Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата актуализации информации: 21 мая 2026 г.

Содержание

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна ИП?
Нормативная база и ответственность за нарушения
Срок хранения трудовых книжек у индивидуального предпринимателя
Образец заполнения трудовой книжки ИП (2025‑2026)
Пошаговая инструкция по внесению записей
Бумажная и электронная форма трудовых книжек в 2026 г.
Примеры типовых записей (приём, увольнение, перевод, смена фамилии)
Где скачать готовые образцы и шаблоны

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна ИП?

Трудовая книжка (ТК) – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на то, что индивидуальный предприниматель (ИП) сам по себе не является работодателем в традиционном смысле, при приёме на работу сотрудников он обязан вести трудовые книжки так же, как и любая организация.

Основные функции ТК для ИП:

Подтверждение стажа работника для расчёта пенсии и пособий;
Юридическая защита обеих сторон при спорах о трудовом отношениях;
Ведение кадрового учёта и выполнение требований трудового законодательства.

Нормативная база и ответственность за нарушения

Регулирование ведения трудовых книжек осуществляется следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 309);
Приказ Минтруда России № 697н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (с изменениями на 2025 г.);
Кодекс об административных правонарушениях РФ (ст. 5.27).

Ответственность: при неправильном заполнении ТК ИП может быть оштрафован на сумму от 1 000 руб. до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Повторные нарушения влекут увеличение штрафа и возможное привлечение к административной ответственности по ст. 19.5 КоАП (невыполнение требований трудового законодательства).

Срок хранения трудовых книжек у индивидуального предпринимателя

Согласно пункту 3 статьи 66 ТК РФ, трудовая книжка хранится у работодателя:

в течение 75 лет после увольнения работника, если он не предъявил требование о выдаче документа;
в течение 50 лет после смерти работника (при наличии такого факта).

Для ИП это означает, что даже после прекращения деятельности необходимо обеспечить сохранность всех ТК бывших сотрудников в течение указанного периода.

Образец заполнения трудовой книжки ИП (2025‑2026)

Ниже представлен типовой фрагмент трудовой книжки, заполненной индивидуальным предпринимателем. Обратите внимание на обязательные реквизиты:

Титульный лист

Фамилия, имя, отчество работника;
Дата рождения (дд.мм.гггг);
Образование (уровень, специальность);
Профессия, специальность (по трудовому договору);
Дата приёма на работу;
Наименование работодателя (ФИО ИП, ОГРНИП, адрес).

Раздел «Сведения о работе»

№ записи – последовательный номер;
Дата записи (дд.мм.гггг);
Наименование организации (ИП) – полностью;
Дата приёма/увольнения/перевода;
Должность (профессия), подразделение;
Основание записи (приказ № …, дата);
Подпись работодателя (ИП) и расшифровка;
Печать (если имеется).

Пример записи о приёме на работу:

г. ИП «Сидоров Иван Петрович», ОГРНИП 321500123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10. Принят на работу инженер-программист. Приказ № 15 от  г. Подпись: __________ (ИП Сидоров И.П.).

Пошаговая инструкция по внесению записей

Подготовьте документы: трудовой договор, приказ о приёме/увольнении/переводе, паспорт сотрудника.
Определите тип записи: приём, перевод, увольнение, изменение фамилии, внесение сведений о совместительстве и т.д.
Заполните титульный лист (если первая запись): внесите личные данные сотрудника.
Внесите запись в раздел «Сведения о работе»: укажите номер, дату, наименование ИП, должность, основание (приказ).
Подпишите и поставьте печать: подпись ИП (или уполномоченного лица) и печать организации (при наличии).
Сделайте копию записи: один экземпляр остаётся у работника, второй – у ИП в личном деле сотрудника.
Архивируйте: храните трудовую книжку в соответствии с требованиями (75 лет).

Бумажная и электронная форма трудовых книжек в 2026 г.

С 1 сентября 2021 г. введено обязательное ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК) для организаций, имеющих более 10 сотрудников. Для ИП, чья численность не превышает 10 человек, допускается ведение как бумажных, так и электронных ТК по выбору.

Преимущества электронной формы:

Снижение риска потери или повреждения документа;
Упрощённый поиск и формирование справок;
Автоматическая проверка корректности заполнения (встроенные валидаторы).

Требования к ЭТК:

Формат файла – XML, соответствующий схеме, утверждённой Приказом Минтруда № 697н;
Электронная подпись ИП (УКЭП) обязательна при каждом внесении записи;
Хранение на защищённом сервере или в аккредитованном облачном сервисе не менее 75 лет.

Если вы решили вести бумажную ТК, используйте специальные штампы и печати, которые частично заменяют ручные записи (абз. 2 п. 3 Приказа Минтруда от ). Это ускоряет процесс и уменьшает вероятность ошибок.

Примеры типовых записей (приём, увольнение, перевод, смена фамилии)

Приём на работу

г. ИП «Кузнецова Мария Сергеевна», ОГРНИП 9###-###-####, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25.
 Принята на работу бухгалтер. Приказ № 22 от  г.
 Подпись: __________ (ИП Кузнецова М.С.).

Увольнение по собственному желанию

г. ИП «Кузнецова Мария Сергеевна», ОГРНИП 9###-###-####, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25.
 Уволена по собственному желанию. Приказ № 45 от  г.
 Подпись: __________ (ИП Кузнецова М.С.).

Перевод на другую должность

г. ИП «Кузнецова Мария Сергеевна», ОГРНИП 9###-###-####, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25.
 Переведена на должность старшего бухгалтера. Приказ № 67 от  г.
 Подпись: __________ (ИП Кузнецова М.С.).

Изменение фамилии (например, после замужества)

г. ИП «Кузнецова Мария Сергеевна», ОГРНИП 9###-###-####, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25.
 Фамилия изменена на «Иванова» в соответствии с записью актовой записи о заключении брака № 123 от  г. (ЗАГС г. Санкт‑Петербург).
 Подпись: __________ (ИП Кузнецова М.С.).

Где скачать готовые образцы и шаблоны

Ниже перечислены проверенные ресурсы, где можно бесплатно скачать образцы заполнения трудовой книжки для ИП (актуально на 2026 г.):

КонсультантПлюс – образец заполнения ТК ИП (2025)
Гарант – шаблон трудовой книжки и журнал учёта
Сайт «Трудовая книжка» – PDF‑образец заполнения (приём, увольнение, перевод)
Официальный портал Минтруда России – архив с формой ТК и инструкцией по заполнению (2025)

При скачивании проверяйте, что документ соответствует последней редакции Приказа Минтруда № 697н (с изменениями на 2025 г.).

ИП, принимая на работу сотрудников, обязан вести трудовые книжки в полном соответствии с ТК РФ и Приказом Минтруда.
Нарушения в заполнении ТК влекут административные штрафы от 1 000 до 5 000 руб.; повторные нарушения могут привести к более серьёзным санкциям.
Срок хранения ТК у ИП составляет 75 лет после увольнения работника (или 50 лет после его смерти).
Выбор между бумажной и электронной формой зависит от численности сотрудников и предпочтений предпринимателя; электронная форма упрощает учёт и снижает риски.
Используйте проверенные образцы и шаблоны (см. раздел «Где скачать»), а также обязательно сверяйте каждую запись с приказом о кадровом перемещении.
При переходе на электронную форму обеспечьте наличие УКЭП и соблюдайте требования по защите данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»).

Соблюдая изложенные рекомендации, вы minimизируете риски штрафов, обеспечите прозрачность трудовых отношений и создадите надёжную основу для будущей пенсионной обеспеченности ваших сотрудников.

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и информации из открытых источников на дату 21 мая 2026 г.