Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек с 2020 года, бумажные экземпляры до сих пор остаются актуальными для многих сотрудников, особенно тех, кто начал трудовую деятельность до 1 января 2021 года. В этой статье подробно разберём, когда и в какие сроки должен быть заведён трудовой книжка, какие нормы регулируют этот процесс, и какие последствия могут возникнуть при нарушении сроков.

Когда необходимо заводить трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка заводится работнику при первом трудоустройстве после заключения трудового договора; Однако есть важные нюансы:

• Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года — трудовая книжка не заводится в бумажном виде. Всё оформляется в электронной форме через Пенсионный фонд РФ (ПФР) и Единую информационную систему.
• Если работник уже имел трудовую книжку ранее — новый работодатель обязан принять её и продолжить ведение записей.
• Если сотрудник проработал в организации менее 5 дней — трудовая книжка не обязана заводиться (согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике). Однако рекомендуется оформить её, если есть вероятность дальнейшего трудоустройства.

Сроки заведения трудовой книжки при приеме на работу

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда РФ № 320н. Согласно этим правилам:

1. Заведение трудовой книжки должно быть выполнено не позднее недельного срока со дня фактического выхода работника на работу.
2. Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора.
3. Все действия (заполнение титульного листа, внесение записи о приёме) должны производиться в присутствии работника и с его подписью.

Важно! Недельный срок, это максимальный предел. Рекомендуется завести трудовую книжку в первый же рабочий день после подписания трудового договора, чтобы избежать рисков нарушения трудового законодательства и претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Что делать, если трудовая книжка была заведена до 1 января 2004 года?

Если работник уже имеет трудовую книжку, оформленную по старой форме (до 2004 года), то:

• Новую книжку заводить не нужно, даже если в ней осталось много свободных строк.
• Все последующие записи (о приёме, переводе, увольнении) вносятся в эту же книжку.
• Когда свободные строки заканчиваются, оформляеться вкладыш к трудовой книжке по форме, утверждённой в 2004 году.
• Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и хранится вместе с ней.

Таким образом, даже в 2026 году работодатель обязан работать с устаревшими формами, если они были правильно оформлены ранее. Замена старой книжки на новую возможна только по инициативе работника и при наличии оснований (например, утрата, порча, нечитаемость записей).

Сроки внесения записей в трудовую книжку

С 1 сентября 2021 года установлены разные сроки для разных видов записей:

• Приём на работу, перевод, увольнение — запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты соответствующего события.
• Иные записи (например, о наградах, повышении квалификации) — в течение недели с даты оформления приказа.
• Увольнение — запись вносится в день увольнения, а трудовая книжка выдаётся работнику не позднее трёх рабочих дней с даты увольнения.

Нарушение этих сроков может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штрафы для работодателя от 30 000 до 50 000 рублей, а для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан:

1. Уведомить его о необходимости получения книжки (письменно, по почте или электронной почте).
2. Если работник дал согласие на отправку книжки по почте — отправить её в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного согласия.
3. Если работник не отвечает — книжка хранится в организации до востребования, но не более 50 лет.

После истечения 50 лет невостребованные трудовые книжки подлежат уничтожению в установленном порядке (с составлением акта и уведомлением ПФР).

Срок хранения трудовых книжек

Срок хранения трудовых книжек зависит от даты увольнения работника:

• Если работник уволился до 1 января 2003 года — трудовая книжка хранится в архиве организации 75 лет.
• Если работник уволился после 1 января 2003 года — срок хранения составляет 50 лет.

После истечения срока хранения документы передаются в государственный архив или уничтожаются в соответствии с законодательством об архивном деле.

Особенности 2026 года: переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года вступили в силу новые положения, касающиеся трудовых книжек:

• Новые сотрудники, устраивающиеся на работу после 1 января 2026 года, не получают бумажные трудовые книжки. Их трудовой стаж фиксируется исключительно в электронном виде через ПФР.
• Работодатели обязаны передавать данные о приёме, переводе и увольнении в электронном виде в течение 1 рабочего дня с даты события.
• Работники, имеющие бумажные книжки, могут выбрать — продолжать использовать бумажный вариант или перейти на электронный. Для этого нужно подать заявление в ПФР.
• Бумажные книжки, заведённые до 2026 года, остаются действительными и продолжают использоваться до полного заполнения или утраты.

В 2026 году правила заведения и ведения трудовых книжек остаются строго регламентированными. Вот основные моменты, которые должен знать каждый работодатель:

1. Заводить трудовую книжку нужно в течение 7 дней с даты выхода работника на работу.
2. Новые сотрудники с 2026 года получают только электронную трудовую книжку — бумажную не оформляют.
3. Старые книжки до 2004 года продолжают использоваться, не заменяются на новые.
4. Записи вносятся в течение 5 рабочих дней — за исключением увольнения, когда срок, 1 день.
5. Хранение книжек — 50 или 75 лет в зависимости от даты увольнения.
6. Не выданная книжка хранится до востребования, но не более 50 лет.

Соблюдение этих сроков, не просто формальность, а обязательное требование трудового законодательства. Нарушение сроков может привести к штрафам, жалобам работников и проверкам со стороны Государственной инспекции труда. Поэтому важно систематизировать кадровый процесс и использовать современные технологии для контроля сроков ведения трудовых книжек.

Рекомендация: Внедрите в кадровую службу автоматизированный календарь напоминаний о сроках внесения записей и выдачи книжек — это снизит риски и повысит профессионализм работы с персоналом.