Оформление трудовых отношений с индивидуальным предпринимателем часто вызывает множество вопросов, особенно когда дело касается ведения и заполнения трудовой книжки. Существуют устойчивые мифы о том, что ИП якобы не имеют права или не обязаны заводить и вести трудовые книжки для своих сотрудников. В этой статье мы подробно разберем, как регулируется этот вопрос по закону, в каких случаях запись в трудовой необходима, а когда можно обойтись без неё.

Общие правила: обязан ли ИП вести трудовые книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ, индивидуальный предприниматель является полноценным работодателем. Это означает, что на него распространяются те же требования, что и на юридические лица.

Самое главное правило: если работник проработал у ИП более 5 дней и эта работа является для него основной, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку.

Игнорирование этого требования — грубое нарушение трудового законодательства, которое может привести к серьезным штрафам со стороны трудовой инспекции.

Когда запись в трудовую книжку не требуется?

Существует несколько ситуаций, когда оформление записи не является обязательным:

• Работа по совместительству. Если сотрудник устраивается к ИП по совместительству (уже имея основное место работы), запись делается только по основному месту работы по желанию самого работника.
• Гражданско-правовой договор (ГПХ). Если ИП нанимает исполнителя для выполнения конкретной задачи (например, ремонт офиса или создание сайта), это не трудовые, а гражданско-правовые отношения. Запись в трудовую не вносится, так как исполнитель не является штатным сотрудником.
• Работа менее 5 дней. Если срок работы составил менее 5 дней, запись не делается.

Особенности для дистанционных работников

В современных реалиях работа на дистанционке стала крайне популярной. Перевод дистанционного работника или прием на такую работу оформляют по общим правилам.

Как указывается в актуальных разъяснениях: «Перевод дистанционного работника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением в трудовую книжку». Это значит, что статус «дистанционный» не лишает работника права на отражение своего стажа в трудовой книжке.

Однако для дистанционных сотрудников есть важная льгота: по их заявлению трудовая книжка может вообще не оформляться, а сведения о работе могут вестись только в электронном виде (в электронной трудовой книжке — ЭТК).

Как ИП правильно внести запись в трудовую книжку?

Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем имеет свою специфику, о которой нужно помнить.

Прием на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование ИП. Например: ИП Иванов Иван Иванович. Ниже вносится запись о приеме на работу с указанием должности и реквизитов приказа.

Увольнение

При увольнении работника ИП обязан внести запись об увольнении с указанием причины (со ссылкой на статью ТК РФ) и реквизитов приказа распоряжения ИП.

Что делать, если трудовая книжка заведена впервые?

Если работник устраивается на работу впервые в жизни, именно ИП как первый работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. С 2021 года оформляются только электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажная также может быть заведена по заявлению работника. Работодатель не имеет права требовать от работника самостоятельной покупки бланка трудовой книжки — ИП обязан обеспечить их наличие за свой счет.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и ИП

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Это не отменяет обязанности работодателя делать записи в бумажной книжке (если работник от нее не отказался), но добавляет новую обязанность, ежемесячно сдавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР).

1. Если работник выбрал бумажную книжку: ИП ведет и бумажную, и электронную отчетность.
2. Если работник выбрал ЭТК: бумажная книжка закрывается (выдается на руки), а дальше ИП только сдает электронные отчеты.
3. Если работник устраивается впервые после 2020 года: на него по умолчанию заводится только ЭТК, бумажная не оформляется (если он сам не напишет заявление).

Ответственность за невнесение записи

Отсутствие записи в трудовой книжке — это нарушение ч. 5 ст. 66 ТК РФ. За это нарушение предусмотрена административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Штраф для ИП составляет от 1 000 до 5 000 рублей.
• При повторном нарушении штраф увеличивается от 10 000 до 20 000 рублей или может последовать дисквалификация (хотя для ИП это применяется редко).

Кроме того, отсутствие записи может навредить самому работнику в будущем при расчете пенсии или поиске новой работы, что может стать поводом для судебных разбирательств.

Краткие выводы

Работа по ИП подразумевает полноценные трудовые отношения, если это не договор ГПХ. Индивидуальный предприниматель обязан вести, хранить и выдавать трудовые книжки своих штатных сотрудников на общих основаниях с юридическими лицами. Дистанционная работа также подлежит отражению в трудовой книжке по общим правилам, если работник не выбрал ведение стажа исключительно в электронном виде. Помните, что соблюдение этих правил — залог безопасности как для бизнеса, так и для карьеры вашего сотрудника.