Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Поэтому законодательство обязывает каждого работодателя (как юрлицо, так и ИП) организовать правильный учет, хранение и выдачу этих документов. В этой статье мы подробно разберем, как грамотно выстроить этот процесс в соответствии с актуальными требованиями на 2025 год, учитывая последние изменения в законодательстве.

Нормативная база и новые правила

Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, является Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н). Именно он устанавливает правила ведения, хранения, выдачи дубликатов, а также выдачи трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Важное нововведение: начиная с 2025 года, если у нанимателя есть работники с бумажной трудовой книжкой, вести журналы учета нужно обязательно. Однако правила работы с ними изменились. Теперь работодатели самостоятельно утверждают формы книг (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также учета движения трудовых книжек (п. 39, 40 Порядка). Старые унифицированные формы больше не являются обязательными, и вести учет по ним стало неудобно — как минимум, в старой форме не хватает графы для указания причины выдачи книжки на руки (в связи с увольнением или переходом на электронную трудовую книжку — ЭТК).

Какие журналы учета необходимо вести?

Для полноценного контроля за движением документов работодатель должен вести два вида учетных документов:

• Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируется получение трудовых книжек от новых сотрудников при приеме на работу, а также их отправление или выдача на руки при увольнении или переходе на ЭТК.
• Книга (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Этот документ фиксирует поступление новых чистых бланков в организацию и их расходование (выдачу сотрудникам, чьи книжки закончились, или оформление дубликатов).

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Несмотря на то, что форму книги работодатель теперь разрабатывает сам, к ее оформлению предъявляются строгие требования. Чтобы книга имела юридическую силу и не вызвала вопросов у проверяющих органов (например, ГИТ), ее необходимо:

1. Пронумеровать: каждый лист (или страницу) книги должен иметь порядковый номер. Это исключает возможность незаконного изъятия листов.
2. Прошнуровать: листы связываются прочной нитью (шнуром), концы которой выводятся на последний лист.
3. Заверить: концы шнура заклеиваются бумажной наклейкой (пломбой) с проставлением печати организации (если она имеется) и подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Обратите внимание: скреплять книгу сургучной печатью или опломбировывать её, как требовалось ранее по старым правилам, теперь не обязательно. Достаточно заверить её подписью руководителя и печатью при её наличии.

Назначение ответственного лица

Каждый работодатель должен организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Это значит, что обязанность должна быть делегирована конкретному сотруднику. Обычно это специалист отдела кадров или бухгалтер.

Назначение ответственного лица оформляется приказом руководителя. В приказе указываются:

• ФИО и должность сотрудника, на которого возлагаются обязанности;
• Перечень возлагаемых обязанностей (ведение, хранение, учет, выдача);
• Срок, на который назначается ответственный.

Важный нюанс: если основной ответственный работник уходит в отпуск, заболел или отсутствует по иной причине, руководитель обязан издать новый приказ о временном назначении другого сотрудника. Также возможен вариант, когда руководитель организации временно принимает на себя ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек на время отсутствия основного работника.

Правила заполнения книги учета

Заполнение книги учета трудовых книжек и вкладышей поручается ответственному лицу. При разработке собственной формы журнала в него обязательно нужно включить следующие данные:

• Порядковый номер записи;
• Дату приема сотрудника на работу или заполнения трудовой книжки/вкладыша;
• ФИО владельца трудовой книжки;
• Серию и номер трудовой книжки (или вкладыша);
• Должность работника;
• Наименование места работы (структурного подразделения);
• Дата получения трудовой книжки от работника (или дата выдачи бланка);
• Подпись ответственного лица, принявшего книжку или выдавшего её;
• Графа о причине выдачи трудовой книжки на руки (в связи с увольнением или в связи с подачей заявления о переходе на ЭТК), это важнейшее дополнение, которого не было в старой форме.
• Подпись работника в получении трудовой книжки при увольнении.

Хранение и архивирование

Трудовые книжки должны храниться в организации в надежном месте — обычно это несгораемый сейф или запирающийся металлический шкаф. Доступ к этому месту должен быть только у ответственного лица и руководителя.

Что касается сроков хранения:

• Невостребованные трудовые книжки (которые сотрудники не забрали при увольнении) хранятся в организации в течение 50 лет.
• Книги учета движения трудовых книжек после их окончания хранятся в архиве организации также в течение 50 лет, так как они содержат персональные данные и подтверждают кадровый документооборот.

Ведение учета трудовых книжек — это не просто формальность, а важный кадровый процесс, за нарушение которого предусмотрены штрафы. Главные правила, которые нужно запомнить в 2025 году: работодатель вправе разрабатывать удобные формы журналов самостоятельно, но при этом обязан прошнуровать, пронумеровать и заверить книгу учета, а также обязательно назначить ответственного сотрудника приказом. Учет причин выдачи книжки (увольнение или переход на ЭТК) поможет избежать путаницы и претензий со стороны проверяющих органов.