Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника. В ней делаются записи о приёме, переводе, увольнении, награждении и других кадровых событиях. Чтобы вести её правильно, необходимо иметь бланк трудовой книжки (или её вкладыш) соответствующего образца.
Правовое основание и актуальные формы
С 2021 года форма бланков трудовой книжки и вкладышей утверждена приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 320н от г. и дополнена приказом Минфина № 55н от г. Эти нормативные акты определяют:
- размеры и внешний вид бланка (формат А5, защитная голограмма, водяные знаки);
- перечень обязательных реквизитов (серийный номер, дата выдачи, подпись работодателя и др.);
- правила внесения и исправления записей.
С 2026 года в системе Кадры доступна самая большая база образцов записей – более 100 готовых шаблонов для всех возможных кадровых ситуаций.
Виды бланков трудовой книжки
| Тип | Для кого | Особенности |
|---|---|---|
| Трудовая книжка нового образца (2021‑н+) | Все организации, заключившие трудовые договоры с 2021 года | Защитная голограмма, электронный QR‑код, блок «Вкладка» для записей |
| Трудовая книжка старого образца (до 2021 г.) | Работники, получившие книжку до 2021 года и не заменившие её | Отсутствие QR‑кода, классический дизайн |
| Вкладыш (страница‑вставка) к трудовой книжке | Для дополнения уже существующей книжки | Один лист формата А5, печатается в соответствии с тем же образцом |
Как и где приобрести бланк трудовой книжки
Официальные каналы поставки гарантируют соответствие требованиям ГОЗНАК и наличие защитных элементов.
- Официальные дистрибьюторы (например, компания Кадры в порядке) – продажа в Москве и Санкт‑Петербурге, доставка по всей России.
- Интернет‑магазины:
- Читай‑город – широкий ассортимент канцелярии, бесплатная доставка.
- ROZETKA (Украина) – доступные цены, доставка по Украине.
- Akvarel.com – наборы бланков, ТТН, медкнижек.
- Госуслуги – через портал Госуслуги можно оформить заказ бланка и получить его в отделении МФЦ.
- Прямой заказ у производителя – ГОЗНАК (Государственная Объединённая Занесённая Ассоциация «Канцелярия») принимает заказы от юридических лиц.
Минимальная партия для корпоративных заказов – 25 штук, цена начинается от 290 рублей за один бланк (включая голограмму).
Пошаговая инструкция по заполнению бланка
Заполнять трудовую книжку обязан только работодатель. Ниже – типичный порядок действий.
- Подготовка: убедитесь, что бланк чистый, без повреждений, и имеет все защитные элементы.
- Запись о приёме:
- Дата приёма (дд.мм.гггг).
- Наименование организации, ИНН, ОКПО.
- Должность, разряд, тариф.
- Серия и номер трудового договора.
- Подпись и печать работодателя.
- Запись о переводе/повышении: указывается новая должность, дата, причина (перевод, повышение квалификации).
- Запись о награждении: название награды, дата, основание.
- Запись об увольнении:
- Дата увольнения.
- Основание (по инициативе работника/работодателя, сокращение и т.п.).
- Подпись руководителя и печать.
- Корректировка ошибок: если запись сделана неверно, её аннулируют штампом «Аннулировано», ставят подпись и дату, а затем вносят правильную запись.
Все записи делаются чернильным (чёрным) пишущим инструментом, без исправок, стираний и автокоррекции.
Образцы и шаблоны (2026 год)
Для удобства работодатели могут скачать готовые шаблоны из системы Кадры или с официального сайта Минтруда. Ниже – пример первой страницы нового бланка (в виде условного изображения):
Скачать пустой бланк в форматах Word и PDF можно по ссылкам:
- Трудовая книжка 2026 г. (DOCX)
- Трудовая книжка 2026 г. (PDF)
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать старый образец? Да, если работник получил книжку до 2021 года и не заменял её, но при этом запись новых данных должна соответствовать текущим требованиям (например, добавлять QR‑код вручную невозможно).
- Кто обязан покупать бланк? По законодательству, работодатель обязан обеспечить сотрудника бланком трудовой книжки при приёме на работу.
- Можно ли печатать бланк самостоятельно? Нет. Самостоятельная печать без голограмм и защитных элементов считается нарушением требований ГОЗНАК.
- Сколько стоит один бланк? Официальная цена начинается от 290 рублей, но при оптовой покупке (от 25 шт.) возможны скидки.
- Как оформить замену потерянной книжки? Подаётся заявление в отдел кадров, работнику выдают новый бланк, а в старый вносятся отметки «Утеря» и «Выдана новая».
Бланк трудовой книжки – не просто лист бумаги, а важный юридический документ, от правильного оформления которого зависят права работника и работодателя. С 2021 года действуют новые стандарты, а в 2026 году их поддерживает система Кадры с более чем сотней готовых образцов записей.
Чтобы избежать ошибок и штрафов, рекомендуется:
- Приобретать бланки только у официальных поставщиков (ГОЗНАК, «Кадры в порядке», крупные интернет‑магазины).
- Следовать инструкциям Минтруда и Минфина при заполнении.
- Регулярно обновлять базу образцов в системе Кадры, особенно при изменении законодательства.
Трудовая книжка – ваш трудовой паспорт. Заботьтесь о ней правильно, и она будет служить вам верой и правдой на протяжении всей профессиональной карьеры.
Дата актуализации: г. 15:19:28