В 2026 году дистанционная работа стала стандартом для многих отраслей экономики. Однако, несмотря на цифровизацию процессов и повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), вопросы бумажного документооборота остаются актуальными. Как правильно вести трудовую книжку удаленщика? Нужно ли вносить запись о «дистанционности»? Что делать, если сотрудник живет в другом городе? В этой статье мы подробно разберем все нюансы.

Электронная или бумажная: что актуально в 2026 году?

С 2021 года в России действует правило: для всех работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки на бумажном носителе не ведутся. Информация об их трудовой деятельности формируется только в электронном виде.

Однако, если дистанционный сотрудник был принят на работу ранее или подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести ее наравне с электронным реестром.

• Для новых сотрудников (после 2021 года): Заводится только электронная трудовая книжка.
• Для сотрудников с бумажным вариантом: Ведение продолжается по общим правилам, независимо от формата работы.

Прием на работу: особенности внесения записей

Один из самых частых вопросов кадровиков: нужно ли как-то специально помечать в трудовой книжке, что работник является дистанционным?

Вносится ли запись о дистанционной работе?

Нет, не вносится. Согласно действующим инструкциям и разъяснениям Минтруда, внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено. Запись о приеме на работу оформляется в общем порядке.

В графе 3 «Сведения о приеме на работу…» указывается:

1. Наименование должности (профессии, специальности).
2. Структурное подразделение (если оно указано в штатном расписании).
3. Дата приема.

Пример записи: «Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам».

Фраза «с дистанционным режимом работы» или «на удаленную работу» в бумажную трудовую книжку не вписывается. Эти условия фиксируются исключительно в трудовом договоре и приказе о приеме на работу.

Как физически оформить документы, если сотрудник далеко?

Если офис компании находится в Москве, а удаленный сотрудник — во Владивостоке, процесс передачи бумажной трудовой книжки требует особого подхода.

Алгоритм действий при приеме:

• Если книжка у сотрудника на руках: Сотрудник может отправить оригинал трудовой книжки работодателю почтой или курьерской службой для внесения первой записи. После внесения записи и заверения печатью (при наличии) и подписью, книжка возвращается сотруднику аналогичным способом (заказным письмом с описью вложения).
• Если книжка хранится у предыдущего работодателя: Сотрудник запрашивает выписку из трудовой книжки или справку СТД-Р у прошлого работодателя и предоставляет ее новому работодателю в электронном виде (скан через email или мессенджер). Оригинал остается у сотрудника или пересылается новому работодателю по почте для продолжения записей.
• Электронный документооборот: Документы, которые работник предъявляет при оформлении (паспорт, диплом, СНИЛС), при дистанционной работе могут быть направлены работодателю в форме электронных документов (скан-копии или фото), заверенные простой электронной подписью сотрудника, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Ведение трудовой книжки в период работы

Все изменения, происходящие в период работы дистанционного сотрудника (переименование компании, перевод на другую должность, награждения), вносятся в бумажную трудовую книжку по общим правилам Трудового кодекса РФ.

Важно помнить:

• Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Не допускается использование сокращений (например, «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
• Каждая запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).

Поскольку сотрудник удаленный, работодатель должен предусмотреть механизм периодической пересылки книжки для внесения записей (например, раз в год или при увольнении), либо сотрудник может лично приезжать в офис для внесения записей, если это возможно.

Увольнение дистанционного работника

Процедура увольнения удаленщика имеет свои технические сложности, особенно касающиеся возврата трудовой книжки.

Порядок действий:

1. Основание: Увольнение производится по основаниям, указанным в ст. 77 ТК РФ (собственное желание, соглашение сторон и т.д.). В приказе об увольнении обязательно указывается основание.
2. Запись в трудовой: В бумажную трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием причины и ссылки на статью ТК РФ. Запись заверяется подписью и печатью.
3. Выдача трудовой книжки:
   • Работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику.
   • Если сотрудник отсутствует (что вероятно при удаленке), работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
   • С момента направления уведомления ответственность за задержку выдачи трудовой книжки с работодателя снимается.
   • Если сотрудник согласен на почтовую пересылку, трудовая книжка отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по адресу, указанному сотрудником.
4. Подтверждение получения: Факт выдачи трудовой книжки (если сотрудник забирал ее лично) фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек под подпись сотрудника. При отправке почтой доказательством служит почтовая квитанция и опись вложения.

Подтверждение стажа без бумажной трудовой книжки

В ситуациях, когда бумажная трудовая книжка не велась (например, у новых работников) или была утеряна, основным документом, подтверждающим стаж и характер работы, становится трудовой договор и сведения из базы Социального фонда России (СФР).

Для дистанционных работников особенно важно хранить копии трудовых договоров и приказов, так как именно они в случае спора станут главным доказательством трудовых отношений.

Оформление трудовой книжки удаленного сотрудника в 2026 году базируется на общих правилах трудового законодательства. Ключевые моменты, которые нельзя упускать:

• Специальной отметки о «дистанционности» в трудовую книжку вносить не нужно.
• Обмен бумажными документами возможен через почтовые сервисы с обязательной фиксацией отправлений.
• При увольнении критически важно правильно оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку, чтобы избежать штрафов.

Грамотное ведение документации защитит интересы как работодателя, так и удаленного сотрудника, обеспечив прозрачность трудового стажа и соблюдение прав обеих сторон.