Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все события, связанные с трудовой деятельностью: приём на работу, перевод, увольнение, смена фамилии, переход на ЭТК (единый табельный контроль) и т.д. Каждый из этих пунктов оформляется в виде отметки в соответствующем разделе «Сведения о работе».
Что такое отметка в трудовой книжке?
- Отметка — запись, содержащая сведения о конкретном событии в трудовой жизни сотрудника.
- Она оформляется в оригинальной бумажной книжке и, начиная с 2026 года, может быть также внесена в электронный формат, если сотрудник перешёл на ЭТК.
- Отметка должна быть чёткой, без ошибок, выполнена световодостойкими чернилами (черный, синий или фиолетовый).
Типы отметок и их назначение
- Приём на работу – первая запись в разделе «Сведения о работе».
- Перевод/смена должности – запись о смене места работы внутри одной организации.
- Увольнение – запись о завершении трудового договора.
- Смена фамилии – запись о смене имени/фамилии.
- Переход на ЭТК – запись о переходе на единую систему табельного учёта.
- Совместительство – запись о работе по совместительству (если это требуется по закону).
- Исправление ошибок – запись о корректировке ранее внесённой информации.
- Заверение – запись о заверении копии трудовой книжки.
Правила оформления отметок (2026 г.)
- Запись в оригинал бумажной трудовой книжки вносится переводной, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами.
- Не допускается дублирование наименования организации. Если название было указано с ошибкой, после последней записи в разделе «Сведения о работе» делается отдельная отметка об ошибке и указание корректного названия.
- В основании записи указывается приказ о приёме на работу или трудовой договор. Порядковый номер и основание внесения записи не требуется при исправлении названия организации.
- Если сотрудник перешёл на ЭТК, в бумажной книжке ставится закрывающая запись. После этого новый работодатель не вправе вносить записи о работе и вознаграждениях; книжка ведётся только в электронном формате.
- Отметки о совместительстве оформляются согласно Приказу Минтруда РФ 320н от (п. 11).
- При отсутствии хотя бы одного из реквизитов запись может считаться недействительной.
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Ниже приведены образцы записей для разных ситуаций. Используйте их как шаблоны, дополняя конкретными данными.
Приём на работу (2026 г.)
№ 1 Приём на работу Наименование организации: ООО «Ромашка» Должность: Инженер
Перевод на другую должность (2026 г.)
№ 2 Перевод на должность Наименование организации: ООО «Ромашка» Должность: Старший инженер
Увольнение (2026 г.)
№ 3 Увольнение Наименование организации: ООО «Ромашка» Причина увольнения: По собственному желанию
Смена фамилии (2026 г.)
№ 4 Смена фамилии Старое имя: Иванов Новое имя: Иванов-Васильев
Переход на ЭТК (2026 г.)
№ 5 Переход на ЭТК Наименование организации: ООО «Ромашка»
Совместительство (2026 г.)
№ 6 Работа по совместительству Наименование организации: ООО «Ромашка» Должность: Консультант
Исправление ошибки в названии организации (2024 г.)
№ 7 Исправление названия организации Оригинальная запись: ООО «Ромашка» Корректное название: ООО «Ромашка и Партнёры»
Заверение копии трудовой книжки (2026 г.)
№ 8 Заверение копии трудовой книжки Свидетельство о заверении: № 12345
Ошибки и их исправление
- Если в записи допущена орфографическая ошибка, в конце раздела «Сведения о работе» делается отметка «Ошибка в записи» и указывается правильный вариант.
- При исправлении названия организации не требуется указывать порядковый номер и основание внесения записи;
- При наличии ошибок в датах, должностях или иных реквизитах необходимо внести отдельную отметку об исправлении, указав дату исправления и корректные данные.
Новые правила 2026 года
- Бумажная трудовая книжка закрывается после перехода на ЭТК; дальнейшие записи ведутся только в электронном формате.
- Появились новые требования к оформлению совместительства: запись о работе по совместительству должна быть оформлена в отдельной строке, если работник желает включить её в трудовой стаж.
- Установлены строгие требования к использованию световодостойких чернил и к точности заполнения реквизитов.
Журналы учета трудовых книжек (2024 г.)
Для компаний, использующих собственные формы журналов учета трудовых книжек, рекомендуется следовать образцу, предоставленному Минтрудом. В журнале фиксируются даты выдачи, возврата и проверки трудовых книжек.
Правильное оформление отметок в трудовой книжке — это залог корректного учёта трудового стажа и избежания юридических проблем в будущем. Следуйте приведённым выше правилам, используйте образцы записей, и ваша трудовая книжка будет в порядке.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться к кадровому отделу или юристу вашей организации.