В 2024‑2025 годах в России происходят значительные изменения в оформлении трудовой деятельности. Один из самых актуальных вопросов – возможность заведения новой трудовой книжки (или её электронного аналога) позже, чем в установленные сроки. В статье разберём, какие нормы регулируют этот процесс, какие риски несут стороны и какие действия необходимы, чтобы избежать проблем.
Почему возникает необходимость «поздней» заведывания трудовой книжки?
Существует несколько типовых ситуаций, когда трудовая книжка может быть оформлена позже обычного:
- Первый рабочий день в 2021 году и позже – бумажная форма не используется, вместо неё вводятся сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Потеря или утеря оригинала – работник может потребовать дубликат, а работодатель обязан выдать его в установленные сроки.
- Неправильное оформление с самого начала – работодатель забыл завести книжку, либо использовал электронный формат, но не внес необходимые записи.
- Переход с одной организации в другую – при устройстве на новую работу человек может предъявить только сведения о предыдущем месте работы.
Все эти случаи требуют чёткого понимания правовых норм и правильного подхода к оформлению документа.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Однако есть важные исключения:
- При первом заключении трудового договора в 2021 году и позже бумажная трудовая книжка не оформляется.
- Если работник впервые в жизни поступает на работу в 2021 году и позже, его трудовая книжка не создаётся – вместо неё формируются электронные сведения о трудовой деятельности;
Таким образом, заведение новой трудовой книжки позже возможно только в случаях, когда это предусмотрено законом (например, при переходе на электронный формат) или согласовано обеими сторонами.
Электронные сведения о трудовой деятельности: как они работают?
С 2024 года работодатели могут вести трудовую деятельность в электронном виде через Сведения о трудовой деятельности (далее – СТД). Это позволяет:
- избежать потери бумажного документа;
- быстро передавать данные в Пенсионный фонд и другие инстанции;
- сократить административные издержки.
При устройстве на новую работу сотрудник без обращения в СФР может предъявить работодателю только выданные ему при увольнении сведения о предыдущей работе; Поэтому важно, чтобы:
- СТД были полностью заполнены и актуализированы;
- Работодатель предоставил работнику копию (или выписку) этих сведений;
- При необходимости сотрудник мог запросить дубликат через Пенсионный фонд.
Что делать, если работодатель не выдаёт трудовую книжку?
Ответственность за выдачу трудовой книжки (или её электронного аналога) лежит на работодателе. Если он уклоняется от этого обязательства, работник имеет право:
- Требовать выдачу документа в течение трёх рабочих дней с даты увольнения (п. 1 ст. 81 ТК РФ).
- Обратится в Юридический центр «Гарант» или в суд за защитой своих прав.
- Требовать компенсацию за задержку, включая моральный вред.
В случае потери книжки работодатель обязан выдать дубликат в течение трёх дней после получения письменного заявления сотрудника.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Если оригинал утерян, следуют следующие шаги:
- Письменное заявление от работника в HR‑отдел с указанием причины (утрата, кража и т.п.).
- Работодатель направляет запрос в Пенсионный фонд или в прежнее место работы для получения подтверждающих документов.
- После получения подтверждения выдаётся дубликат с отметкой о дате выдачи.
Важно, чтобы в дубликате были внесены все прежние записи, а также отметка о прекращении трудовых отношений, если они уже наступили.
Последствия неправильного оформления для работодателя
Нарушения в учёте и выдаче трудовой книжки могут привести к серьёзным последствиям:
- Штрафы от инспекции труда (до 50 000 руб. для юридических лиц).
- Обязательство по возмещению убытков работнику (компенсация за задержку, моральный вред).
- Риск признания нарушений в сфере занятости, что может привести к проверкам и ограничениям в работе.
Поэтому рекомендуется:
- Вести учёт в электронном виде, если это предусмотрено законом.
- Регулярно проверять наличие записей в книжке/СТД.
- Обучать HR‑персонал требованиям ТК РФ и новым нормативным актам.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
Ответ: Да. С 2021 года для новых сотрудников вводятся электронные сведения о трудовой деятельности. Однако если работник уже имеет бумажную книжку, её можно оставить в архиве, но новые записи делаются в электронном виде.
Вопрос 2. Что делать, если работник потерял трудовую книжку, но не подавал заявление?
Ответ: Работодатель обязан выдать дубликат по инициативе сотрудника. Если заявление не получено, можно направить письменное уведомление с просьбой предоставить документы, подтверждающие место работы.
Вопрос 3. Как проверить, что сведения о трудовой деятельности актуальны?
Ответ: Проверьте их через личный кабинет на портале Пенсионный фонд или запросите выписку в отделении ПФР. При несоответствии данных – немедленно устраняйте ошибки.
Вопрос 4. Что делать, если в книжке допущена ошибка в дате начала работы?
Ответ: Ошибку необходимо исправить в течение 5 рабочих дней. Для этого подаётся запрос в HR‑отдел, где вносятся правильные сведения, а затем оформляется протокол изменения.
Заведение трудовой книжки позже – не редкость в современной практике, особенно с переходом на электронные формы учёта. Однако для того, чтобы процесс прошёл без проблем, необходимо:
- Соблюдать требования ТК РФ и новые нормативные акты (2024‑2025 годы).
- Вести учёт в электронном виде, если это предусмотрено.
- Обеспечивать своевременную выдачу и дублирование трудовой книжки.
- Контролировать правильность внесённых данных и своевременно их исправлять.
Только при соблюдении этих рекомендаций работодатель сможет избежать штрафов, а работник – гарантировать свои права на получение полной информации о своей трудовой истории.
Автор статьи: юридический аналитик, специалист по трудовому праву.