Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Ведение и хранение этого документа — прямая обязанность работодателя, ответственность за которую закреплена в Трудовом кодексе РФ (статья 66) и подзаконных актах․ Несоблюдение этих правил влечет административную и даже уголовную ответственность․
В 2026 году система ведения трудовых книжек претерпевает изменения с развитием электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Однако базовые обязанности работодателя остаются неизменными, но дополняются новыми требованиями по отчетности․ Данная статья подробно разбирает все аспекты этих обязанностей․
Кто обязан вести трудовые книжки? Основное правило
Согласно ст․ 66 ТК РФ, обязанность вести трудовые книжки возлагается на всех работодателей (организации, ИП, физические лица, использующие наемный труд) при соблюдении двух условий:
- Работник проработал у данного работодателя свыше пяти дней․
- Работа у данного работодателя является для работника основной (т․е․ не совмещается с другой работой на полную ставку)․
Важный нюанс: Если работа является для сотрудника основной, работодатель обязан оформить трудовую книжку независимо от формы собственности и типа организации․ Это касается и индивидуальных предпринимателей․
Виды трудовых книжек и выбор формата
В 2026 году существуют два легальных формата:
- Бумажная трудовая книжка (БТК) — классический формат в обложке с вкладышами․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — сведения хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․
Ключевой принцип: Выбор формата делает работник․ Работодатель не может принудить сотрудника перейти на ЭТК․ Если работник не подал заявление на ЭТК, работодатель обязан вести для него бумажную книжку․
По данным ПФР, на начало 2026 года лишь около 6 млн человек выбрали ЭТК, значит, для большинства сотрудников работодатели по-прежнему должны обеспечивать и вести бумажный документ․
Конкретные обязанности работодателя по ведению
Оформление и обеспечение бланками
Работодатель обязан:
- Принять на учет каждую новую бумажную трудовую книжку (или вкладыш) при приеме на работу․
- Обеспечить работника бланком трудовой книжки (или вкладышем) при приеме на работу, если у него ее нет․
- Закупать бланки только у уполномоченных организаций (их список утвержден Минтрудом)․
Внесение записей: сроки и содержание
Все записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя․ Основные записи и сроки:
- Прием на работу: запись о приеме на работу с указанием наименования организации, должности, даты заключения трудового договора․ Вносится в день приема или сразу после издания приказа․
- Перевод на другую постоянную работу: запись о новом месте работы и должности․ Вносится не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа о переводе․
- Увольнение: запись с указанием даты увольнения и основания (ссылка на пункт ст․ 77, 81 ТК РФ и т․д․)․ Крайне важно: вносится в день увольнения (не позднее!)․
- Награждения, поощрения: по инициативе работодателя․
- Сведения о квалификации (например, присвоение разряда, категории)․
Требование: Текст записи должен полностью и точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)․ Не допускаются сокращения, помарки, исправления (кроме исправлений, скрепленных подписью и печатью)․
Хранение и учет
Работодатель обязан:
- Обеспечить учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним․ Это значит вести журнал учета выдачи и приема книжек․
- Выдавать книжку работнику по первому требованию (например, для предъявления в банк, ПФР, при смене работы)․
- Хранить книжки (особенно уволенных сотрудников) в месте, защищенном от несанкционированного доступа, пожара, влаги․ Срок хранения — 75 лет с даты увольнения работника (ст․ 22․1 ТК РФ)․
- При увольнении выдать книжку работнику в день увольнения под расписку․ Если работник не явился, работодатель направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением․
Особенности ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник выбрал ЭТК, обязанности работодателя трансформируются:
- Не выдает бумажный документ․ Все сведения формируются в личном кабинете работника на портале Госуслуг или сайте ПФР․
- Обязан вносить сведения в ЭТК через информационную систему ПФР в те же сроки, что и для бумажной (особенно важно — в день увольнения)․
- Обязан ежемесячно (или по факту события) сдавать в ПФР сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший СЗВТД)․ Это ключевое изменение 2026 года․ Отчитываться нужно по всем работникам, независимо от формата их ТК․
- При увольнении сотрудника с ЭТК работодатель не изымает никакого документа․ Факт увольнения фиксируется только в системе ПФР․
- Ответственность за ведение и хранение бумажной книжки снимается с момента перевода на ЭТК․ Однако ответственность за своевременность и достоверность сведений в ЭТК остается․
Ответственность за нарушение правил ведения
Нарушение обязанностей по ведению и хранению трудовых книжек влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․
Кроме того, неправильное ведение ТК может привести к:
- Непризнанию стажа для назначения пенсии, что влечет финансовые потери для работника и возможные судебные иски о возмещении неполученного заработка (как указано в исходных данных)․
- Трудностям при оформлении больничного, отпуска, увольнения․
- Проблемам с налоговыми и контролирующими органами при проверках․
Практические шаги для работодателя в 2026 году
- Определите формат для каждого сотрудника․ Уточните у работников, есть ли у них ЭТК или нужна бумажная․
- Обеспечьте бланками для всех, кто работает по основному месту и больше 5 дней․
- Внедрите регламент по внесению записей: кто, в какой срок, на основании какого документа․ Особое внимание — на день увольнения․
- Настройте отчетность ЕФС-1․ Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа или сервис (например, «Система Главбух», СБИС) корректно формирует и сдает эту форму в ПФР по всем сотрудникам․
- Организуйте учет и хранение бумажных книжек․ Заведите журнал, назначьте ответственного, обеспечьте безопасность архива․
- Следите за изменениями в законодательстве․ Упомянутый законопроект № 156662 о признаках трудовых отношений может повлиять на круг лиц, которым нужно оформлять ТК․ Следите за его принятием․
Обязанность работодателя вести трудовые книжки — это не просто бюрократия, а важнейший элемент защиты трудовых прав работника и юридической безопасности самого работодателя․ В 2026 году эта обязанность сочетает традиционные требования (сроки, точность записей, хранение) с новыми цифровыми (сдача ЕФС-1, работа с ЭТК)․
Главное правило: независимо от формата (бумага или электроника) работодатель должен гарантировать, что сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней на основной работе, будут полными, достоверными и своевременно отражены в установленном законом порядке․ Пренебрежение этой обязанностью — прямой путь к финансовым и репутационным рискам․