Кратко: Да, украинская трудовая книжка может использоваться в России, но только при условии её официального перевода на русский язык (нотариального) либо замены на российскую форму. При этом необходимо соблюдать ряд нормативных требований, описанных в инструкциях Минтруда РФ и в практике нотариального перевода.

Правовая база

В России действуют трудовые книжки образцов 1974 г. и 2004 г., которые признаются на всей территории бывшего СССР, в т.ч. в Украине. Основные нормативные документы:

1. Приказ Минтруда России № 58 от 29 июля 1993 г. «Об инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников».
2. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек» (пункт 3.2).
3. Разъяснения Минтруда России по трудовым книжкам беженцев и граждан Украины (2022 г.).

Эти документы фиксируют, что:

• Трудовые книжки, выданные в УССР, могут быть заполнены как на украинском, так и на русском языках.
• Записи о новых местах работы вносятся в соответствии с тем же порядком, что и в российской книжке.
• При необходимости замены украинского образца на российский – следует оформить дубликат и перенести все записи.

Приём украинской трудовой книжки в России

Украинская трудовая книжка признаётся, если выполнены один из двух условий:

2.1 Нотариальный перевод на русский язык

• Перевод должен быть выполнен профессиональным переводчиком‑нотариусом (частная практика, государственная нотариальная контора или консульское учреждение РФ).
• Перевод должен содержать заверение о подлинности подписи переводчика.
• Оригинал украинской книжки (или качественные сканы) предоставляются переводчику;
• Полученный документ считается юридически значимым и может быть использован при назначении пенсии, оформлении соц. льгот и т.д.

2.2 Замена на российскую форму

Если работник желает избавиться от украинского образца, он может оформить дубликат российской трудовой книжки и перенести в него все записи.

1. Обратиться к работодателю с заявлением о замене книжки.
2. Работодатель оформляет дубликат (образец 1974 г. или 2004 г.) и вносит в него все сведения о предыдущих местах работы, указанных в украинской книжке.
3. Согласно пункту 3.2 Инструкции Минтруда, запись о новом наименовании организации вносится в обе книжки (если украинская сохраняется) и в дубликат.
4. Если оригинальная украинская книжка утеряна, работник может запросить выписку из трудовой книжки у прежних работодателей (при наличии подтверждающих документов) и добавить её в российскую форму.

Особенности для крымчан и жителей оккупированных территорий

Для жителей Крыма, где использовались украинские образцы, порядок замены аналогичен вышеописанному. Вопросы часто задаются в журнале «Кадровое дело», где указывается, что запись о новом наименовании организации обязана быть внесена в обе книжки (украинскую и российскую) до полного перехода на российскую форму.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2023 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. Плюсы ЭТК:

• Отсутствие необходимости в бумажных документах.
• Автоматическое обновление записей работодателем.
• Упрощённый доступ к данным при оформлении пенсии.

Для работников, имеющих украинскую бумажную книжку, переход на ЭТК возможен после:

1. Нотариального перевода всех записей в электронный формат.
2. Регистрации в системе «Госуслуги» и подачи заявления работодателем.

Важно: пока в России нет отдельного «украинского» образца ЭТК, поэтому все записи переводятся в общероссийскую форму.

Практические рекомендации

Для работников

• Сохраняйте оригинал украинской трудовой книжки – он может понадобиться для подтверждения стажа.
• Своевременно делайте нотариальный перевод, если планируете оформить пенсию или получать соц. льготы.
• Если хотите избавиться от бумажной формы – попросите работодателя оформить дубликат российской книжки.
• При переезде в другую организацию уточняйте, принимает ли ваш новый работодатель украинскую книжку в оригинале или только её перевод.

Для работодателей

• Проверяйте наличие нотариального перевода украинской книжки перед внесением записей.
• Соблюдайте пункт 3.2 Инструкции Минтруда – вносите запись о новом наименовании организации в обе книжки (если украинская сохраняется).
• При оформлении дубликата российской книжки убедитесь, что все сведения из украинской книги перенесены полностью.
• Для новых сотрудников, пришедших из Украины, рекомендуется сразу переводить их трудовую книжку в электронный формат.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать украинскую трудовую книжку без перевода?

Только в том случае, если работодатель и органы соцзащиты способны работать с украинским языком. На практике требуется нотариальный перевод.

Сколько стоит нотариальный перевод трудовой книжки?

Стоимость зависит от региона и количества страниц, но в среднем составляет от 2 000 до 5 000 рублей за полный комплект.

Что делать, если украинская книжка утеряна?

Обратиться к бывшим работодателям за выпиской из их реестров, оформить дубликат в российской форме и, при необходимости, получить справку о стаже в Пенсионном фонде РФ.

Можно ли одновременно иметь украинскую и российскую трудовую книжку?

Да, если обе книги содержат полные и согласованные записи. При этом в обеих книжках необходимо вносить запись о смене работодателя.

Украинская трудовая книжка может быть использована в России, но только при условии её официального перевода на русский язык или замены на российскую форму. Нотариальный перевод гарантирует юридическую силу записей, а замена на дубликат облегчает дальнейшее ведение кадровой документации и переход к электронным трудовым книжкам.

Для работодателей и работников важно соблюдать нормативные требования Минтруда, а также своевременно оформлять переводы или дубликаты, чтобы избежать проблем с пенсионным стажем и социальными выплатами.

Источник информации: нормативные акты Минтруда РФ, разъяснения в журнале «Кадровое дело», сервисы нотариального перевода, онлайн‑ресурсы 2022‑2025 гг.