Трудовая книжка (ТК) — это ключевой документ‚ подтверждающий вашу трудовую деятельность и стаж‚ необходимый для расчета пенсии‚ получение социальных выплат и при трудоустройстве. С 2025 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ что изменило подходы к оформлению этого документа. В этой статье подробно разберем‚ какие документы нужны для получения как бумажной‚ так и электронной трудовой книжки.

Важные изменения с 2025 года

С 1 января 2025 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа (ЭТК) в Единой государственной системе в сфере занятости (ЕГИСС). Однако:

• Бумажная трудовая книжка по-прежнему выдается по заявлению работника.
• Если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта‚ работодатель обязан оформить ему и электронную‚ и бумажную трудовые книжки одновременно.
• При первом трудоустройстве после 1 января 2025 года работник вправе выбрать только электронный вариант‚ отказавшись от бумажного.

Документы для получения бумажной трудовой книжки

Если вы хотите получить классическую бумажную книжку (или ее дубликат)‚ потребуется следующий перечень документов:

При первом оформлении (новый сотрудник)

1. Заявление работника об оформлении бумажной трудовой книжки (если вы не отказываетесь от нее). Форма свободная‚ но должна содержать ФИО‚ паспортные данные и четкую просьбу о выдаче ТК.
2. Паспорт РФ (для иностранных граждан — паспорт и миграционная карта/разрешение на работу).
3. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
4. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).

Примечание: При первом трудоустройстве после 2025 года вы можете не подавать заявление на бумажную ТК, тогда будет оформлена только электронная.

При утере‚ порче или заполнении всех страниц

Для оформления дубликата бумажной трудовой книжки потребуется:

1. Заявление работника о выдаче дубликата ТК.
2. Паспорт РФ.
3. СНИЛС.
4. Документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (если утеряна основная книжка). К ним относятся:
   • Выписки из приказов о приеме‚ увольнении‚ переводе.
   • Трудовые договоры (копии).
   • Справки с места работы с указанием периодов работы и должностей.
   • Выписка из личного дела (если оно сохранилось).
5. Квитанция об оплате госпошлины (если дубликат оформляется не в связи с виной работодателя). С 2025 года госпошлина за дубликат ТК составляет 1500 рублей.

Документы для оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведется автоматически в ЕГИСС. Для ее активации и корректного заполнения работодателю нужны:

При первом трудоустройстве (после )

1. Заявление работника об отказе от бумажной трудовой книжки (если вы хотите только электронную). Подается в письменной форме при заключении трудового договора.
2. Паспорт РФ.
3. СНИЛС.
4. ИНН.

Важно: Если заявление об отказе не подано‚ работодатель обязан оформить оба варианта.

Для переноса данных из бумажной ТК в ЭТК

Если у вас уже есть заполненная бумажная книжка‚ работодатель обязан перенести ее данные в электронный формат. Для этого ему потребуется:

• Сама бумажная трудовая книжка (оригинал).
• Данные паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН работника.

Работник в этом случае не подает никаких дополнительных заявлений. Процесс инициирует работодатель.

Оформление через Госуслуги

С 2025 года на портале Госуслуги доступны несколько услуг‚ связанных с трудовой книжкой:

• Заказ выписки из электронной трудовой книжки (для подтверждения стажа).
• Подача заявления об отказе от бумажной трудовой книжки (требуется электронная подпись).
• Заказ дубликата бумажной трудовой книжки (в случае утери).

Для использования этих услуг на Госуслугах необходима:

1. Учетная запись с подтвержденной личностью.
2. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для подачи заявлений.
3. Данные вашего паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН.

Практические советы

• Всегда проверяйте‚ что в вашем личном кабинете на Госуслугах или в системе вашего работодателя отражена корректная информация об Electronic ТК.
• Храните бумажную трудовую книжку в надежном месте‚ если она у вас есть. Ее утрата влечет оформление дубликата за свой счет (если вина не работодателя).
• При увольнении обязательно запрашивайте выписку из ЭТК (или заверенную копию бумажной ТК) с отметкой о трудовой деятельности.
• СНИЛС и ИНН — это обязательные реквизиты для любого взаимодействия с трудовыми книгами. Убедитесь‚ что они указаны верно.

* Информация актуальна на 23 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс‚ Постановление Правительства № 796н).