Ситуация, когда новый или уже работающий сотрудник предоставляет вам бумажную трудовую книжку, выданную в Украине, требует от российского (или любого другого) работодателя понимания ключевых изменений в украинском законодательстве. С 10 июня 2021 года в Украине начался переход на электронный учет трудовой деятельности, а 10 июня 2026 года установлен как финальный срок для завершения этого процесса.
Важно понимать: сам факт наличия бумажной книжки не означает, что её можно проигнорировать или принять как есть. Работодатель, нанимающий человека с украинским стажем, должен правильно с ней работать, чтобы обеспечить учёт его страхового стажа и избежать будущих проблем с пенсионными правами сотрудника.
Ключевые изменения в законодательстве Украины
Основой реформы является Закон Украины № 1217-IX «Об электронной трудовой книжке». Он вводит обязательный электронный учёт трудовой деятельности через Госреестр застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
- Переходный период: 5 лет (с по ).
- После : учёт стажа ведётся исключительно в электронном виде через Реестр. Бумажные трудовые книжки, выданные до этой даты, остаются у работника как подтверждающие документы, но новые записи будут вноситься только в электронный реестр.
- Штрафы за неоцифровку: Как отмечают эксперты, прямых штрафов для граждан за отсутствие электронной трудовая книжка (ЭТК) не предусмотрено. Однако риски связаны с возможной потерей или некорректным учётом стажа.
Что должен сделать работодатель, если сотрудник принёс бумажную трудовую книжку Украины?
Действия работодателя зависят от того, является ли компания украинской или иностранной (например, российской), и от формата найма.
Для украинского работодателя (фирмы, зарегистрированной в Украине)
Если вы нанимаете сотрудника в Украине и он приносит бумажную книжку, ваши обязанности чётко регламентированы:
- Принять документ. Бумажная трудовая книжка, выданная до , является действующим документом.
- Оформить запись. Внести сведения о приёме на работу в саму бумажную книжку (как это делалось раньше) и одновременно обязательно внести эти же сведения в электронный реестр ПФУ.
- Процесс оцифровки: Для внесения записи в реестр работодатель (или уполномоченное лицо) должен:
- Войти на веб-портал Пенсионного фонда Украины с помощью электронной подписи (ЭЦП) или BankID.
- Отсканировать страницу бумажной книжки с последней записью (или все страницы, если ведётся с начала).
- Загрузить сканы в систему, заполнить электронную форму с данными о приёме (дата, должность, основание).
- Подписать действие ЭЦП.
- Вернуть оригинал. После внесения сведений в электронный реестр работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки сотруднику под роспись. Оригинал хранится у работника как основной документ, подтверждающий его стаж.
Примечание: Для физических лиц-предпринимателей (ФЛП) Украины, нанимающих работников, действуют те же правила. Они также становятся работодателями и обязаны вести учёт.
Для иностранного работодателя (например, в России)
Если компания зарегистрирована за пределами Украины, она не является субъектом украинского законодательства и не может (и не обязана) вносить записи в реестр ПФУ. В этом случае:
- Примите бумажную книжку как документ, подтверждающий трудовой стаж. Она может потребоваться для оформления трудовой книжки РФ или для подтверждения стажа при оформлении документов, связанных с Украиной (например, для получения пенсии из Украины).
- Не вносите записи в украинский реестр. Этого вы сделать не сможете, так как для доступа к порталу ПФУ требуется украинская ЭЦП, связанная с юридическим лицом на территории Украины.
- Оформите трудовую книжку РФ. При приёме на работу в России вы обязаны оформить сотруднику российскую трудовую книжку (или вклейку в неё), указав в ней его предыдущий украинский стаж на основании предоставленного документа.
- Рекомендация сотруднику: Прямо сообщите сотруднику, что, как иностранный работодатель, вы не можете оцифровать его украинскую книжку. Его личная обязанность, до 10 июня 2026 года самостоятельно обеспечить перенос своих данных в электронный реестр ПФУ через портал, используя свою ЭЦП или BankID. Это критически важно для его будущих пенсионных прав в Украине.
Преимущества электронной трудовой книжки (ЭТК)
Независимо от того, кто инициирует оцифровку (работодатель в Украине или сам работник), переход на ЭТК несёт ключевые выгоды:
- Гарантия сохранности стажа. Исключается риск утери, порчи или подделки бумажного документа. Вся история хранится в защищённом государственном реестре.
- Упрощение процедур. При трудоустройстве в Украине работнику не нужно носить с собой бумажную книжку. Работодатель может мгновенно получить актуальные данные о стаже через реестр (с согласия работника).
- Автоматизация. Пенсионный фонд автоматически рассчитывает стаж и пенсию на основе достоверных данных из реестра.
- Удобство для мигрантов. Украинцы, работающие за границей, могут в любой момент через портал ПФУ проверить и при необходимости скорректировать свои страховые записи.
Практические шаги для оцифровки (для сотрудника или украинского работодателя)
Процедура стандартизирована и проходит через портал ПФУ:
- Подготовка: Найти и подготовить бумажную трудовую книжку. Убедиться, что все записи в ней сделаны правильно, разборчиво, без исправлений (кроме удостоверенных).
- Доступ к порталу: Зарегистрироваться или войти на portal.pfu.gov.ua с помощью:
- Квалифицированной электронной подписи (ЭЦП).
- BankID (через банковское приложение).
- Загрузка документов: В соответствующем разделе портала («Оцифровка трудовой книжки» или «Внесение сведений о трудовой деятельности») загрузить отсканированные копии всех страниц книжки с записями. Качество скана должно быть высоким, текст читаемым.
- Проверка и подтверждение: Система автоматически распознаёт данные (или их нужно ввести вручную). Тщательно проверить правильность распознанных ФИО, дат, названий организаций, должностей; Подтвердить операцию ЭЦП.
- Статус: После успешной обработки данные появятся в личном кабинете на портале как электронная трудовая книжка. Сотрудник может распечатать из неё выписку.
Что будет, если не успеть до 10 июня 2026?
Как уже отмечалось, прямых санкций нет. Однако:
- Упрощённый учёт. После дедлайна все новые записи о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный реестр. Если у человека нет ЭТК, его стаж, начиная с , не будет официально учитываться ПФУ.
- Риск «разрыва» стажа. Если бумажная книжка утеряна или повреждена, а электронная запись не была создана, доказать период работы, особенно если он был до 2000 года, будет крайне сложно.
- Проблемы с пенсией. Для назначения пенсии ПФУ будет опираться на данные электронного реестра. Отсутствие в нём записей за определённые периоды может привести к снижению размера пенсии или её задержке.
Краткая памятка для HR-специалиста:
- Украинский сотрудник принёс бумажную книжку?
- Если вы — украинская компания: оформите запись в книжке и внесите её в реестр ПФУ через портал с ЭЦП. Верните оригинал сотруднику.
- Если вы — иностранная компания: примите книжку как документ для оформления российского стажа. Объясните сотруднику, что оцифровать её должен он сам через портал ПФУ до .
- Всегда проверяйте правильность заполнения самой бумажной книжки (без исправлений, с печатями, подписями).