Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, должности, награды и основания увольнения. Для управляющей (например, управляющей компании, управляющего домом, управляющего отделом) запись в трудовую книжку имеет особое значение, поскольку именно она служит основанием для назначения пенсии, подтверждения квалификации и подтверждения опыта работы в сфере управления.
Кто обязан вносить записи в трудовую книжку управляющей?
Записи в трудовую книжку вносит работодатель — то есть юридическое лицо (управляющая компания, ТСЖ, ЖСК, унитарное предприятие и т.п.), с которым управляющая заключила трудовой договор. Если управляющая работает по гражданско-правовому договору (ГПХ), то в трудовую книжку записи не вносятся — такой труд не подлежит учету в ТК.
Ответственность за правильное ведение трудовой книжки несёт отдел кадров или лицо, уполномоченное приказом работодателя (например, главный бухгалтер или директор).
Когда и на основании чего вносятся записи?
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н, с изменениями), записи вносятся:
- Не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) о приёме, переводе, увольнении, награждении и т.п.
- В день увольнения — обязательно, без задержек.
- Только на основании официального документа: приказа, распоряжения, решения собрания (например, о назначении управляющей).
Какие записи вносяться в трудовую книжку управляющей?
В трудовую книжку управляющей вносятся следующие виды записей:
- Приём на работу — указывается должность «Управляющая», «Начальник управляющей компании», «Директор по эксплуатации» и т.п. (в соответствии с трудовым договором).
- Перевод на другую постоянную должность — например, с «Управляющей» на «Заместитель директора по управлению недвижимостью».
- Награждения — если они предусмотрены внутренними локальными актами (например, почетная грамота, благодарность, премия за эффективное управление). Важно: по закону не обязательно вносить все награды, но если компания решила включать их, запись делается.
- Увольнение, с указанием основания в соответствии с ТК РФ.
Примеры корректных записей
Приём на работу
Запись:
— Принята на работу по трудовому договору на должность управляющей по управлению многоквартирным домом по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 15, в ООО «УК «Надежда».
Перевод на другую должность
Запись:
— Переведена с должности управляющей на должность заместителя директора по управлению недвижимостью ООО «УК «Надежда».
Увольнение по собственному желанию
Запись:
— Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, в соответствии со статьёй 77, пунктом 3 Трудового кодекса Российской Федерации.
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Запись:
— Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, в соответствии со статьёй 77, пунктом 3 Трудового кодекса Российской Федерации.
Награждение (по желанию работодателя)
Запись:
— Награждена почетной грамотой ООО «УК «Надежда» за высокие результаты в управлении многоквартирным домом в 2025 году.
Как правильно оформить запись?
Все записи в трудовую книжку должны соответствовать следующим требованиям:
- Дата — указывается арабскими цифрами: день.месяц.год (например, ).
- Номер записи — присваивается последовательно, без пропусков.
- Наименование должности, должно точно соответствовать трудовому договору и штатному расписанию.
- Основание — указывается статья ТК РФ (например, п. 3 ст. 77) или номер приказа (например, «на основании приказа № 45 от »).
- Подпись — запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или директора) и печатью организации (если она есть).
Что делать, если запись сделана неправильно?
Если в трудовую книжку управляющей внесена ошибочная запись (например, неверная должность, дата, основание увольнения), её нельзя зачёркивать или исправлять корректором!
Правильный порядок исправления:
- Вносится новая запись с номером, следующим за ошибочной.
- Формулировка: «Запись № [номер ошибочной записи] признаётся недействительной, так как внесена с ошибкой».
- Затем делается правильная запись с указанием всех реквизитов.
- Обе записи заверяются подписью и печатью.
Пример исправления:
— Запись № 8 от признаётся недействительной, так как в ней указано неверное наименование должности.
— Принята на работу на должность управляющей по управлению многоквартирным домом по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 15, в ООО «УК «Надежда» (на основании приказа № 45 от ).
Электронная трудовая книжка, что изменится?
С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников. Однако:
- Если управляющая была принята на работу до 2021 года и не подавала заявление на переход на электронный формат — запись ведётся в бумажной трудовой книжке.
- Если управляющая подала заявление о переходе на электронную трудовую книжку, все записи вносятся в ЭТК (электронную трудовую книжку) через систему Роструда.
- Бумажная трудовая книжка при этом сохраняется как архивный документ, но новые записи в неё не вносятся.
Важно! Управляющая имеет право выбрать формат, бумажный или электронный — и подать заявление в кадровый отдел. После этого работодатель обязан вносить все записи только в выбранный формат.
Что делать, если работодатель не вносит запись?
Если работодатель уклоняется от внесения записи в трудовую книжку управляющей, это нарушение трудового законодательства (ст. 66 ТК РФ). В этом случае:
- Управляющая может подать письменное заявление работодателю с требованием внести запись.
- Если ответа нет — обратиться в Роструд (Государственную инспекцию труда) с жалобой.
- В случае увольнения, требовать выдать трудовую книжку с полным набором записей в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Запись в трудовую книжку управляющей — это не формальность, а важный юридический акт, влияющий на размер пенсии, возможность трудоустройства в будущем и подтверждение профессионального стажа. Правильное оформление записей требует внимания к деталям: точности дат, соответствия формулировок закону, соблюдения сроков и порядка внесения данных.
Рекомендация: всегда сверяйтесь с Порядком ведения трудовых книжек № 320н и образцами, предоставленными в отделе кадров вашей организации. При сомнениях, обращайтесь к специалисту по кадрам или в Роструд.
Помните: одна неверная запись может привести к потере стажа, снижению пенсии и проблемам при трудоустройстве. Поэтому — точность, законность, своевременность!