Обновлено: 22 мая 2026 года
⚠️ Важно запомнить:
С 1 января 2020 года все кадровые изменения необходимо отражать в ПФР по форме СЗВ-ТД. Это означает, что бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое, уступая место электронным форматам учета.
Что такое трудовая книжка СТД ПФР?
Трудовая книжка, это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются:
- Места работы
- Занимаемые должности
- Награды и поощрения
- Основания для увольнения
- Сведения о повышении квалификации
СТД (Сведения о трудовой деятельности) — это новая форма отчетности, которая была введена для автоматизации учета трудового стажа. Она позволяет:
- Упростить процесс ведения трудовой документации
- Сократить количество бумажных документов
- Обеспечить более точный учет стажа
- Ускорить процедуры при приеме на работу и увольнении
Электронные трудовые книжки: революция в учете стажа
Статистика и тенденции
По данным Пенсионного фонда России (ПФР), на май 2026 года:
- Более 1 миллиона россиян уже перешли на электронные трудовые книжки
- К 2025 году планируется полный переход на электронный формат учета
- Переходный период составляет около 12 лет (с 2020 по 2032 годы)
Преимущества электронных трудовых книжек
Для работников:
- Отсутствие риска потери документа
- Возможность быстрого получения информации о стаже через личный кабинет на сайте ПФР
- Автоматическое накопление данных о стаже
Для работодателей:
- Сокращение бумажной работы
- Уменьшение ошибок при ведении документации
- Автоматизированный обмен данными с ПФР
- Снижение затрат на хранение документов
Форма СЗВ-ТД: что это и как с ней работать?
СЗВ-ТД, это отчетная форма, которая подается в Пенсионный фонд России для учета сведений о трудовой деятельности. Она включает:
- Данные о приеме на работу
- Сведения об увольнении
- Информацию о переводах между подразделениями
- Данные о внутренних перемещениях
Сроки подачи: Отчет предоставляется не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
⚠️ С 1 января 2020 года работодатели обязаны предоставлять сведения по форме СЗВ-ТД в обязательном порядке. Это касается всех организаций, независимо от формы собственности и количества сотрудников.
Как получить дубликат трудовой книжки?
Если у сотрудника утеряна или повреждена трудовая книжка, он может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата. В заявлении необходимо указать:
- Причину запроса дубликата
- Подтверждающие документы (если есть)
- Сведения о предыдущих местах работы
Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней с момента подачи заявления.
Что не будет вноситься в электронную трудовую книжку?
Согласно последним разъяснениям ПФР, в электронную трудовую книжку не будут включаться:
- Награды и благодарности
- Сведения о дисциплинарных взысканиях
- Информация о внутренних распоряжениях организации
Законопроекты и будущее трудовых книжек
По информации от FINMARKET.RU, Минтруд планирует внести в Госдуму законопроект об электронных трудовых книжках до конца весенней сессии (до 28 июля 2026 года). Это станет важным шагом на пути к полной цифровизации учета трудового стажа.
Основные положения законопроекта:
- Установление четких правил ведения электронных трудовых книжек
- Определение ответственности работодателей за своевременное внесение данных
- Установление переходных периодов для различных категорий работников
- Обеспечение конфиденциальности данных
Практические рекомендации для работодателей
Что нужно сделать прямо сейчас?
- Перейти на электронный формат учета: Начните использовать систему СЗВ-ТД для всех кадровых изменений.
- Обучить сотрудников: Проведите инструктаж для HR-специалистов и бухгалтеров по работе с новой системой.
- Обновить внутренние документы: Внесите изменения в локальные нормативные акты, касающиеся ведения трудовых книжек.
- Наладить взаимодействие с ПФР: Убедитесь, что ваша система корректно передает данные в фонд.
- Информировать сотрудников: Объясните работникам, как они могут получить доступ к своим электронным трудовым книжкам.
Частые ошибки и как их избежать
- Несвоевременная подача отчетности: Установите напоминания о сроках сдачи отчетов.
- Ошибки в данных: Дважды проверяйте информацию перед отправкой в ПФР.
- Игнорирование переходного периода: Не откладывайте переход на электронный формат — начните уже сейчас.
- Недостаточная информированность сотрудников: Проведите разъяснительную работу с коллективом.
Вопросы и ответы
❓ Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?
Ответ: Да, в переходный период допускается ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек. Однако с 2025 года бумажные варианты будут полностью выведены из оборота.
❓ Как сотрудник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Ответ: Для этого необходимо:
- Зарегистрироваться на сайте ПФР или в личном кабинете на портале Госуслуг
- Использовать подтвержденную учетную запись (через Госуслуги, банк или МФЦ)
- Найти раздел «Трудовая книжка» в личном кабинете
❓ Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?
Ответ: Необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением о корректировке данных. Работодатель обязан в течение 10 дней внести исправления.
Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который уже идет полным ходом. Работодатели, которые своевременно адаптируются к новым требованиям, смогут:
- Сократить административные расходы
- Минимизировать риски ошибок в учете стажа
- Повысить прозрачность кадрового учета
- Улучшить взаимодействие с государственными органами
Сотрудники, в свою очередь, получат удобный доступ к своим трудовым записям и смогут оперативно получать необходимые справки.
🔹 Ключевые выводы:
- Электронные трудовые книжки, это будущее, и переход на них уже начался
- Форма СЗВ-ТД обязательна для всех работодателей с 2020 года
- К 2025 году бумажные трудовые книжки будут полностью выведены из оборота
- Работодатели должны оперативно перестраивать свои процессы учета
- Сотрудники получают новые возможности доступа к своим данным
Не откладывайте переход на электронные трудовые книжки, начните уже сегодня, чтобы быть в числе первых, кто успешно адаптировался к новым реалиям!
Если у вас остались вопросы по теме электронных трудовых книжек или формы СЗВ-ТД, обращайтесь к специалистам ПФР или к квалифицированным HR-консультантам.