Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются все важные события, связанные с приёмом на работу, переводами, увольнениями, поощрениями и другими фактами трудовой биографии. Ниже подробно рассмотрена структура бумажной и электронной трудовой книжки, а также актуальные требования по её оформлению и оцифровке в Украине.

Структура бумажной трудовой книжки

Традиционная трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет строго определённое содержание.

ьный лист

• Фамилия, имя, отчество работника;
• Дата и место рождения;
• Образование (уровень, специальность, учебное заведение);
• Профессия, специальность, квалификация;
• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата выдачи и подпись уполномоченного лица.

Сведения о работе

Основной раздел, в котором делаются записи о каждом месте трудоустройства. Запись содержит:

• Дата приёма на работу;
• Наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
• Подразделение, в котором принят работник;
• Должность, профессия или специальность;
• Трудовой договор (номер, дата заключения);
• Дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• Подпись руководителя и печать организации.

Сведения о наградах и поощрениях

В этот раздел вносятся:

• Награды государственные и ведомственные;
• Почётные грамоты, благодарности;
• Премии за высокие показатели труда;
• Иные поощрения, предусмотренные внутренними нормативными актами предприятия.

Сведения о повышении квалификации и обучении

• Курсы повышения квалификации;
• Переподготовка;
• Стажировки;
• Получение учёных степеней и званий.

Заключительные записи

Последняя запись делается при окончательном увольнении работника из организации. В ней указываются:

• Общий трудовой стаж (на дату увольнения);
• Подпись уполномоченного лица отдела кадров;
• Печать организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в Украине при приёме на работу впервые гражданам оформляется исключительно электронная трудовая книжка. Она ведётся в едином государственном реестре застрахованных лиц (ЕГРЗЛ) и доступна работнику через личный кабинет на портале Дия или через сервисы Пенсионного фонда.

Что содержит ЭТК?

Электронный вариант дублирует все разделы бумажной книжки, но информация хранится в структурированном виде:

• Личные данные (ФИО, дата рождения, ИНН, серия и номер паспорта);
• Сведения о местах работы (дата приёма/увольнения, наименование работодателя, ЕГРПОУ, должность);
• Информация о переводах внутри организации;
• Данные о наградах, поощрениях, повышении квалификации;
• Сведения о периодах нетрудоспособности (больничные, декретные отпуска) – при наличии согласия работника;
• Электронная подпись уполномоченного лица и timestamp каждой записи.

Преимущества ЭТК:

• Минимизация риска потери или повреждения документа;
• Быстрый доступ к выписке о трудовом стаже;
• Возможность автоматической проверки данных при приёме на работу;
• Сокращение бюрократических процедур при оформлении пенсии и социальных выплат.

Оцифровка бумажных трудовых книжек: сроки и порядок

В связи с переходом на электронный учёт трудовой деятельности в Украине установлен обязательный срок оцифровки всех бумажных трудовых книжек, оформленных до 1 января 2004 года.

Ключевые даты

• – сегодняшняя дата (по информации из сети);
• 10 июня 2026 года – окончательный срок, до которого все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный реестр застрахованных лиц;
• С 10 июня 2021 года – начало обязательного оформления ЭТК при приёме на работу впервые.

Кто должен оцифровать?

• Работник – подаёт заявление о оцифровке через своего работодателя или непосредственно в органы социальной защиты;
• Работодатель – обеспечивает передачу данных о работе сотрудника в электронный реестр (при наличии согласия работника);
• Учреждения социальной защиты и Пенсионный фонд – принимают и проверяют поступающие сведения, выдают подтверждение о внесении в реестр.

Как оцифровать?

1. Собрать оригинал трудовой книжки и документы, подтверждающие периоды работы (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки);
2. Заполнить заявление о оцифровке (форма утверждена Минсоцполитики);
3. Подать заявление в отдел кадров своего предприятия или в центр предоставления административных услуг (ЦПАУ);
4. Дождаться проверки и внесения данных в ЕГРЗЛ;
5. Получить электронную выписку или доступ к личному кабинету, где отражена оцифрованная трудовая книжка.

В случае, если одна из организаций, в которой работал сотрудник, не сделала запись ни о приёме, ни об увольнении (как указано в предоставленном фрагменте), необходимо:

• Предоставить альтернативные доказательства трудовой деятельности (трудовой договор, приказ, выписка из бухгалтерии, справка с места работы);
• Обратится к бывшему работодателю с запросом о внесении пропущенной записи (в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Украины);
• Если работодатель ликвидирован или недоступен – подать заявление в суд для восстановления трудового стажа на основании иных документов.

Правовые основания

Ведение и оформление трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Украины (статьи 66‑70 – о трудовых книжках);
• Постановление Кабинета Министров Украины № 122 от «О переходе на электронные трудовые книжки»;
• Приказ Минсоцполитики № 345 от «Об утверждении формы заявления о оцифровке бумажной трудовой книжки»;
• Закон Украины «Об электронном доверии» (для обеспечения юридической силы электронных подписей и записей в ЕГРЗЛ).

Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный инструмент подтверждения трудового стажа, который непосредственно влияет на право на пенсию, пособия по безработице, социальные выплаты и многие другие гарантии. Понимание её структуры, знание порядка внесения записей и умение оперативно оцифровать бумажный вариант помогут избежать проблем при трудоустройстве, переходе на новую работу и оформлении пенсионных выплат.

С учётом приближающегося срока 10 июня 2026 года рекомендуется уже сейчас проверить наличие всех записей в своей трудовой книжке, собрать недостающие документы и инициировать процесс оцифровки, чтобы избежать последствий пропуска дедлайна.