Смерть сотрудника, трагическое событие, требующее от работодателя не только человеческого сочувствия, но и строгого соблюдения законодательных норм. Одним из ключевых вопросов, возникающих в такой ситуации, является выдача трудовой книжки (ТК) родственникам умершего. В этой статье мы подробно разберём, кто имеет право получить ТК, какие документы нужны, как правильно оформить выдачу и какие ошибки нельзя допускать.
Кто может получить трудовую книжку умершего работника?
Согласно пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225, трудовая книжка умершего работника выдаётся его родственникам. К ним относятся:
- супруг(а), независимо от того, были ли они в браке на момент смерти;
- дети — как несовершеннолетние, так и совершеннолетние;
- родители — биологические или усыновители;
- братья и сёстры — в случае отсутствия ближайших родственников;
- дедушки, бабушки, внуки — при отсутствии вышеперечисленных лиц.
Важно! Бывший супруг(а) имеет право на получение ТК, если он(а) является родителем детей умершего или если иных родственников нет. Однако, если есть дети или родители, приоритет остаётся за ними.
Какие документы должны предоставить родственники?
Для получения трудовой книжки родственник должен представить работодателю следующие документы:
- Свидетельство о смерти работника — оригинал или заверенная копия.
- Документ, подтверждающий родство:
- свидетельство о браке — для супруга(и);
- свидетельство о рождении, для детей или родителей;
- свидетельство о рождении (с указанием родителей) — для братьев/сёстер;
- решение суда об усыновлении — при усыновлении;
- другие официальные документы, подтверждающие родственные связи.
- Паспорт заявителя, для идентификации личности.
- Заявление о выдаче трудовой книжки — составляется в свободной форме (образец ниже).
Внимание! Работодатель вправе запросить дополнительные документы, если есть сомнения в подлинности родства. Необходимо тщательно проверять все бумаги — это защитит организацию от претензий со стороны других родственников в будущем.
Как оформить выдачу трудовой книжки: пошаговая инструкция
Шаг 1: Проверка документов
Ответственный сотрудник (как правило, кадровик или бухгалтер) проверяет:
- соответствие ФИО в свидетельстве о смерти и в трудовой книжке;
- действительность свидетельства о смерти (официальный штамп ЗАГСа, печать);
- документы, подтверждающие родство — наличие печатей, подписей, дат.
Шаг 2: Составление заявления
Родственник должен написать заявление в произвольной форме. Ниже — образец:
Образец заявления о выдаче трудовой книжки умершего работника
Заявление
Я, [Ф.И.О. полностью], паспорт серии [XX] № [XXXXXX], выдан [наименование органа], код подразделения [XXX-XXX], зарегистрированный(ая) по адресу: [полный адрес], являюсь [родственником: сыном/дочерью/супругом/супругой и т.д.] умершего работника [Ф.И.О. умершего], который работал в [наименование организации].
На основании свидетельства о смерти № [номер] от [дата] прошу выдать мне трудовую книжку умершего работника.
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _______________Шаг 3: Выдача трудовой книжки под расписку
Согласно пункту 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н), трудовая книжка выдаётся только под расписку в присутствии получателя.
Образец расписки о получении трудовой книжки
Расписка
Я, [Ф.И.О. полностью], паспорт серии [XX] № [XXXXXX], выдан [наименование органа], код подразделения [XXX-XXX], зарегистрированный(ая) по адресу: [полный адрес], получил(а) от [наименование организации] трудовую книжку умершего работника [Ф.И.О. умершего], выданную в [год] году, в количестве 1 (один) экземпляр.
Дата получения: _______________
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _______________Важно! Расписка составляется в одном экземпляре и хранится в делах организации не менее 5 лет. Она является юридическим доказательством того, что документ передан законному получателю.
Шаг 4: Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек
В книге учёта движения трудовых книжек (форма № Т-2, утверждённая Постановлением Минтруда России от № 69) необходимо сделать следующую запись:
- Дата выдачи: [число;месяц.год]
- Кому выдана: [Ф.И.О. родственника]
- Основание: заявление от [дата], свидетельство о смерти № [номер] от [дата], свидетельство о родстве [тип документа, номер, дата выдачи]
- Подпись получателя: [подпись в книге]
Запись должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Можно ли выслать трудовую книжку по почте?
Да, но только при соблюдении строгих условий:
- Родственник должен направить заявление о высылке ТК по почте (с указанием адреса для отправки);
- Заявление должно быть подписано и заверено (желательно с приложением копии паспорта);
- Трудовая книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Уведомление о вручении сохраняется в архиве организации как подтверждение передачи.
Важно! Если уведомление не пришло, а родственник позже заявит, что книжку не получил — организация может быть привлечена к ответственности. Поэтому личная выдача предпочтительнее.
Что делать, если никто не обратился за трудовой книжкой?
Согласно пункту 43 Порядка № 320н, если в течение более 5 лет никто из родственников не обратился за трудовой книжкой, работодатель обязан:
- сохранить её в архиве организации;
- сделать отметку в книге учёта: «Трудовая книжка хранится до востребования»;
- после истечения 5 лет — передать её в архив по месту нахождения организации (в соответствии с законодательством об архивном деле).
После передачи в архив трудовая книжка может быть выдана любому родственнику, обратившемуся с соответствующими документами — даже спустя десятилетия.
Ошибки, которых нельзя допускать
- Выдача ТК без расписки, нарушение Порядка № 320н, может привести к штрафам и спорам.
- Выдача ТК бывшему супругу при наличии детей — неправомерно, если дети или родители ещё живы.
- Отказ в выдаче ТК родственнику без документов — даже если родственник «всё знает», без подтверждения — нельзя.
- Отправка ТК по почте без заявления — это грубое нарушение, ведущее к риску потери документа и ответственности.
- Не внесение записи в книгу учёта — нарушение требований к ведению кадровой документации.
Юридические последствия неправильной выдачи
Если трудовая книжка будет выдана не тому родственнику, а позже другой родственник (например, ребёнок) обратится за ней — организация может быть привлечена к:
- административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства (штраф до 50 000 рублей для юрлица);
- гражданскому иску о возмещении ущерба — если родственник не сможет оформить наследство, пенсию или другие выплаты без ТК;
- дисциплинарной ответственности сотрудников, ответственных за выдачу.
Выдача трудовой книжки родственникам умершего работника — это не просто формальность, а важный юридический акт, связанный с правом на наследство, пенсионные выплаты и социальные гарантии. Правильное оформление этого процесса — залог защиты как интересов семьи умершего, так и самой организации.
Ключевые правила на 2026 год:
- Выдавать ТК только родственникам с подтверждённым родством.
- Обязательно требовать расписку при личной выдаче.
- Сохранять заявление и уведомление о вручении при почтовой отправке.
- Вносить точные записи в книгу учёта движения ТК.
- Хранить документы не менее 5 лет — и передавать в архив при необходимости.
Помните: человеческое сочувствие и строгий порядок — не противоречат друг другу. Соблюдая закон, вы оказываете реальную помощь семье умершего сотрудника в трудный момент.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется всегда проверять актуальные редакции Приказа Минтруда России № 320н и Постановления Правительства РФ № 225.