С момента первого трудоустройства работодатель обязан оформить трудовую книжку работника․ С 2021 года в России действует переход на электронный формат, однако бумажный документ всё ещё может потребоваться в определённых случаях․ Ниже – подробный разбор нормативной базы, порядка оформления и практических рекомендаций для работников и кадровых служб․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 65 – при заключении трудового договора впервые работодателем оформляеться трудовая книжка (за исключением случаев, когда законом предусмотрено иное)․
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вводит обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) с ․
• Постановление Правительства РФ от № 1495 – утверждает порядок ведения и хранения электронных трудовых книжек, взаимодействие с Социальным фондом России (СФР)․

Что изменилось с 2021 года?

С начала 2021 года выдача бумажных трудовых книжек при первом выходе на работу прекращена (см․ информацию из телеграм‑канала Госуслуг)․ Теперь:

• Для всех, кто впервые заключает трудовой договор, работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку и передать сведения в СФР․
• Бумажная трудовая книжка может быть выдана только по желанию работника и только если он уже имел ранее бумажный документ (например, при совместительстве или переводе из другой организации)․
• Если работник никогда ранее не имел трудовой книжки, бумажный вариант не оформляется – всё ведётся в электронном виде․

Кто может получить бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве?

Исключения из общего правила крайне ограничены:

1. Работник, который до момента трудоустройства уже имел бумажную трудовую книжку (например, работал по гражданско‑правовым договорам, но в прошлом оформлял бумажный документ)․
2. Сотрудники определённых категорий, предусмотренных отдельными федеральными законами (например, некоторые категории государственных служащих, работники оборонного комплекса), где законом прямо предусмотрено ведение бумажной книжки․
3. В случае, если работник отказывается от электронного формата и настаивает на бумажном – работодатель обязан оформить бумажную книжку, но такая ситуация встречается крайне редко и требует дополнительного согласования с СФР․

Как оформить электронную трудовую книжку при первом трудоустройстве: пошаговая инструкция

Ниже представлен алгоритм, который следует соблюдать кадровой службе и самому работнику․

Шаг 1․ Подготовка документов работником

• Паспорт гражданина РФ․
• СНИЛС (обязателен для регистрации в СФР)․
• Документы об образовании, квалификации (диплом, аттестат, сертификаты) – при необходимости․
• Подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги (требуется для подачи заявления о выдаче ЭТК и получения выписки)․

Шаг 2․ Оформление трудового договора

• Работодатель заключает с работником письменный трудовой договор․
• В договоре указывается, что ведение трудовой деятельности будет осуществляться в электронном виде (можно добавить отдельное согласие работника)․

Шаг 3․ Уведомление СФР о приёме на работу

• В течение одного рабочего дня после дня вступления в должность работодатель направляет в Социальный фонд России сведения о приёме работника (форма СЗВ‑ТД)․
• Эти сведения формируют первую запись в электронной трудовой книжке․

Шаг 4․ Получение выписки из ЭТК работником

• Работник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на Госуслугах или в МФЦ․
• Выписка содержит все записи о приёме, переводах, увольнениях и других кадровых событиях․

Шаг 5․ (Опционально) Выдача бумажной трудовой книжки

• Если работник настаивает на бумажном варианте и имеет основания (см․ пункт 2 выше), работодатель заводит бумажную книжку, заполняет первую запись о приёме на работу и передаёт её сотруднику․
• При этом одновременно продолжается ведение электронной версии в СФР․

Какие документы нужны для оформления ЭТК?

Согласно ст․ 65 ТК РФ и требованиям СФР, для первой записи в электронной трудовой книжке необходимы:

• Паспорт (серия и номер)․
• СНИЛС․
• Дата рождения․
• ИНН (необязательно, но часто запрашивается для сверки данных)․
• Информация о предыдущих местах работы (если они были) – для корректного формирования трудового стажа․

Роль Социального фонда России (СФР) и портала Госуслуг

СФР выступает оператором системы электронных трудовых книжек:

• Принимает и хранит сведения о приёме, переводах, увольнениях․
• Предоставляет работникам выписки и справки из ЭТК․
• Взаимодействует с работодателями через электронный документооборот (ЭДО)․

Портал Госуслуги позволяет:

• Проверить наличие подтверждённой учётной записи․
• Получить выписку из ЭТК в режиме онлайн․
• Подать заявление на выдачу бумажной трудовой книжки (если предусмотрено законом)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки и потребовать бумажную?

Да, но только если у работника уже есть бумажная трудовая книжка или законом предусмотрено иное․ В противном случае работодатель обязан оформить ЭТК․

Что делать, если я потерял СНИЛС?

Необходимо восстановить СНИЛС в отделении ПФР/СФР или через личный кабинет на Госуслугах, после чего предоставить документ работодателю․

Нужно ли уведомлять работника о переходе на электронный формат?

Да, работник должен дать своё согласие (можно оформить как отдельное приложение к трудовому договору или включить в текст договора)․

Как часто работодатель должен передавать сведения в СФР?

При каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) – в течение одного рабочего дня․

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник имеет право на бумажный документ․ Обе формы должны быть синхронны: каждая запись в бумажной книжке должна отражаться в ЭТК и наоборот;

При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить трудовую книжку․ С 2021 года основной формат – электронная трудовая книжка, ведение которой осуществляется через Социальный фонд России и доступно работнику через Госуслуги․ Бумажная трудовая книжка выдаётся только в исключительных случаях, когда у работника уже имеется такой документ или законом предусмотрено иное․

Соблюдение порядка, указанного в ст․ 65 ТК РФ и Федеральном законе № 439‑ФЗ, гарантирует законность трудовых отношений, защищает права работника и упрощает взаимодействие с государственными органами․ Рекомендуем кадровым службам заранее подготовить шаблоны согласия на электронный формат, инструкции для сотрудников и настроить электронный документооборот с СФР, чтобы избежать задержек и штрафов при оформлении первых трудовых книжек․