Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его наградах и увольнениях. Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. В этой статье мы подробно разберем, что именно содержится в трудовой книжке, как вести записи правильно и какие глобальные изменения вступили в силу к 2026 году.

Что внутри: структура и разделы трудовой книжки

Независимо от того, говорим ли мы о классическом бумажном бланке или о выписке из электронной базы, информация в трудовой книжке имеет строгую структуру. Понимание того, что в ней находится, необходимо как кадровикам, так и самим работникам.

ьный лист

Это лицо документа. На ьном листе размещается личная информация о работнике:

• Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Уровень образования и специальность/профессия;
• Дата заполнения;
• Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.

Если личные данные сотрудника меняются (например, при смене фамилии), старые данные зачеркиваются, а новые записываются рядом. При этом на внутренней стороне обложки обязательно делается ссылка на документ, подтверждающий изменения (например, свидетельство о браке).

Сведения о работе

Это самый объемный раздел. Именно сюда вносится информация о трудовом пути сотрудника:

1. в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации или индивидуального предпринимателя.
2. Поступление на работу: дата приема, структурное подразделение, должность/профессия, разряд/категория, а также реквизиты приказа о приеме.
3. Переводы: постоянные переводы на другую должность или в другое подразделение.
4. Увольнение: дата увольнения, причина (со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ) и реквизиты приказа об увольнении.

Каждая запись должна иметь свой порядковый номер. Важно помнить: после записи об увольнении с основного места работы обязательно ставится подпись кадровика и печать организации (при наличии).

Сведения о награждениях

В этот раздел вносятся данные о государственных наградах, почетных грамотах, званиях и других поощрениях, предусмотренных законодательством или уставом компании. Замечания, выговоры и штрафы в трудовую книжку не вносятся.

Особенности заполнения: разбор сложных ситуаций

Кадровая работа полна нюансов. Рассмотрим несколько частых вопросов, с которыми сталкиваются специалисты при заполнении трудовых книжек.

Формулировки при увольнении по собственному желанию

Часто возникает путаница с тем, как именно сформулировать запись. Согласно правилам, запись должна точно соответствовать формулировке ТК РФ. Например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Сокращения слов в этой записи не допускаются.

Записи о военной службе по контракту

В Роструд регулярно поступают вопросы о необходимости внесения информации о военной службе. Согласно законодательству, время военной службы по контракту включается в страховой стаж. Работодатель обязан внести запись о военной службе в трудовую книжку после записи об увольнении с предыдущего места работы в виде заголовка: «Запись за номером таким-то недействительна» (если нужно аннулировать старую) или просто как новую запись о периоде службы.

Прием на работу иностранных граждан

Если в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан (или другой страны) и бумажной трудовой книжки у него нет, действовать нужно по правилам: работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку на территории РФ. Документы с предыдущих мест работы за рубежом в российскую трудовую книжку не вносятся.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): завершение переходного периода

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, подавая отчеты СЗВ-ТД. В конце 2020 года работодатели подавали данные о сотрудниках и их местах работы для инициализации системы.

Важнейшее событие: с 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:

• Трудовой стаж всех работников теперь формируется и хранится в цифровом формате на портале Госуслуг и в Пенсионном фонде (СФР).
• Бумажная трудовая книжка перестает быть основным документом, подтверждающим стаж для всех новых трудоустройств.
• Работодатель больше не обязан вести дублирующие записи на бумаге для тех, кто перешел на ЭТК.

Однако в некоторых ситуациях вести бумажную трудовую книжку все же разрешается (например, для тех, кто до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажного формата). Но для новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые, теперь существует только электронный вариант.

Главные правила кадровика

Самое главное помнить, что трудовая книжка — это строгий финансовый документ. Ошибки в нем могут стоить сотруднику части пенсии или проблем при трудоустройстве.

1. Не используйте сокращения (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», или «ТК РФ» вместо полного названия кодекса).
2. Все даты записываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
3. Зачеркивание допускается только на ьном листе при смене ФИО. В разделе «Сведения о работе» ошибочные записи признаются недействительными путем внесения новой записи.
4. Своевременно сдавайте отчетность СЗВ-ТД, именно из нее формируется ваша электронная трудовая книжка.

Трудовая книжка прошла долгий путь от тяжелого бумажного бланка до удобной цифровой выписки. К 2026 году процесс цифровизации практически завершен, что значительно упрощает учет стажа и избавляет от проблемы утери документа. Тем не менее, знание структуры и правил ведения трудовой книжки остается критически важным для специалистов по кадрам, чтобы гарантировать сотрудникам правильный учет их стажа и заслуженных выплат.