Трудовая книжка – обязательный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В Республике Казахстан её ведение регулируется Трудовым кодексом (ТК) и специальными нормативными актами. Ниже – полное описание требований, порядка заполнения, хранения и особенностей использования трудовых книжек в 2026 году.

Правовая основа

• Статья 62 ТК РК обязывает работодателя выдать работнику документ, подтверждающий его трудовое право.
• Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РК от  № 929 устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Министра труда и социальной защиты от  № 273‑п определяет, кто отвечает за выдачу справок и за заполнение книжки.

Ключевые понятия

• Трудовая книжка – бумажный документ, содержащий сведения о местах работы, периодах, должностях и условиях труда.
• Электронная форма – альтернативный способ, пока не полностью внедрён в практике.
• Дубликат – копия книжки, оформляемая при её потере или порче.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Ведение и хранение книжек осуществляют:

1. Начальник отдела кадров;
2. Специалист по кадрам;
3. Любой уполномоченный представитель работодателя, если отдельный отдел кадров отсутствует.

Форма и обязательные графы

В соответствии с подпунктом 25) статьи 16 ТК в книжке указываются следующие данные:

• Ф.И.О. работника;
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Паспортные данные;
• Сведения о месте и периоде работы (наименование организации, даты начала и окончания, должность);
• Сведения о воинской службе (если применимо);
• Сведения о премировании, надбавках, отпуске;
• Отметка о прекращении трудового договора (увольнение, перевод и т.п.);
• Печать организации и подпись ответственного лица.

Порядок заполнения

Заполнение производится в несколько этапов:

1. Приём на работу – в книжку вносятся сведения о новом месте работы.
2. Изменения условий – при изменении должности, заработной платы, условий труда вносятся соответствующие записи.
3. Увольнение – указывается дата прекращения труда, причина увольнения, окончательная подпись и печать.
4. Перевод в другой орган – если сотрудник переводится в другое подразделение, в книжку вносятся данные о новом месте.

Пример записи о работе

Наименование организации: ОАО «Казатом»
 Дата начала работы: 
 Должность: Инженер‑конструктор
 Условия труда: полный рабочий день, оклад 150 000 ₸
 Дата окончания: 
 Причина увольнения: перевод в другой отдел

Хранение и регистрация

• Книжки хранятся в архиве организации в течение всего срока действия трудовых отношений и не менее 5 лет после увольнения.
• При передаче сотрудника в другой организации оригинал передаётся новому работодателю, а копия остаётся в архиве.
• При утере оригинала оформляется дубликат в соответствии с Приказом МТСЗН от .

Электронный формат

На сегодняшний день полностью переход на электронный трудовой договор ещё не завершён. Поэтому:

• Бумажный вариант остаётся обязательным;
• Электронные записи могут вестись в системе ЕСУТД, но они не заменяют бумажный документ;
• Все записи в электронном виде должны быть защищены от несанкционированного доступа.

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли трудовая книжка для граждан ЕАЭС? – Да, для всех граждан, включая казахстанцев и иностранных работников, если они трудятся в РК.
• Можно ли сразу оформить электронную книжку? – Пока что только в качестве дополнительного способа; оригинал всё равно должен быть бумажным.
• Что делать, если в книжке нет записей? – При первом трудоустройстве работодатель обязан полностью заполнить книжку.
• Какие документы нужны для получения дубликата? – Паспорт, заявление, подтверждение места работы (трудовой договор или справка).

Практические рекомендации работодателям

1. Создайте внутренний регламент по ведению трудовых книжек, согласованный с ТК РК.
2. Обучайте HR‑персонал правилам заполнения и хранения.
3. Регулярно проверяйте актуальность записей (не реже одного раза в год).
4. Обеспечьте безопасное хранение (архив с ограниченным доступом).
5. При необходимости быстро оформляйте дубликаты, используя официальные формы.

Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий весь трудовой путь сотрудника. Соблюдение требований ТК РК и Приказа № 929 позволяет избежать юридических рисков, упростить кадровое обслуживание и гарантировать права как работодателя, так и работника. При правильном подходе ведение книжки становится прозрачным и эффективным процессом, а электронные технологии лишь дополняют, но не заменяют традиционный бумажный формат.

Обновлено: 23 мая 2026 г.