Трудовая книжка, основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на глобальный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который завершается в России с 1 января 2026 года, работодатели по-прежнему обязаны вести, хранить и учитывать бумажные бланки для тех сотрудников, которые не перешли на ЭТК или выбрали сохранение бумажного формата наряду с электронным. Процесс регистрации и учета трудовых книжек строго регламентирован законодательством, и за любые нарушения предусмотрена серьезная ответственность.

Кто несет ответственность за учет и ведение трудовых книжек?

Согласно действующему законодательству (в частности, п. 42 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, а также п. 45 Правил), ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Однако работодатель — это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который физически не может самостоятельно вести документооборот. Поэтому руководитель организации обязан:

• Назначить специально уполномоченное лицо, на которое будет возложена ответственность за ведение, учет и хранение трудовых книжек.
• Оформить назначение приказом (распоряжением).
• Обеспечить назначенного сотрудника доступом к персональным данным работников (в соответствии с законом о персональных данных).

Чаще всего такая ответственность делегируется работнику отдела кадров, бухгалтеру или офис-менеджеру (в небольших организациях). Если приказ о назначении ответственного лица отсутствует, всю полноту ответственности за нарушения несет лично руководитель организации.

Обязанности работодателя по регистрации и учету

Для правильного учета трудовых книжек работодатель обязан вести специальные журналы (книги) учета. Инспекторы Роструда напоминают, что отсутствие этих документов приравнивается к нарушению трудового законодательства. Работодатель должен вести:

1. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — в ней регистрируются все трудовые книжки, поступающие от сотрудников при приеме на работу, а также оформляемые впервые или выдаваемые при увольнении.
2. Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей — для регистрации самих чистых бланков, которые приобретаются работодателем.
3. Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р, актуально в условиях работы с электронными трудовыми книжками.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии).

Административная ответственность за нарушения

Любое нарушение установленных Инструкцией, Правилами и Трудовым кодексом РФ требований в отношении ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а равно неправильное осуществление действий с бланками указанных документов, когда осуществление подобных действий отнесено к трудовым обязанности соответствующего работника, влечет за собой административную ответственность.

Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ

Отсутствие книг по учету движения трудовых книжек и книг по учету бланков, а также ошибки в их оформлении и ведении трудовая инспекция расценивает как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрены следующие штрафы:

• Для должностных лиц (включая ответственного кадровика и руководителя) — штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц (организаций) — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Если нарушение выявляется повторно, размеры штрафов существенно увеличиваются, а для должностных лиц может быть применена дисквалификация.

Специфика ответственности в 2026 году: электронные и бумажные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это вносит свои коррективы в вопрос ответственности:

• Если работник подал заявление о переходе исключительно на электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки. С момента выдачи работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
• Если работник сохранил право на бумажную трудовую книжку (или ведет ее совместно с ЭТК), работодатель несет полную ответственность за ее регистрацию, ведение, хранение и выдачу на прежних условиях.

Как избежать штрафов: рекомендации для работодателей

Чтобы минимизировать риски привлечения к административной ответственности, работодателю и ответственным лицам следует соблюдать ряд правил:

1. Издать приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек.
2. Обеспечить наличие всех необходимых книг учета (движения книжек и учета бланков), пронумеровать их, прошнуровать и скрепить печатью.
3. Своевременно вносить записи о приеме, переводе и увольнении в соответствии с Инструкцией и Правилами.
4. Выдавать трудовую книжку на руки под роспись в книге учета только при увольнении или в случае перехода сотрудника на ЭТК.
5. Контролировать наличие бланков трудовых книжек и вкладышей, закупая их у сертифицированных поставщиков.

Регистрация и учет трудовых книжек — это не просто формальность, а важная кадровая процедура, за которой стоит законный интерес работника в защите своего стажа. В 2026 году, на фоне окончательного перехода на ЭТК, важно не упустить из виду бумажные документы тех сотрудников, которые за ними остались. Помните: за любые нарушения в учете и хранении трудовых книжек отвечает работодатель, а штрафы за отсутствие журналов регистрации или ошибки в них могут серьезно ударить по бюджету организации. Грамотное делегирование ответственности приказом и неукоснительное соблюдение Порядка № 320н, залог безопасности вашего бизнеса.