Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, на каком «счете» (в каком реестре или системе) она учитывается, важен и для работодателя, и для самого сотрудника. Учет ведется в двух основных форматах: традиционном бумажном и современном электронном.
Бумажный учет: книги учета движения
Несмотря на развитие цифровых технологий, для бумажных трудовых книжек учет ведется в строгом соответствии с требованиями законодательства. Работодатель обязан вести два отдельных журнала на бумажном носителе:
- Книга учета движения трудовых книжек. В ней фиксируется каждый факт выдачи, приема, временного хранения или списания (например, при увольнении) бумажной трудовой книжки конкретного сотрудника. Запись содержит дату, ФИО работника, номер книжки и основание для операции.
- Книга учета бланков трудовых книжек. Эта книга предназначена для учета пустых бланков. В нее вносятся данные о получении бланков от типографии, их использовании, списании (в т.ч. при порче или утере) и остатках. Это обеспечивает контроль за «чистыми» бланками.
Важно: Министерство труда РФ в своих письмах (например, от 5 апреля 2023 года) подтверждает, что ведение этих журналов именно на бумаге является обязательным, даже если организация использует электронные кадровые системы.
Электронный учет: система Пенсионного фонда (СЗВ-ТД)
С 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). В этом случае учет происходит в двух взаимосвязанных системах:
- Внутренняя система работодателя (кадровое ПО). Компания ведет электронный кадровый документооборот. Данные о приеме, увольнении, изменениях в трудовом договоре и, что ключевое, сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) формируются здесь и передаются в ПФР.
- Федеральная система Пенсионного фонда РФ (личный кабинет в ПФУ). Это и есть основной «счет» для электронной трудовой книжки. Все сведения, переданные работодателем, аккумулируются в личном кабинете гражданина на портале Госуслуг или на сайте ПФР. Именно здесь работник в любой момент может увидеть свой полный и официальный трудовой стаж. После оцифровки учет трудового стажа полностью зависит от точности и своевременности внесения данных работодателем в систему ПФУ.
Статистика перехода: С начала 2026 года, например, более 73 тысяч жителей Петербурга и Ленобласти оформили электронные трудовые книжки. В целом по России этот процесс идет активно, но бумажные книжки сохраняются для тех, кто уже имеет их или не хочет переходить на электронный формат. Работодатель обязан хранить и те, и другие (если они есть у сотрудников).
Ключевые отличия и что важно помнить
| Аспект | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Основной «счет» учета | Книга учета движения (бумажный журнал работодателя) | Личный кабинет в системе Пенсионного фонда РФ |
| Кто ведет учет | Отдел кадров организации (фиксирует в журналах) | Работодатель (передает данные) и ПФР (хранит и предоставляет доступ) |
| Хранение оригинала | У работодателя (при увольнении выдается сотруднику) | Оригинал не существует. Данные хранятся в цифровом виде в ПФР. |
| Контроль за стажем | На основании записей в самой книжке и журналах работодателя | Через личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР. Данные считаются первичными. |
Особенность для Украины
В Украине система электронных трудовых книжек внедрена уже несколько лет. Там учет также ведется в электронной системе, и бумажные книжки постепенно заменяются. Однако в рамках данной статьи мы рассматриваем российскую практику.
Таким образом, ответ на вопрос «на каком счете учитываются трудовые книжки» зависит от формата:
- Для бумажных — это внутренние журналы (книги учета) работодателя.
- Для электронных — это личный кабинет гражданина в системе Пенсионного фонда РФ, который является официальным и основным источником информации о трудовом стаже.
Самое главное помнить: Работодатель обязан организовать учет и бумажных журналов, и корректную передачу данных в ПФР для ЭТК. Гражданин же должен контролировать точность записей в своем личном кабинете ПФР, так как от этого напрямую зависит расчет его будущих пенсионных выплат.
Информация в статье основана на разъяснениях Минтруда РФ, Пенсионного фонда РФ и актуальной судебной практике на момент подготовки материала.