Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка (ТК) – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника․ Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажный бланк трудовой книжки остаётся обязательным элементом кадрового учёта в большинстве организаций․ В данной статье подробно рассмотрены:

нормативная база и актуальные формы бланков;
порядок получения, заполнения и хранения ТК;
особенности отчетности по трудовым книжкам;
ответственность за нарушение правил ведения;
практические рекомендации и образцы заполнения․

Нормативная база и актуальные формы бланков

Основные нормативные акты, регулирующие оформление и ведение трудовых книжек:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66) – определяет обязательность ведения ТК․
Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – утверждает образец бланка и правила заполнения․
Приказ Минтруда России от № 722н «Об утверждении формы трудовой книжки (редакция на )» – вносит уточнения в графы и порядок внесения записей․
ФЗ‑№ 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст․ 13) – относит трудовые книжки к документам строгой отчетности․

Актуальный бланк трудовой книжки представляет собой лист формата А4, разделённый на несколько разделов:

ьный лист (данные о работнике, дата выдачи, серия и номер)․
Раздел «Сведения о работе» (таблица с колонками: дата приёма, наименование организации, должность, основание записи, подпись и печать)․
Раздел «Сведения о награждениях» (поощрения, благодарности)․
Раздел «Сведения о профессиональном обучении» (курсы, переподготовка)․
Заключительный лист (подпись работника и ответственного лица, дата завершения ведения)․

Бланк можно получить:

в отделе кадров организации (при приёме на работу);
в территориальных органах социальной защиты населения;
в специализированных канцелярских магазинах или через официальные интернет‑порталы (например, КонсультантПлюс, где доступны бесплатные шаблоны в формате ․doc/․xls)․

Порядок получения и выдачи трудовых книжек

При приёме на работу

Согласно ст; 66 ТК РФ, работодатель обязан:

Проверить наличие у работника трудовой книжки․
Если книжки нет – выдать новый бланк и оформить первую запись о приёме на работу․
Внести запись в течение пяти рабочих дней с даты приёма․

Запись оформляется следующим образом:

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: инженер‑программист
Основание: трудовой договор № 123 от 
Подпись ответственного лица: _____________________
Печать организации

При увольнении

При расторжении трудового договора работодатель должен:

Сделать запись об увольнении (дата, основание – приказ, соглашение и т․д․)․
Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (или в следующий рабочий день, если день увольнения приходится на выходной)․
Под расписку о получении․

Заполнение трудовой книжки: пошаговая инструкция

Заполнение производится только уполномоченным лицом (кадровиком, бухгалтером, руководителем подразделения) и должно соответствовать следующим правилам:

Только чернила синего или чёрного цвета (запрещено использовать карандаш, гелевые ручки разных цветов)․
Записи делаются без пробелов и исправлений․ При необходимости исправления – зачёркивание одной строки, надпись «Исправлено верить» и подпись ответственного лица․
Все поля заполняются полностью; пустые поля оставляются пустыми (не ставятся прочерки, если это не предусмотрено формой)․
Дата указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (день и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя)․
Наименование организации указывается полностью, без сокращений, если иное не предусмотрено уставом․
После каждой записи ставится подпись ответственного лица и печать организации (если печать имеется)․

Пример заполнения раздела «Сведения о работе»

Дата	Наименование организации	Должность	Основание записи	Подпись
ООО «АльфаТех»	Менеджер по продажам	Трудовой договор № 45 от	_________________
ООО «БетаКонсалт»	Старший аналитик	Перевод по внутреннему переводу № 12 от	_________________

Отчетность по трудовым книжкам

Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, поэтому organisation обязана вести учёт её движения и хранения․

Книга учёта бланков трудовых книжек

В соответствии с пунктом 4 Постановления № 225, организация должна вести Книгу учёта бланков трудовых книжек и вкладышей к ней․ В ней фиксируются:

Дата получения бланка (от поставщика или изготовления собственным способом)․
Серия и номер бланка․
Количество полученных экземпляров․
Дата выдачи работнику и его ФИО․
Подпись ответственного лица за получение и выдачу․

Пример ведения книги учёта:

Дата получения	Серия/номер	Кол-во	Дата выдачи	ФИО работника	Подпись
ТК‑001234	5	Иванов И․И․	_________________
ТК‑001235	3	Петрова А․С․	_________________

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в условиях, обеспечивающих их сохранность:

В металлическом шкафу или сейфе с ограниченным доступом․
При температуре от +10 °C до +25 °C и относительной влажности не более 60 %․
Защита от прямого солнечного света, пыли и механических повреждений․
Ведение журнала доступа к шкафу (кто, когда и зачем открывал)․

Срок хранения трудовых книжек после увольнения работника составляет 50 лет (ст․ 66 ТК РФ)․ По истечении этого периода документы подлежат уничтожению в соответствии с внутренними нормативными актами организации․

Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек

Нарушение порядка оформления, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт административную и, в некоторых случаях, уголовную ответственность:

Статья 5․27 КоАП РФ – неправильное оформление или хранение трудовых книжек (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций)․
Статья 145․1 УК РФ – незаконное хранение, уничтожение или повреждение документов, содержащих сведения о личной жизни (в т․ч․ трудовых книжек), при наличии умысла (штраф, обязательные работы или лишение свободы до 2 лет)․
Дисциплинарная ответственность – выговор, замечание или увольнение виновного сотрудника в соответствии с внутренним регламентом организации․

Практические рекомендации и образцы

Где скачать актуальный бланк

На сегодняшний день (май 2026 г․) бесплатные шаблоны доступны на следующих ресурсах:

КонсультантПлюс – форма трудовой книжки (редакция на ) в формате ․doc․
Гарант – образец заполнения и инструкция по ведению․
Официальный сайт Минтруда России – скачать бланк и инструкцию в формате ․pdf․

Образец заявления о продолжении ведения бумажной ТК

Если работник желает продолжать вести бумажную трудовую книжку после перехода на электронный формат, он подаёт заявление работодателю:

Заявление

Я, Фамилия И․О․, работающий в должности _________________ в ООО «Пример», прошу продолжить ведение бумажной трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством․

Подпись: _____________________

Чек‑лист для кадровика при приёме на работу

Проверить наличие трудовой книжки у newly hired сотрудника․
Если отсутствует – выдать новый бланк и оформить первую запись․
Внести запись в течение 5 рабочих дней․
Поставить подпись и печать организации․
Зафиксировать выдачу в книге учёта бланков․
Обеспечить условия хранения (сейф, журнал доступа)․

Трудовая книжка остаётся важным элементом кадрового документооборота, несмотря на развитие электронных систем․ Правильное получение, заполнение, хранение и отчётность по бланкам трудовых книжек позволяют организации избежать штрафов, защитить права работников и обеспечить прозрачность трудового учета․ Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные нормативные акты, специалисты по кадрам смогут эффективно управлять этим документом и поддерживать его в надлежащем состоянии на протяжении всего срока действия․

Статья подготовлена 23 мая 2026 года․ Информация актуальна на дату публикации․