Трудовая книжка (ТК) – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, сколько лет трудовой книжке хранится и как долго она остаётся действительной, актуален как для работников, так и для работодателей. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, различия между бумажным и электронным форматом, а также практические рекомендации по ведению и хранению ТК.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – определяет, кто ведёт трудовые книжки и в каком порядке.
• Федеральный закон «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в ред. от 2023 г.) – устанавливает сроки хранения документов, связанных с пенсионным обеспечением.
• Приказы Минтруда и Социального фонда России (СФР) – регламентируют переход на электронный формат и порядок сдачи отчётности (форма ЕФС‑1).

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является для сотрудника основной.

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ установленной формы, выдаваемый работодателем при приёме на работу.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в единой информационной системе Социального фонда России. Ведёться с 1 января 2020 г.

С 1 января 2026 г. для сотрудников, впервые начинающих трудовую деятельность после этой даты, оформлять бумажную ТК не требуется – документ ведётся исключительно в электронном виде. Для остальных работников сохраняется право выбора между бумажным и электронным форматом (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

Сроки хранения трудовых книжек

Срок хранения зависит от даты увольнения сотрудника и от того, до или после 1 января 2003 г. произошёл разрыв трудового отношения.

• Если увольнение произошло до 1 января 2003 г. – трудовая книжка хранится 75 лет с даты последней записи.
• Если увольнение произошло после 1 января 2003 г. – срок хранения сокращён до 50 лет.

Эти нормы закреплены в инструкциях по хранению трудовых книжек, утверждённых Приказом Минтруда России № … (см. также выдержку из сети: «если до 1 января 2003 года, храните книжку 75 лет, после этой даты 50 лет»).

Важно: срок хранения начинает отсчитываться не с даты выдачи ТК, а с момента последней записи о приёме, переводе или увольнении сотрудника.

Особенности ведения электронной трудовой книжки

Электронный формат избавляет от рисков потери или повреждения бумажного документа и обеспечивает оперативный доступ к данным как для работника, так и для государственных органов.

• Источник данных – сведения о приёме, переводе и увольнении передаются работодателем через форму ЕФС‑1 (раздел 1, подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Обновление информации – в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём, что гарантирует актуальность данных в системе СФР.
• Доступ к выписке – работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в отделении СФР.
• Срок действия документа – электронная трудовая книжка считается действующей бессрочно; однако для целей архивного хранения применяются те же сроки (50/75 лет), что и для бумажной версии.

Пример из сети: «Электронные трудовые книжки сохраняют информацию о трудовой деятельности работника на долгий срок, что позволяет избежать потери или повреждения бумажных документов».

Практический алгоритм для работодателя

1. Определить формат ведения ТК (бумажный/электронный) в зависимости от даты начала трудовой деятельности сотрудника и его выбора.
2. При приёме на работу оформить запись в ТК не позднее 7 дней со дня поступления сотрудника на работу (см. выдержку: «для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу»).
3. При переводе, увольнении или иных изменениях внести запись в ТК и одновременно передать сведения в СФР через форму ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня.
4. Обеспечить хранение трудовых книжек в соответствии с установленными сроками (50 или 75 лет) в условиях, исключающих повреждение (сухое, прохладное помещение, защищённое от прямого солнечного света).
5. При переходе на электронный формат провести сверку существующих бумажных записей с данными в СФР и, при необходимости, оформить недостающие сведения в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить трудовую книжку после увольнения, если сотрудник ушёл на пенсию?

Да. Срок хранения не зависит от факта выхода на пенсию; он определяется únicamente датой последней записи и составляет 50 или 75 лет.

Можно ли уничтожить бумажную ТК после перевода её в электронный вид?

Нет. Оригинал бумажной трудовой книжки должен сохраняться до истечения установленного срока хранения, даже если данные уже внесены в ЭТК.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сотрудник должен обратиться к бывшему работодателю для выдачи дубликата. Если работодатель прекратил działalność, запрос направляется в архив организации или в территориальный орган СФР.

Трудовая книжка – документ с длительным сроком хранения, который зависит от даты последней записи и составляет 50 лет при увольнении после 1 января 2003 года и 75 лет при увольнении до этой даты; Переход на электронный формат не меняет эти сроки, но значительно упрощает ведение, хранение и предоставление сведений о трудовой деятельности. Соблюдение установленных норм обеспечивает защиту прав работников, корректное формирование пенсионных прав и минимизацию рисков потери важнейшего трудового документа.

Помните: актуальность данных в системе СФР достигается своевременной сдачей отчётности (форма ЕСФ‑1) и строгим соблюдением сроков внесения записей в трудовую книжку.