Дата подготовки материала: 17:26:24 ().

Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Помимо сведений о приёме, переводе и увольнении, в неё обязательно вносятся данные о поощрениях, полученных сотрудником за успехи в работе. Это позволяет фиксировать профессиональные достижения, влиять на карьерный рост и формировать основу для назначения различных выплат и льгот.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 66.1, 181.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (в редакции, действующей с ).
• Федеральный закон от № 402-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (в части электронной трудовой книжки).

Что считается поощрением?

Поощрение – это форма признания заслуг работника, выражаемая в материальной или нематериальной форме. К основным видам поощрений относятся:

• Объявление благодарности (устной или письменной).
• Награждение грамотой, почётной грамотой, дипломом.
• Премия (разовая, квартальная, годовая).
• Повышение разряда или квалификации.
• Вручение ценного подарка, сувенира, сертификата.
• Присвоение почётного звания (например, «Заслуженный работник отрасли»).
• Иные формы поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами организации.

Какие сведения о поощрении вносятся в трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу Минтруда № 697н, в трудовую книжку вносится следующая информация о каждом поощрении:

1. Дата издания приказа (распоряжения) о поощрении.
2. Номер и наименование документа (приказ, распоряжение, протокол).
3. Наименование поощрения (благодарность, грамота, премия и т.д.).
4. Основание для поощрения (краткое описание достижения: выполнение плана, изобретение, высокие показатели качества и т.п.).
5. Наименование организации, выдавшей поощрение (если поощрение объявлено сторонней организацией).

В электронной трудовой книжке (ЭТК) эти же данные передаются в форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности) и сохраняются в базе Социального фонда России (СФР).

Порядок внесения данных о поощрении в бумажную трудовую книжку

1. Подготовка приказа. Отдел кадров оформляет приказ о поощрении в соответствии с внутренними регламентами организации.
2. Внесение записи. В разделе «Сведения о поощрениях» (обычно расположен после сведений о переводах) делается запись:

2026 г. марта 15 г. Приказ № 45‑к от г. «О объявлении благодарности работнику Ivanov I.I. за успешное выполнение квартального плана продаж».

3. Подпись и печать. Запись заверяется подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации.
4. Уведомление работника. Сотрудник получает копию приказа и может ознакомиться с записью в своей трудовой книжке.

Порядок внесения данных о поощрении в электронную трудовую книжку

1. Формирование приказа. Аналогично бумажному варианту, но приказ формируется в электронном виде (например, в системе 1C:ЗУП или SAP).
2. Передача данных в СФР. После подписания приказа кадровая служба формирует Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) и направляет их в СФР через личный кабинет работодателя или через оператора ЭДО.
3. Контроль поступления. Работник может проверить наличие записи в своей ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
4. Хранение. Данные хранятся в защищённой базе СФР не менее 50 лет после окончания трудовой деятельности.

Примеры записей о поощрении

Бумажная трудовая книжка

• 2026 г. апреля 02 г. Приказ № 12‑к от г. «О объявлении благодарности работнику Petrova A.S. за внедрение системы автоматизации учета».
• 2026 г. июня 15 г. Приказ № 27‑к от г. «О премировании работника Sidorov V.V. за выполнение годового плана производства на 115%».

Электронная трудовая книжка (фрагмент формы ЕФС-1)

<СведТрудДеят>
 <СведПоощр>
 <ДатаПоощр>2026-04-02
 <НомерДок>12-к
 <ВидПоощр>Благодарность
 <Основание>Внедрение системы автоматизации учета
 <ОргВыдал>ООО «ТехноИнвест»
 
 <СведПоощр>
 <ДатаПоощр>2026-06-15
 <НомерДок>27-к

 <ВидПоощр>Премия
 <Основание>Выполнение годового плана производства на 115%
 <ОргВыдал>ООО «ТехноИнвест»
 

Ответственность за неправильное внесение данных

Нарушение порядка внесения сведений о поощрениях может повлечь:

• Административную ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб.).
• Возможные споры с работником при подтверждении стажа или при назначении выплат, связанных с трудовыми достижениями.
• Несоответствие данных в ЭТК требованиям СФР, что может привести к приостановке приёма отчётов ЕФС-1.

Поэтому важно:

• Своевременно оформлять приказы о поощрении.
• Точно указывать номер, дату и суть поощрения.
• Проверять корректность передачи данных в СФР (для ЭТК).
• Хранить копии приказов в личном деле работника не менее 50 лет.

Внесение данных о поощрении в трудовую книжку – обязательная процедура, закреплённая законодательством РФ. Она служит официальным подтверждением профессиональных достижений работника, влияет на его карьерный рост и формирует основу для различных социальных гарантий. Независимо от формы ведения ТК (бумажной или электронной) необходимо соблюдать установленный порядок, обеспечивать точность и полноту записей, а также своевременно передавать информацию в Социальный фонд России. Только при соблюдении этих требований трудовая книжка будет выполнять свою главную функцию – надёжно документировать трудовую деятельность и поощрения работника.