Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина Российской Федерации. Несмотря на активное внедрение электронных форматов учета, бумажный носитель не утратил своей юридической силы. В данной статье мы подробно разберем, какие бланки являются унифицированными, где их приобретать, как вести учет и какие изменения вступили в силу в последние годы.

Что такое унифицированный бланк трудовой книжки?

Унифицированный бланк — это документ строгой отчетности, имеющий установленную государством форму, степень защиты и правила заполнения. Основным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках», а также приказы Министерства труда и социальной защиты.

К унифицированным формам относятся:

• Трудовая книжка (основной документ);
• Вкладыш в трудовую книжку (используется, когда заканчиваются страницы для записей о работе);
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Новый образец с 2023 года: что изменилось?

С 1 января 2023 года в действие вступили бланки трудовых книжек нового образца. Они были утверждены Приказом Минтруда России от № 320н. Основные изменения коснулись степени защиты бланков и некоторых технических требований к их изготовлению.

Важные нюансы перехода на новые бланки:

1. Обмен не требуется. Трудовые книжки старого образца (выданные до 2023 года) остаются действительными. Работодатели не имеют права требовать от сотрудников обмена их книжек на новые.
2. Использование старых запасов. Работодатели могут продолжать использовать имеющиеся у них на балансе бланки старого образца без ограничения срока. Если организация закупила бланки впрок, их можно применять до полного исчерпания запасов.
3. Приобретение новых бланков. С 2023 года новые бланки приобретаются у изготовителей или распространителей, информация о которых размещена на официальных ресурсах.

Где и как приобретать бланки?

Бланки трудовой книжки и вкладышей являются документами строгой отчетности. Их свободная продажа в обычных канцелярских магазинах запрещена.

Порядок обеспечения работодателей бланками регулируется Постановлением Правительства РФ. Изготовление осуществляется на подведомственных предприятиях по единому образцу, утвержденному Министерством финансов РФ. Работодатель обязан:

• Приобретать бланки только у официальных распространителей или напрямую у изготовителей.
• Иметь документальное подтверждение покупки (товарные чеки, накладные) для обоснования легальности происхождения документов при проверках.

Учет и хранение: приходно-расходная книга и журнал движения

Одной из самых частых ошибок кадровых служб является неправильное ведение учета бланков. Согласно законодательству, работодатель обязан вести два основных учетных регистра:

Приходно-расходная книга

В ней учитываются все поступившие и выданные бланки трудовых книжек и вкладышей. Книга должна быть:

• Пронумерована;
• Прошнурована;
• Заверена подписью руководителя и печатью организации (или ИП).

Записи вносятся по мере поступления бланков от поставщика и выдачи их работникам.

Книга учета движения трудовых книжек

В этом журнале фиксируется движение уже заполненных трудовых книжек: дата приема на работу, дата выдачи книжки на руки работнику (при увольнении) и подпись получателя.

Важно: Хотя строгой унифицированной формы для этих книг (как, например, форма Т-2 для личной карточки) в настоящее время нет, рекомендуется использовать формы, утвержденные ранее (Приложение № 2 и № 3 к Инструкции, утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69), так как они содержат все необходимые графы дляного учета.

Ответственность работодателя

Использование неутвержденных бланков, бланков сомнительного происхождения или отсутствие книг учета может повлечь за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут быть наложены как на должностных лиц, так и на юридическое лицо.

Также стоит помнить, что с 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажный вариант сохраняется для тех работников, кто сделал выбор в его пользу до конца 2020 года, а также для ведения архива. Для новых сотрудников, принятых на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка заводится только по их письменному заявлению.

Унифицированные бланки трудовых книжек остаются важным элементом кадрового делопроизводства в 2026 году. Работодателям следует внимательно относиться к закупке бланков нового образца, если исчерпаны старые запасы, и строго соблюдать правила их учета в приходно-расходных книгах. Соблюдение этих требований гарантирует защиту интересов как работодателя, так и работника, обеспечивая достоверность сведений о трудовом стаже.

Ключевые рекомендации:

• Проверьте остатки бланков на складе.
• Убедитесь, что книги учета прошнурованы и заверены.
• Приобретайте новые бланки только у официальных поставщиков.
• Не требуйте от работников замены старых книжек на новые.