Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. На протяжении многих лет именно она служила ключевым инструментом для подтверждения опыта работы при трудоустройстве, а также для расчета пенсии и социальных выплат. Несмотря на глобальную цифровизацию, вопрос о том, какие именно сведения заносятся в трудовую книжку, остается актуальным для кадровиков, бухгалтеров и самих работников.
Исторический контекст и переход на ЭТК
С 2021 года специалисты по кадрам при приеме на работу начали активно переходить на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). В конце 2020 года работодатели подавали данные о сотрудниках и их местах работы для формирования электронной базы. С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж теперь будет подтверждаться преимущественно в цифровом формате. Уже сегодня около 24 млн работников в России переведены на электронный формат.
Однако бумажная трудовая книжка не исчезла в одночасье. В некоторых ситуациях ведение бумажного варианта по-прежнему необходимо или возможно по желанию работника. Кроме того, данные, внесенные в бумажные бланки до перехода на ЭТК, сохраняют свою юридическую силу.
Основные сведения, вносимые в трудовую книжку
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, в документ заносятся две основные группы информации: сведения о работе и сведения о награждении.
Сведения о работе
Это самый объемный раздел документа. В него вносятся данные о профессиональном пути сотрудника:
- Информация о приеме на работу: указывается наименование работодателя, структурное подразделение, должность, профессия, специальность, квалификация, а также дата начала работы.
- Сведения о переводах: фиксируются постоянные переводы на другую должность или в другое подразделение по инициативе работодателя или работника.
- Сведения об увольнении: вносится дата прекращения трудового договора, основание (со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ) и подпись работника.
Сведения о награждении
В силу пункта 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, внесению в трудовую книжку подлежит ряд сведений о награждении за трудовые заслуги. Этот раздел часто вызывает вопросы у кадровиков. Так, Минтруд в своем письме от № 14-1 разъяснил, какие именно выплаты и поощрения нужно вносить в раздел «Сведения о награждении».
В этот раздел вносятся записи о:
- Награждении государственными наградами (орденами, медалями, почетными званиями).
- Награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками за заслуги в работе.
- Других поощрениях, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка или уставами организации.
Важное уточнение: обычные премии, предусмотренные системой оплаты труда (ежемесячные, квартальные за выполнение производственного плана), в раздел о награждении не вносятся. Они являются частью заработной платы.
Дополнительные сведения
Помимо работы и награждений, в трудовую книжку могут вноситься и другие данные. Например, глава комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Ярослав Нилов предложил включить в сведения о трудовой деятельности информацию о некоторых дополнительных гарантиях и условиях, что подчеркивает постоянное развитие нормативной базы вокруг этого документа.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Но что делать, если документ утерян, испорчен или пришел в негодность?
В таком случае работодатель обязан выдать дубликат. Если книжка была утрачена по вине работника, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Если же утрата произошла по вине работодателя, ответственность за восстановление записей полностью ложится на организацию.
Трудовая книжка — это не просто формальность, а важнейший документ, отражающий профессиональную биографию человека. Знание того, какие сведения подлежат внесению, а какие, нет, помогает избежать ошибок и судебных споров. С завершением в 2026 году перехода на электронные трудовые книжки процесс учета стажа стал более современным и защищенным от утери, однако бумажные архивы продолжают служить надежным источником информации о прошлых заслугах и награждениях сотрудников.