой книжки при приёме на работу
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о её выдаче. Это правило применимо как к бумажной, так и к электронной трудовой книжке.
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), даты в трудовой книжке могут не совпадать с датой фактической выдачи. В такой ситуации в графе 2 указывается дата подачи заявления, а в графе 3 – дата выдачи.
Пример оформления при переходе на ЭТК
- 05.04 – дата подачи заявления о переходе на ЭТК
- 06.04 – дата фактической выдачи трудовой книжки на руки (если работник получил бумажную копию)
Важное замечание: даты могут не совпадать, но они должны быть отражены в соответствии с правилами.
Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении
При увольнении работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку.
- Передать её сотруднику в последний рабочий день.
Если работник перешёл на электронный формат, работодатель выдает справку по форме СТД‑Р, содержащую сведения о трудовой деятельности.
Важно: день увольнения считается днем выдачи трудовой книжки. Поэтому работодатель должен убедиться, что сотрудник получил документ в последний рабочий день, чтобы избежать штрафов и недоплат.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если человек устраивается на работу впервые после 1 января 2021 г., бумажный документ ему больше не создаётся – история хранится только в цифре.
Для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка, она продолжается вести в организации, но при этом работодатель обязан:
- Вести сведения в электронном виде и передавать их в Федеральную службу по труду (СФР).
- При необходимости выдать бумажную копию сотруднику.
Преимущества ЭТК
- Удобство доступа к данным для работодателя и работника.
- Сокращение бумажных расходов.
- Быстрая проверка стажа при трудоустройстве в новые компании.
Хранение трудовых книжек в организации
Срок хранения зависит от даты оформления:
- Если трудовая книжка оформлена до 1 января 2003 г., хранить её необходимо 75 лет.
- После 1 января 2003 г. срок хранения составляет 50 лет.
Эти требования закреплены в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. о трудовых книжках.
Практические рекомендации для работодателя
- Проверяйте, что заявка о выдаче трудовой книжки подана в письменной форме.
- Соблюдайте срок в три рабочих дня для выдачи.
- Если работник уволился, убедитесь, что он получил документ в последний рабочий день.
- Ведите электронный журнал трудовой книжки и передавайте данные в СФР.
- Соблюдайте сроки хранения в соответствии с законодательством.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить трудовую книжку позже, чем через три дня? – Нет, это нарушает Трудовой кодекс. В случае задержки работодатель может быть привлечён к ответственности.
- Что делать, если работник не забрал трудовую книжку? – День увольнения считаеться днем выдачи. Работодатель обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.
- Можно ли получить бумажную копию после перехода на ЭТК? – Да, при желании работник может запросить бумажную копию, но это будет дополнительный документ, не заменяющий ЭТК.
- Какой документ нужен при переезде в другую компанию? – Справка по форме СТД‑Р (для ЭТК) или копия бумажной трудовой книжки.
Соблюдение сроков выдачи трудовой книжки – важный аспект соблюдения трудового законодательства. Работодатель обязан выдать документ в течение трёх рабочих дней после заявления, а при увольнении – в последний рабочий день. Переход на электронный формат упрощает процесс, но при этом сохраняется обязанность вести точные записи и хранить их в соответствии с законом.
Следуя этим правилам, вы обеспечите правовую защиту как для компании, так и для ваших сотрудников.