Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Записи в неё вносятся строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек). Ниже представлена подробная инструкция, а также готовые образцы записей для самых типичных ситуаций.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из следующих разделов:
- Титульный лист – личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
- Сведения о работе – основной раздел, где фиксируются приёмы, переводы, увольнения и другие изменения трудовой деятельности.
- Сведения о награждении – информация о поощрениях, благодарностях, наградах.
- Вкладыш (при необходимости) – используется, когда основной раздел заполнен.
Каждая запись делается в отдельной строке таблицы раздела. В таблице четыре графы:
- Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная на всём протяжении трудовой деятельности).
- Графа 2 – дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
- Графа 3 – наименование организации (полное и, при наличии, сокращённое) и формулировка события (например, «Принят на работу» или «Уволен по собственному желанию»).
- Графа 4 – ссылка на нормативный акт (статья ТК РФ, приказ организации и т.п.) и подпись ответственного лица с печатью организации.
Общие правила внесения записей
- Запись делается черной или синей пастой, разборчивым почерком.
- После каждой записи ставится подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации (если она есть).
- В графе 3 указывается полное наименование работодателя; при наличии утверждённого сокращения его можно добавить в скобках.
- Нумерация записей ведётся без пропусков; если строка остаётся пустой, её не нумеруют.
- При переходе на электронную трудовую книжку в бумажном варианте делается запись о переходе (см. раздел «Переход на электронный формат»).
Образцы записей для типовых ситуаций
Приём на работу
Пример записи:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Принят на работу инженером‑программистом Приказ № 45 от ___________________ (подпись) [печать]
Разбор:
- Графа 1 – номер записи (1).
- Графа 2 – дата приёма.
- Графа 3 – полное наименование организации и должность.
- Графа 4 – основание (приказ) и подпись.
Перевод на другую должность (внутри организации)
Пример записи:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Переведён на должность ведущего инженера‑программиста Приказ № 112 от ___________________ (подпись) [печать]
Увольнение по собственному желанию
Пример записи:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Уволен по собственному желанию Статья 80 ТК РФ, приказ № 205 от ___________________ (подпись) [печать]
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Пример записи:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Уволен в связи с сокращением штата Статья 81 ТК РФ, приказ № 210 от ___________________ (подпись) [печать]
Награждение (поощрение)
Пример записи в разделе «Сведения о награждении»:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Награждён благодарностью за высокие показатели в выполнении проекта Приказ № 78 от ___________________ (подпись) [печать]
Переход на электронную трудовую книжку (сохранение бумажного варианта)
Согласно пункту 35 Порядка 320н, при переходе на электронный формат в бумажную книжку делается запись о переходе.
Пример записи:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Перешёл на ведение электронной трудовой книжки Приказ № 150 от ___________________ (подпись) [печать]
После этой записи отдел кадров больше не отвечает за ведение бумажного варианта, но книжка остаётся у сотрудника как подтверждающий документ.
Исправление ошибочной записи
Если обнаружена ошибка, исправление делается следующим образом:
- Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы текст остался читаемым.
- Сверху пишется исправленный вариант.
- Справа указывается «Исправлено верно» и подпись ответственного лица с датой.
Пример исправления:
ООО «Ромашка» (ООО «Ромашка») Переведён на должность ведущего инженера‑программиста Приказ № 112 от ___________________ (подпись) [печать] ~~Переведён на должность старшего инженера‑программиста~~ Исправлено верно ___________________ (подпись) [печать]
Как оформить запись: пошаговая инструкция
- Подготовьте документы – приказ о приёме/переводе/увольнении, трудовую книжку сотрудника, печать организации.
- Определите номер записи – посмотрите последнюю заполненную строку в разделе и добавьте единицу.
- Заполните графу 2 – дату события в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Заполните графу 3 – напишите полное наименование организации, при наличии сокращённое в скобках, затем формулировку события (например, «Принят на работу инженером‑программистом»).
- Заполните графу 4 – укажите номер и дату приказа, ссылку на статью ТК РФ (если требуется), затем оставьте место для подписи и печати.
- Поставьте подпись и печать – ответственное лицо (директор, руководитель отдела кадров) ставит свою подпись, рядом – печать организации.
- Проверьте – убедитесь, что нет опечаток, все данные соответствуют приказу, нумерация непрерывна.
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
- Трудовые книжки могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (ФЗ № 432‑ФЗ «О трудовых книжках»).
- При ведении электронной трудовой книжки данные передаются в ПФР через личный кабинет работодателя; бумажный вариант выдаётся сотруднику на руки.
- Если работник предъявляет книжку старого образца, работодатель продолжает вносить записи в неё без замены на новый бланк.
- При утрате трудовой книжки допускается выдача дубликата на чистом бланке любого образца (старого или нового).
Правильное внесение записей в трудовую книжку – важная часть кадрового документооборота, которая напрямую влияет на пенсионное обеспечение и подтверждение трудового стажа сотрудника. Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить соответствие всех записей действующему законодательству.
Помните: каждая запись должна быть подкреплённым приказом или иным внутренним документом, подписана ответственным лицом и, при наличии, заверена печатью организации. Только тогда трудовая книжка будет иметь полную юридическую силу.