Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. В 2026 году правила её ведения закреплены в Порядке 320н, утверждённом приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. (№ 320н). Ниже приведено подробное описание всех типов записей, которые должны быть внесены в трудовую книжку, а также рекомендации по правильному оформлению как бумажной, так и электронной версии.

Основные типы записей

• Приём на работу – дата, название организации, должность, оклад, режим работы.
• Перевод в другую организацию – дата, новое место работы, должность, оклад.
• Смена должности в одной организации – дата, новая должность, оклад.
• Изменение оклада – дата, новый оклад, причина изменения.
• Увольнение – дата, причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и т.д.).
• Переход на вахтовый метод работы – дата, режим работы, место выполнения.
• Совместительство – дата начала, режим работы, должность;
• Награды и премии – дата, название награды, причина присуждения.
• Дисциплинарные меры – дата, вид меры, причина.
• Стаж – итоговый стаж по окончании работы.
• Переход на электронный формат (ЭТК) – дата, подтверждающая запись о переходе.
• Зачеркивание ошибок – дата, номер ошибочной строки, корректировка.

Правила оформления записей

Бумажная трудовая книжка

В бумажной версии записи вносятся вручную, но строго по шаблону, установленному Порядком 320н. Важные моменты:

• Никаких зачеркиваний в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» нельзя (п. 12 Порядка).
• При исправлении ошибки необходимо указать номер строки, аннулировать её, а затем сразу же записать правильную формулировку.
• Если работник перешёл на электронный формат, в бумажной книжке должна быть закрывающая запись. После её появления новый работодатель не может вносить записи о трудовой деятельности и вознаграждениях.
• Работодатель обязан принять бумажную трудовую книжку при приёме нового сотрудника, если он не перешёл на ЭТК у прежнего работодателя.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В 2026 году большинство организаций используют ЭТК. Записи вносятся через электронную систему, но принципы остаются теми же:

• Запись о приёме, переводе, смене должности, изменении оклада, увольнении, наградах и др. вносится в электронный журнал.
• При переходе на ЭТК в бумажной книжке ставится специальная закрывающая запись, после чего в бумажной версии дальнейшие записи запрещены.
• Для исправления ошибок в ЭТК используется механизм «аннулирования» строки и добавления новой с корректной информацией.

Переход на электронный формат

Переход на ЭТК возможен только по инициативе работника. После подписания заявления о переходе в электронный формат, в бумажной трудовой книжке появляется закрывающая запись. В дальнейшем все новые записи ведутся только в системе ЭТК.

Важно помнить, что отказ от ведения электронного бланка нельзя. Даже если работник ранее отказался от бумажной трудовой книжки, при переходе на ЭТК в бумажной версии появится закрывающая запись, и дальнейшее ведение в бумажном виде будет невозможно.

Исправление ошибок

Если в трудовой книжке допущена ошибка, то:

1. Указывается номер ошибочной строки.
2. Строка аннулируется (зачёркивается в бумажной версии, отмечается как «аннулирована» в ЭТК).
3. Сразу же добавляется правильная запись с корректной формулировкой.

Пример:

Ошибка: «Приём на работу , должность: Инженер» → Номер строки: 3

Корректировка: «Приём на работу , должность: Инженер по проектированию»

Особые случаи

Увольнение по собственному желанию

В записи указывается дата увольнения, причина «по собственному желанию» и, при необходимости, причина, по которой работник решил уйти (например, «по семейным обстоятельствам»).

Дубликат трудовой книжки

При потере трудовой книжки работник может получить дубликат. Для этого необходимо предоставить справку о стаже, выписку из судебного заседания (если стаж подтверждается судом) и заявление о потере. После оформления дубликата в системе ЭТК будет создана новая запись с датой выдачи дубликата.

Награды и премии

Награды вносятся в раздел «Сведения о награждении». В записи указываются дата, название награды, причина присуждения и, при необходимости, сумма премии.

Примеры записей

• «Приём на работу , должность: Менеджер по продажам, оклад: 60 000 ₽, режим работы: полный день»
• «Перевод в другую организацию , должность: Старший инженер, оклад: 80 000 ₽»
• «Смена должности , должность: Руководитель отдела, оклад: 100 000 ₽»
• «Изменение оклада , новый оклад: 110 000 ₽, причина: повышение квалификации»
• «Увольнение , причина: по собственному желанию»
• «Переход на вахтовый метод работы , режим работы: 2 недели на месте, 2 недели в отпуске»
• «Совместительство , должность: Консультант, режим работы: 20 ч/нед»
• «Награда «Лучший сотрудник года» , причина: выдающиеся результаты в продажах»
• «Дисциплинарная мера , вид: предупреждение, причина: нарушение трудовой дисциплины»
• «Стаж , общий стаж: 2 года 8 месяцев»
• «Переход на электронный формат , подтверждение: закрывающая запись в бумажной книжке»

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию. В 2026 году правила её ведения закреплены в Порядке 320н, который предусматривает как бумажную, так и электронную версии. Важно соблюдать все требования к оформлению записей, не зачеркивать разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», а при ошибках использовать механизм аннулирования и корректировки. Переход на электронный формат становится обязательным, но при этом сохраняется возможность получить дубликат в случае потери оригинала. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать нарушений и обеспечить корректное ведение трудовой книжки.